Getting Things Done - GTD
Ganar perspectiva
AUTOR: Francisco Sáez
"Sólo quien mantiene la mirada fija en el horizonte lejano encontrará el camino correcto." ~ Dag Hammarskjöld.
Ganando perspectiva:
1. Ganando perspectiva
2. Ganando perspectiva a través de las acciones
Ya comentamos hace un tiempo que la productividad personal se consigue a través de un equilibrio entre dos elementos:
- Organización. Necesitas una estructura eficiente que permita almacenar todos tus compromisos, recordatorios y materiales relacionados. Una buena organización es la base de cualquier sistema productivo y se logra a través del control.
- Enfoque. Necesitas algo que te ayude a concentrarte sin distracciones en aquellos compromisos que son más importantes en cada momento. El trabajo significativo se logra a través de la perspectiva.
La organización es un trabajo cuantitativo que te proporciona una enorme sensación de claridad, pero no es un fin en sí mismo. Es necesario añadir un enfoque cualitativo a la ecuación.
La forma más efectiva de lograr este equilibrio es ganar control antes de abordar la perspectiva. Al alcanzar el control de tu trabajo y tu vida personal a través de la captura, aclaración, organización, reflexión y ejecución de acciones, también vas desarrollando la mentalidad adecuada para establecer un enfoque de priorización de nivel superior.
Si ya has logrado poner todas tus cosas bajo control, tienes un inventario completo de acciones y proyectos pendientes o en marcha que te proporciona una gratificante sensación de control. Todo lo que necesitas está ahí y no hay nada en ningún otro lugar.
Ahora, ¿en cuál de todas esas acciones deberías enfocarte? ¿Dónde debes poner tu atención? ¿Hay proyectos que eran interesantes hace un tiempo y ahora no lo parecen tanto? ¿Qué proyectos son realmente importantes para ti en este momento? Aquí es donde entra en juego la perspectiva.
La perspectiva es necesaria para mantener el control
Sin la facultad de decidir qué elementos de tu sistema organizativo deben ser eliminados porque han perdido interés o han quedado obsoletos, ni qué elementos deben pasar a primera fila porque les ha llegado el momento, será muy fácil perder de nuevo el control.
Es fácil olvidarse de la perspectiva porque el control relativo que produce la organización te hace sentir muy bien, sobre todo si antes estabas completamente desorganizado.
Pero si haces caso omiso de la perspectiva tu lista de compromisos crecerá sin parar y la sensación de control desaparecerá pronto. Para mantener el control de tu sistema es necesario revisar, recalibrar y actualizar el significado de todas los elementos que lo componen.
Nunca tendrás un control total si descuidas la perspectiva. Necesitas aplicarla para ser el Comandante en Jefe de tu vida.
Controlando los horizontes de perspectiva
La perspectiva se desarrolla cuando consigues suficiente control, así que, en teoría, si implementas completa y correctamente las cinco etapas para ganar control, no debería ser necesario un procedimiento adicional para alcanzar un buen nivel.
Al capturar, aclarar y revisar regularmente todas las cosas que llaman tu atención en los diferentes horizontes de tu vida, tu capacidad de elegir qué hacer en cualquier momento debería ser bastante buena.
Sin embargo, la perspectiva es algo que se encuentra en constante movimiento y el ser humano es lo suficientemente complejo para que sea necesario enfrentarse a cada uno de esos horizontes de una manera dedicada y separada.
Recordemos brevemente cuáles son los diferentes horizontes que conforman la perspectiva según GTD, de abajo arriba:
- Acciones Siguientes: Son las actividades físicas y visibles que necesitas llevar a cabo para hacer avanzar una situación hacia su conclusión.
- Proyectos: Es cualquier resultado que requiere más de una acción para su resolución.
- Áreas de Enfoque: Son las diferentes facetas de tu vida en las que quieres mejorar o mantener un buen nivel.
- Objetivos: Son los logros que quieres alcanzar en el término medio, normalmente en uno o dos años, tanto en tu vida personal como en tu trabajo.
- Visión: Es la imagen que te gustaría proyectar de ti mismo en un futuro no muy lejano, de tres a cinco años.
- Propósito: Es aquello que da sentido a tu vida.
Pautas para trabajar tu perspectiva
Enfócate en un horizonte a la vez
Los consultores de GTD recomiendan concentrarse en un único horizonte cada vez. Aún así, explorar un nivel de perspectiva disparará pensamientos y descubrimientos en otros niveles, que debes capturar e integrar. Pensar en un determinado proyecto puede recordarte un objetivo que querías incluir o matizar, pensar en un objetivo puede abrirte la mente para prestar atención a nueva nueva área de enfoque, etc.
No evites este proceso
Ten cuidado, porque es muy habitual procrastinar este proceso. Yo mismo lo he hecho durante mucho tiempo. La razón es que, a medida que asciendes en la escalera de horizontes vas saliendo poco a poco de tu zona de confort para enfrentarte a asuntos que suelen generar inquietud e inseguridad.
No es tan fácil pensar qué quieres hacer y dónde quieres estar en el futuro, ni cuáles son tus valores más importantes, porque tendemos a contrastarlos con la a veces dura realidad actual.
Pero no te arrepentirás, el resultado puede ser muy gratificante en términos de claridad. Para tener un control total de tu vida necesitas tener una mayor consciencia de todos sus aspectos.
Mejor de abajo arriba
Para la mayoría de las personas tiene más sentido empezar a trabajar en los niveles más bajos (acciones y proyectos) e ir subiendo desde ahí, por varias razones:
- Puede resultar abrumador empezar a pensar en los horizontes más elevados de tu carrera y vida personal.
- Es más fácil ganar control en las actividades más mundanas.
- A medida que ganas consciencia y control sobre tus compromisos a un cierto nivel, aumenta tu confianza para abordar el nivel superior.
Lograr primero una cierta sensación de control te ayudará mucho a enfrentarte a niveles superiores de perspectiva, que requieren mucha claridad y capacidad de reflexión. Como en la famosa Pirámide de Maslow, es más lógico afrontar las necesidades básicas de la vida personal y profesional antes de otros aspectos más elevados.
Dicho esto, puede haber situaciones en las que se deba abortar la perspectiva de arriba abajo, o desde diferentes niveles. Si el presidente de una empresa necesita urgentemente aclarar su visión estratégica, entonces será mejor que empiece por ahí.
En realidad, la pauta definitiva que deberías utilizar para enfocarte en un nivel de perspectiva es identificar cúal acapara tu atención. Tiene todo el sentido del mundo que prestes más atención a aquello que tiene tu atención.
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