Getting Things Done - GTD
Los factores que definen las prioridades a la hora de actuar
AUTOR: Francisco Sáez
"La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino agendar tus prioridades". ~ Stephen Covey.
Ganar control a través de la ejecución:
1. Ganar control a través de la ejecución
2. La utilidad de la claridad en las Acciones Siguientes
3. Los factores que definen las prioridades a la hora de actuar
Supongamos que has llegado hasta aquí en tu búsqueda para ganar control a través de la implementación de tu propio sistema GTD, es decir:
- Has capturado todo lo que es relevante en tu mundo.
- Has aclarado qué significa cada cosa identificando la siguiente acción a realizar.
- Has puesto recordatorios sobre todo ello en las listas adecuadas.
- Y te has asegurado de que tu sistema está completo y actualizado.
Ahora, probablemente te estarás preguntando ¿cómo voy a asignar la prioridad adecuada a cada acción, con relación al resto de acciones que tengo que realizar?
Bueno, siento decirte que las variables que afectan a esta decisión son demasiado numerosas y complejas como para poder asignar un simple número o tipo de prioridad (por ejemplo: alta, media, baja) a cada una de tus tareas. Además, la combinación de esas variables es única y cambia tan a menudo que una determinada prioridad asignada a una acción quedará obsoleta y será inadecuada al cabo de un rato.
Las variables que determinan tus prioridades son los seis niveles de perspectiva, los tres factores limitantes para actuar y las tres opciones sobre el tipo de trabajo que puedes elegir hacer en cada momento.
Los seis niveles de perspectiva
La elección de la próxima tarea a realizar deberías estar alineada con los compromisos que has adquirido en los diferentes horizontes de perspectiva. Esta forma de pensar estratégica es fundamental para planificar, alcanzar objetivos, y no dejar de lado las cuestiones a largo plazo.
Cuando eliges realizar una determinada acción, ésta te ayudará a avanzar un proyecto o a mantener ciertos estándares. Los proyectos te permitirán avanzar hacia objetivos mayores y servirán a tus áreas de responsabilidad. Los resultados logrados te llevarán a alcanzar tu visión de futuro, que a su vez es una manifestación de tu propósito de vida.
Así que, ¿cuáles son las acciones que ahora mismo te permitirían avanzar de la mejor manera posible a través de todos estos elementos?
No necesitas hacerte este tipo de preguntas cada vez que vayas a elegir la siguiente acción a realizar, pero es bueno que definas y trabajes bien tus propósito, visión, objetivos, áreas de enfoque y proyectos; así podrás tomar decisiones, instantáneas pero informadas, sobre tus prioridades.
Factores limitantes en el momento de actuar
Asumiendo que has pensado lo suficiente sobre todos tus compromisos, en cada uno de los niveles de perspectiva mencionados, para poder decidir qué proyectos son prioritarios en estos momentos, encontrarás que hay ciertos factores que limitan tus posibilidades a la hora de elegir qué hacer.
Contexto
¿De todas tus acciones siguientes, cuáles puedes hacer ahora? En cada momento, dependiendo de dónde estés, con quien estés y qué herramientas tienes a tu disposición, habrá un subconjunto de tus acciones que, simplemente, no se pueden hacer. En cada momento del día, sólo puedes hacer lo que se puede hacer dentro del contexto en que te encuentras.
El contexto es el primer factor que limita tus opciones, y es por ello que la lista de Acciones Siguientes debe estar organizada por contextos, para poder ver en cada momento únicamente aquellas acciones que pueden hacer. Y para no estresarte viendo la multitud de cosas que no puedes hacer ahora. Si tienes una lista de 100 ó 150 acciones organizada por contextos, la lista real de posibles acciones a realizar en cualquier momento, bajo un determinado contexto, será muchísimo más corta y asequible.
Tiempo disponible
Otro factor que limita lo que puedes hacer es el tiempo del que dispones. La mayoría de tus acciones más estratégicas van a requerir una cantidad importante de tiempo para llevarlas a cabo de la forma adecuada. Este tipo de actividades normalmente necesitan un tiempo sin distracciones para coger ritmo en su desarrollo. Si sólo tienes diez minutos disponibles y quieres ser eficiente, es mejor que elijas una acción en la que puedas trabajar cómodamente en ese tiempo.
Seguramente necesites crear una planificación de bloques de tiempo en los que puedas llevar a cabo tus acciones más importantes. Este tipo de planificación se suele hacer cuando estás haciendo la Revisión Semanal, ya que éste es el momento en el que decidirás qué cosas tendrán, a priori, una mayor prioridad a lo largo de la próxima semana.
Energía
El tercer factor limitante a la hora de elegir la próxima acción a realizar es cuánta energía tienes. Teniendo en cuenta tu actual energía mental, emocional y física, ¿eres capaz de llevar a cabo la acción que has elegido, con todas las garantías?
Puede que te encuentres en el contexto adecuado y dispongas de una hora para hacer una tarea importante. Pero es posible que acabes de salir de una reunión intensa y no tengas en este momento la capacidad de concentración necesaria. En ese caso, es mejor buscar otras tareas que encajen mejor con tu estado mental. O quizás, tomarte un descanso para recuperar tu energía sea otra opción.
Tener un inventario completo de tus posibles acciones siguientes te permitirá elegir hacer pequeñas tareas (que de todas maneras, deben hacerse) cuando tu energía se ha agotado. Muchas veces, hacer cualquier cosa sencilla hace que tu estado mental vuelva a activarse y puedas alcanzar de nuevo un nivel suficiente para acometer tareas más demandantes.
Opciones de trabajo
Otro factor que entra en juego a la hora de decidir qué hacer es elegir si vas a ejecutar acciones que ya tienes en tus listas, o vas ha ejecutar alguna acción que han surgido en el momento, o vas a procesar tus capturas pendientes para mantener tu inventario de posibles tareas actualizado.
Trabajo predefinido
El trabajo predefinido es aquel que ya tienes en tus listas de acciones, proyectos, objetivos, etc., pero solo puede hacer acciones, es decir, elegir una siguiente acción de tus listas de acuerdo con la limitaciones de las que hemos hablado arriba.
Cosas que surgen
Incluso cuando tienes tu inventario de acciones totalmente al día, en cualquier momento puede surgir algo que hacer que no se encuentra dentro de tus listas. Hay básicamente dos tipos de trabajo no planificado:
- Las actividades de mantenimiento que deben realizarse cada día y no necesitan ninguna planificación previa: quedar con un amigo a comer, pasear al perro, tomarte un descanso, etc.
- Las sorpresas. De repente, algo sucede o alguien te impone hacer algo.
Si decides ir haciendo todas la cosas que surgen de repente, tus proyectos y objetivos no avanzarán, y perderás el control de tu vida.
Lo ideal para enfrentarse a las sorpresas es tener acceso a un inventario completo de acciones pendientes con el que poder contrastar esa nueva tarea. Si, aunque se trate de algo inesperado, decides hacerlo porque es realmente lo más importante que puedes hacer en ese momento, tu decisión será producto de una eficiente gestión personal.
Cuando aparece algo nuevo, necesitas tener la capacidad de negociar contigo mismo si debes dejar todo los demás y ponerte con ello. Pero eso sólo puedes hacerlo si tus listas están completas y tus compromisos perfectamente claros.
Definir el trabajo
El tercer tipo de actividad al que puedes dedicar tu tiempo es a aclarar tu trabajo, es decir, procesar todas las bandejas de entrada que tienes pendientes para actualizar tu inventario de opciones.
Definir tu trabajo implica pensar y eso requiere tiempo. Es una parte de tu trabajo que deberás realizar a diario.
¿Cuándo debes elegir esta opción? Depende de tu actividad y volumen de trabajo: ¿cuánto tiempo puedes estar cómodamente sin mirar tu correo?
Conclusión
Como ves, definir prioridades no es tan sencillo. Además, nunca vas a tener suficiente información para tomar la mejor decisión posible. Al final, vas a tener que confiar en tu inteligencia y en tu intuición.
Sin embargo, tu habilidad para priorizar es mucho mayor cuando te apoyas un sistema que incorpora todos los factores necesarios para realizar una buena priorización.
Para empezar, captura, aclara y organiza tus tareas lo mejor que puedas, y dedica un tiempo a pensar en tus horizontes de perspectiva. A partir de esa base, trabaja, corrige los defectos que encuentras y repite. El movimiento es la clave.
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