Getting Things Done - GTD
Ganando perspectiva al nivel de los proyectos
AUTOR: Francisco Sáez
"Tienes que haber pensado lo suficiente para no tener que pensar." ~ David Allen
Ganando perspectiva:
1. Ganando perspectiva
2. Ganando perspectiva a través de las acciones
3. Ganando perspectiva al nivel de los proyectos
4. Ganando perspectiva desde las áreas de enfoque
5. Ganando perspectiva a través de objetivos
6. Ganando perspectiva a mayor altura: Visión
7. Ganando perspectiva a la mayor altura: Propósito y principios
El nivel de proyectos es el que sigue en altura al nivel de acciones del que hablamos en el artículo anterior.
En Getting Things Done (GTD) se definen los proyectos de una manera general como cualquier resultado que puede ser alcanzado en menos de un año y requiere más de una acción. Según esta definición, cualquier persona puede tener un inventario de entre treinta y cien proyectos pendientes en cualquier momento, si se incluyen todas los asuntos relacionados con su vida personal y profesional.
Los proyectos pueden tener grados de complejidad muy diferentes (hinchar las ruedas de la bici, lanzar una nueva empresa) pero, en cualquier caso, son bucles abiertos que se deben revisar con regularidad.
Un proyecto puede considerarse como un pequeño objetivo y, al igual que los objetivos, no son algo que se pueda hacer. Lo que puedes hacer son las acciones que te llevan a finalizar el proyecto. Es decir, no haces un proyecto, llevas a cabo una serie de acciones hasta que consideras que el proyecto está finalizado.
Cuando definimos un resultado deseado, hay una serie de verbos que apuntan a resultados que suelen englobarse en la categoría de proyectos, como finalizar, implementar, investigar, publicar, distribuir, maximizar, aprender, configurar, organizar, crear, diseñar, instalar, reparar, enviar, gestionar y resolver. Puedes utilizar esta lista de verbos (y otros sinónimos o similares) para tomar conciencia de cuáles son los proyectos que tienes actualmente pendientes.
La mejor herramienta para gestionar el horizonte de los proyectos es una simple lista de proyectos que sirva de índice general de asuntos pendientes. Algunos de los proyectos, debido a su complejidad, pueden necesitar otros formatos para albergar información adicional que facilite su revisión (planificaciones, material de soporte, etc.). Una carpeta física o digital con el nombre del proyecto puede servir para contener estos materiales.
Involucrarte con tus proyectos
Hay tres momentos diferentes en los que debes centrarte en este nivel de perspectiva:
- Una vez por semana, en una revisión completa que te permita ponerte al día con el estado real de tu lista de proyectos pendientes.
- En cualquier momento en que tengas la sensación de que hay proyectos importantes que no están teniendo la relevancia que deberían tener en tu vida.
- En cualquier momento en que sientas que has perdido el control de tus prioridades.
La Revisión Semanal es una de las aportaciones más importantes de GTD y probablemente la que más ayuda a que el sistema funcione como un todo. Es un proceso compuesto por una serie de pasos cuyo objetivo es hacer limpieza, actualizar las listas y empujarte a ser creativo.
La fase de actualización de listas sirve para actualizar los inventarios de acciones y proyectos que no has podido poner al día durante la semana. Es muy probable que hayan surgido cosas durante los últimos días que supongan la creación de nuevos proyectos o la revisión y modificación de algunos ya existentes.
La última fase de la Revisión Semanal te invita a ser creativo. Es un momento en el que, una vez está todo actualizado y correctamente organizado, puedes permitirte divagar sin ningún tipo de restricciones, y anotar cualquier pensamiento o idea que pueda dar lugar a posibles proyectos interesantes.
Una vez completada la Revisión Semanal, tu lista de proyectos debe estar al día y debes tener al menos una próxima acción para cada uno de tus proyectos pendientes en algún lugar del sistema, normalmente en la lista de acciones siguientes o en el calendario.
Por supuesto, algunos proyectos necesitarán revisarse con mayor frecuencia (incluso diariamente si están cerca de una fecha límite) y otros se pueden ignorar durante semanas sin ningún problema. La Revisión Semanal ayuda a que no pierdas de vista ninguno de ellos.
Pensar a nivel de proyectos
Al involucrarte regularmente con tus proyectos aportas a tu cerebro la información necesaria para poder enfrentarse con solvencia a las complejidades de tu vida. Alimentas lo que se suele llamar intuición informada, la intuición que utilizamos para tomar la mayoría de nuestras decisiones, que en realidad está respaldada por información y datos reales.
Normalmente sólo es necesario dedicar tiempo al nivel del proyectos cada varios días, siempre con un cierto nivel de tranquilidad y concentración (de ahí la Revisión Semanal). Los momentos en que estás ejecutando acciones no son adecuados para este tipo de pensamiento. Este tipo de pensamiento debe ser, de hecho, previo a la ejecución de acciones.
El resto de días no necesitas pensar a este nivel, sino llevar a cabo aquello sobre lo que ya has pensado. En palabras de David Allen, tienes que haber pensado lo suficiente para no tener que pensar, simplemente actuar.
Se suele hablar de un paralelismo entre este tipo de pensamiento y el deporte de élite. Un equipo planifica, define estrategias y entrena durante toda la semana para que, cuando empiece el partido, no sea necesario pensar. La preparación ya se ha hecho, ahora sólo queda actuar.
Desde el punto de vista de la perspectiva, casi nadie tiene problemas para enfocarse en el nivel de acciones (al fin y al cabo, las acciones son los elementos más visibles de la vida a los que hay que enfrentarse), pero mucha gente encuentra dificultades para dedicar tranquilamente una hora de su tiempo semanal a enfocarse en el nivel de proyectos.
Si logras establecer el hábito de revisar una vez a la semana tus proyectos, ésta será probablemente la práctica que más aumente tu productividad.
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