Productividad y GTD

GTD en las organizaciones: beneficios y retos

AUTOR: Francisco Sáez
Gtd in organizations

Aunque Getting Things Done es fundamentalmente un método de gestión orientado al individuo, cada vez más organizaciones, empresas y equipos de trabajo tratan de incorporar la cultura GTD entre sus miembros. Parece obvio que, cuando cada trabajador disfruta de una sensación de claridad y control con respecto a su trabajo, el resultado colectivo se beneficia en gran medida.

Beneficios del GTD colectivo

Michael Doland, consultor GTD, asegura que cuando un grupo de personas implementa colectivamente GTD, se obtienen beneficios en, al menos, tres áreas:

  • Responsabilidad. Alguien que implementa GTD se hace responsable de los compromisos que adquiere y tiene mayor control a la hora de elegir la próxima tarea a realizar. Cuando GTD alcanza cierto grado de madurez en la cultura de la organización, cada miembro del equipo sabe que una solicitud en la bandeja de entrada de un compañero tendrá la atención adecuada en el momento adecuado. La responsabilidad da lugar a un alto nivel de confianza entre compañeros, y esto es crucial para lograr un entorno productivo. Incluso un entorno de trabajo abierto puede llegar a ser productivo si todo el mundo conoce los convenios implícitos por los que se rige la forma de trabajar de los demás.
  • Enfoque. Un principio básico de GTD es poner todo aquello que llama nuestra atención en algún sistema de almacenamiento de confianza, fuera de nuestra mente. De esta forma, nuestra mente se libera y no necesita distraerse con toda la información a la que estamos expuestos hoy en día (emails, blogs, redes sociales, etc.). Cuando no hay cosas sin procesar y todo está en un entorno controlado, entonces tenemos la capacidad de concentrarnos al 100% en el presente. GTD proporciona permite que nos enfoquemos en los resultados y en las siguientes acciones, y evita que trabajemos reactivamente. Cuando esta capacidad de enfoque afecta a todo el grupo, los resultados se consiguen con mayor rapidez y menos estrés.
  • Capacidad de adaptación. Para ser competitivo hoy en día, es fundamental saber y poder adaptarse a los cambios que se van produciendo. GTD aporta al individuo la habilidad de saber cómo trabajar y lidiar con lo inesperado, redefinir prioridades y recuperar el equilibrio rápidamente cuando las circunstancias cambian. Cuando los miembros de un equipo practican GTD, tienen desarrollado un mayor sentido de la perspectiva y el control, lo que les lleva a reaccionar convenientemente ante las sorpresas (Los fundamentos científicos de GTD, punto 4).

Cuando se consigue que estos efectos queden arraigados en la cultura de la organización, tanto los directivos como los miembros del equipo tienen la tranquilidad de que se van a hacer las cosas que deben hacerse, en el momento que deben hacerse.

Retos en las organizaciones de hoy

Peter Drucker, padre del management, aseguraba que la competencia crítica de un trabajador del conocimiento es definir su trabajo (¿Cuál es la tarea?). David Allen, creador de GTD, asegura que, además, ésta es una meta-competencia, es decir, una competencia que mejora y aumenta el resto de las competencias.

Sin embargo, no es fácil introducir la cultura GTD en las organizaciones de hoy día. La principal razón es que GTD pone un énfasis importante en el liderazgo distribuido, y esto supone una resistencia importante para los gestores más tradicionales.

Según la filosofía de adaptabilidad, oportunismo y auto-organización que caracteriza GTD, el individuo que está en mejor disposición de realizar una tarea es el que debería tomar el compromiso de hacerla (pull) a diferencia de la asignación de tareas tradicional (push) . Los sistemas pull se están imponiendo en todo tipo de entornos productivos: fabricación de componentes (método just-in-time de Toyota), gestión de proyectos (metodologías Ágiles), desarrollo de software (Programación Extrema, Kanban) e, incluso, en la creación de empresas (Lean Startups).

Seguramente habría que ajustar algunos componentes de GTD para adaptarlos a un entorno colectivo. Para facilitar la coordinación entre los miembros del equipo, una parte de la información de cada individuo debería estar disponible para el resto del equipo. Así pues, al procesar una acción, cada individuo tendría que decidir si se trata de algo personal o compartido con la organización.

Un sistema de referencia compartido permitiría a cualquier miembro del equipo localizar información de forma rápida a partir de unas palabras clave. Una agenda compartida permitiría marcar eventos colectivos sin afectar a compromisos individuales. Herramientas colaborativas como lluvia de ideas o mapas mentales ayudarían a planificar proyectos de forma más eficiente.

La lista En espera pasaría a ser un fondo compartido de acciones, que serían recogidas por la primera persona disponible con el conocimiento adecuado. Para incentivar su ejecución, es posible que estas acciones tuvieran un peso específico en función del cual se premiara con algún tipo de bonificación al que la hiciera. La acciones que no se hicieran nos darían pistas sobre posibles ineficiencias en la formación del equipo o en la planificación del proyecto.

Conclusión

Desde un punto de vista empresarial, GTD puede ser un método efectivo para enfrentarse a los nuevos problemas y oportunidades que aparecen constantemente (gestión de talento, toma de decisiones, nuevas tecnologías, competencia, etc.), porque permite a los empleados asumir la responsabilidad de lo que hacen, concentrarse en su trabajo y adaptarse a los cambios.

Muchas empresas están introduciendo programas de formación GTD entre sus empleados, para inculcar una cultura orientada a GTD. Normalmente empiezan realizando experimentos de tiempo limitado con pequeños grupos de empleados voluntarios. De esta forma pueden medir los resultados antes de desterrar de su cultura la clásica frase “cuando todo el mundo es responsable, nadie lo es”.

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