Productividad y GTD

Cómo usar la regla 50-30-20 para hacer más

AUTOR: Kayla Matthews
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Durante una jornada de trabajo normal, ¿cuánto tiempo empleas en correos electrónicos y otras actividades rutinarias? Es fácil desperdiciar el tiempo en tareas que son necesarias pero no están orientadas a ningún objetivo.

Si tienes sueños más grandes, necesitas utilizar tu tiempo para su consecución. Pero ¿cómo puedes hacer que eso suceda con tantas otras cosas por hacer?

La respuesta es la regla 50-30-20.

No te preocupes, no se trata de una oscura prueba matemática y ni siquiera tienes que ser bueno en matemáticas para seguirla. La fórmula 50-30-20 consiste en designar el 50% de tu jornada laboral a actividades que te acerquen más a tus objetivos de vida, el 30% a tareas que promuevan tus objetivos a medio plazo; y el 20% a trabajar sobre las metas más inmediatas.

A continuación tienes algunos consejos para hacer que la regla 50-30-20 te funcione.

Clasifica tus actividades

Divide tus actividades en tres niveles:

Primer nivel, el 50 por ciento de todas las actividades deben estar relacionadas con tus objetivos a largo plazo. Pueden haber recompensas a corto plazo, pero normalmente estos objetivos no llegarán a buen término muy rápidamente. Sin embargo, sus recompensas seguramente permanecerán mucho más allá de los próximos 3 a 5 años de tu vida. Ejemplos de actividades de primer nivel incluyen iniciar un negocio, invertir en bienes raíces, completar un título de grado o terminar un proyecto creativo, como puede ser escribir un libro o hacer una película.

Las actividades del nivel intermedio deberían generar resultados dentro de los próximos 1-2 años. Sin embargo, una vez que hayan terminado, las recompensas obtenidas duran poco o nada. Son proyectos de los que obtienes algo, para luego pasar al siguiente proyecto. Ejemplos de actividades de nivel medio pueden ser entrenar para una competición atlética, planificar una serie de clases o lanzar un producto de temporada, como adornos de Navidad pintados a mano.

Las actividades del nivel inferior marcan una diferencia inmediata en tu vida, pero no hay recompensas duraderas y no afectan a tus metas más importantes. Piensa en esta categoría como tareas de mantenimiento: procesar emails, organizar archivos, devolver llamadas telefónicas. Si las descuidas completamente, te encontrarás con problemas, pero no quieres centrarte en ellas a costa de otros trabajos más importantes.

Por supuesto, ajusta estas categorías para que reflejen tu situación particular. Por ejemplo, un asesor personal que hace parte de su trabajo de forma remota podría considerar que las tareas de comunicación como el correo electrónico y las llamadas teléfonicas son actividades del nivel intermedio.

La cuestión es que te comprometas a lograr un éxito óptimo en tu vida profesional, clasificando tus tareas de acuerdo con un mejor uso de tu tiempo.

Ajústate a plazos de tiempo

El beneficio de categorizar las actividades y establecer límites de tiempo con antelación es que no tienes que pensar en ello durante el día. Lo único que tienes que hacer es atenerte a los límites que te has impuesto.

Para algunas personas, un día de trabajo es un turno tradicional de 9 a 5. Otros trabajan en intervalos de tiempo más cortos, temprano por la mañana, o por la noche, persiguiendo sueños diferentes a sus responsabilidades diarias. Si tienes una jornada de 8 horas, tu tiempo consistiría en 4 horas de actividades de primer nivel, 2,5 horas de nivel medio, y 1,5 horas en tareas de mantenimiento. Una jornada de trabajo de 4 horas se dividiría en 2 horas para tareas de primer nivel, 72 minutos para el nivel medio y 48 minutos para mantenimiento.

¿Qué pasa si te quedas corto con el límite de tiempo para tareas de mantenimiento o quieres seguir trabajando en una actividad de primer nivel más allá del 50% de tu tiempo? La clave está en no emplear nunca más del 20% del tiempo en tareas de mantenimiento. Cualquier cosa que no puedas terminar en ese tiempo, debería terminarse al día siguiente. Por otro lado, está bien que trabajes más tiempo en las tareas del primer nivel. El límite de tiempo para el nivel medio se puede contraer o expandir, dependiendo de las fluctuaciones en los otros niveles.

No dejes que las pequeñas cosas obstruyan tus sueños

Un libro se escribe frase a frase, pero a menudo evitamos trabajar en proyectos a largo plazo, porque anhelamos la satisfacción de completar tareas más fáciles. Por lo tanto, te dedicas a escribir correos electrónicos, mientras que tu gran idea para ese guión acumula polvo en tu mente.

Cuando empieces a seguir la fórmula 50-30-20, puedes notar que sientes el impulso de ir al correo electrónico, o a cualquier cosa que puedas tachar de tu lista de tareas con facilidad y rapidez. Eso hará que probablemente te sientas incómodo a la hora de ponerte a trabajar en proyectos más grandes. Pero el carácter automático de diseñar el uso de tu tiempo de antelación es un buen antídoto contra la procrastinación. Al final, el tener dividido tu tiempo de trabajo se convertirá en rutina y te darás cuenta de que tu trabajo en las tareas de primer nivel te van acercando más a la realización de sus sueños.

Si alguna vez te preguntas por qué no estás haciendo más progresos en las actividades del primer y segundo nivel, haz un seguimiento del tiempo que dedicas a las tareas de mantenimiento. Puede ser muy revelador, siempre que seas honesto contigo mismo acerca de cómo utilizas tu tiempo.

Seguir una fórmula de planificación previa, como la regla 50-30-20, puede marcar una diferencia. Seguro que no te meterías en un nuevo negocio sin una estrategia, así que ¿por qué empezar tu jornada de trabajo sin una? Trabajar sin un plan se traduce a menudo en un comportamiento reactivo, abordando sólo las cosas que van apareciendo. El problema con esto es que no verás nunca tus grandes metas aparecer. Tienes que empezar a mirar hacia arriba.

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