Productividad Empresas

6 Beneficios de usar GTD en la empresa

AUTOR: Francisco Sáez Tags Equipos Lugar de Trabajo Organización
“Hacer productivos a los trabajadores del conocimiento requiere cambios de actitud, no sólo por parte del trabajador individual, sino por parte de toda la organización.” ~ Peter F. Drucker

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Se define la productividad empresarial como la relación entre la producción obtenida y los recursos empleados para obtener dicha producción. Se trata, por lo tanto, de un indicador de eficiencia. El objetivo siempre es hacer más con menos.

Para aumentar la producción de materiales y objetos consumibles recurrimos a la automatización industrial. Pero hay empresas, o áreas de una empresa, en las que el capital productivo es el conocimiento y la creatividad de los propios trabajadores. Son los llamados trabajadores del conocimiento (knowledge workers).

Este tipo de trabajadores suelen “crear su propio trabajo” a partir de su pensamiento y de las necesidades de la empresa. Medir su productividad es complicado porque el valor de lo que producen suele ser intangible o difícil de medir, y no hay una relación directa entre el número de horas trabajadas y los resultados generados.

Un amplio estudio llevado a cabo por Advanced Workplace Associates concluyó que hay una serie de factores que influyen en la productividad de los trabajadores del conocimiento:

  • Su integración con el resto del equipo
  • Su percepción del apoyo que reciben de sus supervisores
  • La capacidad de compartir información
  • Tener unos objetivos claros
  • La trascendencia de su trabajo fuera de su grupo y organización
  • La confianza en el equipo.

Si las empresas quieren ser más productivas, deben crear un espacio y una cultura que cuiden estos factores.

Algo que no menciona este estudio, pero que resulta obvio, es que la productividad individual de un empleado está totalmente influenciada por su inteligencia, su maestría en el área de conocimiento en la que trabaja (algo que normalmente está en constante evolución), y un conjunto de habilidades blandas (soft skills) necesarias para lograr un buen desempeño. En este sentido, la empresa debe realizar inversiones frecuentes en cursos de formación y capacitación.

Una de las habilidades blandas que todo empleado debe dominar para ser eficiente en su trabajo y en su vida es la organización personal o autogestión.

Si todos los empleados tuvieran los conocimientos y las herramientas necesarias para aplicar una metodología de organización personal como GTD (Getting Things Done), la empresa obtendría los siguientes beneficios:

  1. Aumento de la confianza en el equipo. Cada uno sabría que las tareas que delega a otro miembro del equipo entrarían inmediatamente en su sistema de gestión personal para ser procesadas, sin miedo a que sean olvidadas.
  2. Aumento de la confianza personal. Cada uno se gestionaría a sí mismo siguiendo una metodología clara y sabría en todo momento a qué tiene que dedicar su tiempo. Se elimina la constante y frustrante sensación de tener muchísimo que hacer, pero no saber por dónde empezar.
  3. Una mejor comunicación. Cada uno pondría en la bandeja de entrada del otro sus tareas sin necesidad de interrumpir el trabajo que realiza en este momento. Las interrupciones constantes degradan terriblemente la productividad personal.
  4. Aumento de la creatividad. Al no tener que estar en una situación de estrés constante, el cerebro libera espacio para pensar en cosas más útiles. La creatividad es uno de los motores de la productividad.
  5. Una relación de mutuo beneficio entre empresa y empleado. Permitiendo que los empleados utilicen un sistema que sirve tanto para el trabajo como para su vida personal, éstos se sentirían beneficiados fuera del trabajo y motivados dentro del mismo.
  6. Mayor productividad personal y del equipo. Un sistema productivo es tan bueno como el más débil de sus eslabones. Esto quiere decir que un individuo poco eficiente puede dar al traste con la productividad general del equipo. Ese problema se evitaría si todos los miembros utilizasen con soltura un método organizativo contrastado.

Sin duda, son grandes beneficios tanto para la empresa como para el trabajador. Pero hará falta una cultura empresarial más horizontal y colaborativa. Si queremos empresas más rentables y trabajadores más involucrados es necesario eliminar las anticuadas estructuras de control del mundo corporativo.

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Francisco Sáez
@franciscojsaez

Francisco es el fundador y CEO de FacileThings. Es también un Ingeniero en Informática al que le apasiona la productividad personal y la filosofía GTD como medios para lograr una vida mejor.

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