Getting Things Done - GTD
Ganando perspectiva a través de las acciones
AUTOR: Francisco Sáez
"Nada es más revelador que el movimiento". ~ Martha Graham.
Ganando perspectiva:
1. Ganando perspectiva
2. Ganando perspectiva a través de las acciones
En los próximos artículos vamos a ir describiendo en detalle cada uno de los horizontes de perspectiva para que veas en qué consisten exactamente y qué necesitas tener en cuenta para crear el mapa que te ayude a enfocarte correctamente en los asuntos prioritarios en cualquier momento.
El nivel más bajo o “nivel de pista”,como lo llama David Allen, corresponde a las acciones siguientes, es decir, a todas las acciones físicas y visibles que puedes llevar a cabo en un momento dado. Pueden ser las acciones siguientes que necesitas realizar para avanzar en tus proyectos o acciones sueltas (de un sólo paso) que necesitas hacer para cubrir tus áreas de responsabilidad.
Cuando asumes el compromiso de realizar una acción siguiente, puedes hacerla en el mismo momento, delegarla a otra persona para que la haga o guardar un recordatorio en un sistema de listas donde puedas recuperarla en el momento adecuado.
Las formas típicas de guardar recordatorios sobre acciones a realizar son:
- El calendario, para acciones que deben hacerse en días y momentos concretos.
- Las listas de contextos, cada una conteniendo las acciones que puedes llevar a cabo cuando te encuentras en un contexto determinado (llamadas de teléfono, cosas a hacer en casa, recados que hacer, temas a tratar con tus colaboradores, etc.). En determinadas aplicaciones, como FacileThings, puede tratarse de una única lista de acciones siguientes que permite filtrar qué acciones se pueden realizar en cada contexto.
- La lista de acciones a la espera, para recordar y poder hacer un seguimiento de los asuntos que ya has delegado.
Normalmente estarás trabajando a nivel de pista siempre que necesites decidir qué es lo siguiente que vas a hacer, es decir, todos los días y la mayor parte del tiempo.
Cada día echarás un vistazo a tu calendario para ver qué compromisos obligatorios se aproximan y, cuando tengas tiempo a tu disposición, echarás un vistazo a las listas de contextos para ver cuáles son tus opciones.
Las prioridades a nivel de pista
Hay una diferencia muy grande entre tener un inventario completo de acciones pendientes y tener un inventario casi completo de acciones pendientes. Cuanto más completo sea tu inventario, mejor te sentirás con lo que decides hacer y lo que decides no hacer por el momento.
Si una parte de tu cerebro sabe que en ese inventario no está todo lo que debería, nunca estarás completamente convencido de que estás eligiendo en cada momento la mejor opción.
El problema es que la mayoría de la gente ya se siente bastante bien cuando logra un inventario parcial de compromisos, por lo que no se esfuerzan en completar el proceso que produce ese inventario total (capturar, aclarar y organizar).
Aunque sea el más mundano, el nivel más bajo de perspectiva (la ejecución de acciones) es el horizonte más difícil de dominar porque es el más complejo en términos de volumen, variedad y posibilidades.
Es aquí donde el control y la perspectiva se unen. Si tus pensamientos más elevados y estratégicos no se traducen en acciones físicas, no sirven para nada.
No es fácil poner en marcha un sistema que te permita hacer frente a todo un inventario de compromisos de manera continua y consistente. Hace falta tiempo, aprendizaje y crear determinados hábitos. La buena noticia es que, si has llegado hasta aquí, seguramente es porque ya dominas las cinco fases que permiten gestionar tu flujo de trabajo diario.
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