Cómo implementar GTD en equipos

GTD se presenta principalmente como un sistema de gestión personal; propone un conjunto de buenas prácticas organizativas para que los individuos puedan gestionar eficazmente tanto su vida personal como profesional. Este planteamiento individualista hace que cueste un poco ver en qué medida se relacionan estas prácticas con el trabajo en equipo.

David Allen, el padre de la metodología, defiende que, de la misma manera que el simple hecho de saber leer ayuda a que los miembros de una organización puedan trabajar mejor, conocer los procesos y comportamientos asociados a la metodología GTD ayudará a los miembros de un equipo a trabajar de una manera óptima.

Los mismos principios que ayudan a una persona como individuo a estar enfocado y tener las cosas bajo control se pueden aplicar a un equipo. Entender qué tiene la atención del equipo es crucial para dirigir el foco a los problemas, oportunidades y retos con los que hay que tratar.

Primero hay que identificar estos asuntos, luego hay que definirlos muy bien y, por último, organizarlos de manera eficiente para poder llevarlos a cabo. Éstas son exactamente las mismas etapas que utilizamos como individuos.

Todos los procesos de GTD se pueden aplicar a equipos de trabajo. Incluso la Revisión Semanal, algo que habitualmente no se hace en estos entornos, es de gran utilidad para seleccionar y avanzar los proyectos más relevantes en el momento actual, así como hacer un seguimiento de los objetivos definidos. Es necesario hacer este tipo de reflexión con la debida regularidad.

En última instancia, son las personas quienes realizan el trabajo definido en un equipo. La efectividad de este trabajo individual se ve beneficiada por el uso de la metodología GTD a nivel personal, y la productividad del equipo se ve beneficiada por las sinergias de los comportamientos empleados por todos los individuos y por una visión global más elevada.

Para que esto suceda es importante que el líder del grupo “haga” GTD y lo aplique tanto individualmente como en el equipo. También es cierto que si algún miembro del equipo no implementa esta metodología, la efectividad global no será óptima.

Por supuesto, implementar GTD en un equipo requiere algo más de trabajo que implementarlo a nivel personal:

• Todos los miembros del equipo deben tener formación sobre la metodología.
• Las responsabilidades sobre los diferentes aspectos del trabajo deben estar perfectamente definidas.
• Los protocolos de acceso y uso de la información, y del software relacionado, deben ser claros para que todo el mundo pueda confiar plenamente en el sistema.

Si te interesa profundizar un poco más en el tema, hace un tiempo escribí un artículo sobre los beneficios y retos de utilizar GTD en las organizaciones.