Productividad y GTD

Cómo Dejar de Vivir Dirigidos por el Email

AUTOR: Francisco Sáez
Blog focus

Hoy en día es muy habitual ver a muchos trabajadores del conocimiento viviendo su vida en torno al correo electrónico. El email es donde, no sólo se comunican con los demás, sino también organizan su trabajo y gestionan sus tareas. El email es el campamento base donde todo lo que hay que hacer nace, se gestiona y muere.

Vivimos en una época en donde la posibilidades de distracción han alcanzado unos límites que no podíamos imaginar hace tan solo unos años. Ahora, si queremos ser eficientes y no vivir abrumados por la ansiedad que puede producir la sobrecarga de información, tenemos de aprender a prestar atención a lo que realmente importa en cada momento.

Como ya comenté hace unos meses en el artículo Tu correo electrónico no es una lista de tareas, vivir en el correo electrónico no es precisamente la mejor manera de estar centrado en lo importante. Se confunden peligrosamente los términos “comunicación” y “trabajo”. Como bien dice Jeroen Sangers, el email solo es un medio de comunicación y, por supuesto, comunicarte es una parte de tu trabajo… pero solo una parte.

No todo el mundo piensa así. Lo sé porque muchos usuarios nuevos de FacileThings preguntan, es sus primeros días de uso, cómo pueden recibir todo su correo de Outlook, Gmail, etc., en el inbox de la aplicación. No pueden. Y es intencional. Si quieres ser productivo y a la vez vivir más relajado, no puedes estar constantemente a merced de las interrupciones y de lo que quieren los demás, sin ver con claridad qué tareas tienes que hacer dentro de un mar de correos.

Es bastante difícil quitarse de encima esta adicción que, de algún modo, nos ha impuesto erróneamente el mundo corporativo actual. Vivir en el email nos hace sentirnos “conectados” a los demás, y ver llegar emails y responder inmediatamente nos hacer sentirnos “ocupados” y “valiosos”. En mi opinión, todas esas sensaciones son irreales a la par que perjudiciales; no nos ayudan a cumplir mejor con nuestro trabajo y, desde luego, no relajan para nada nuestro nivel de estrés.

¿Quieres empezar a sentirte realmente productivo?¿Quieres reducir tu nivel de estrés? Solo tienes que hacer dos cosas:

  1. Separa tu lista de tareas del correo electrónico. No todos los emails son tareas, ni todas las tareas vienen de emails. Y hay emails que contienen diferentes tareas. Y el asunto del email no identifica bien la tarea. Y no se puede editar. Y no puedes priorizar… ¿Necesitas más razones? Utiliza el email para comunicarte y una herramienta de gestión de tareas para identificar las cosas que tienes que hacer, organizarlas y llevarlas a cabo. Aunque sea con lápiz y papel, saca tus tareas del email. Sólo así tendrás un panorama claro sobre lo que tienes que hacer y podrás decidir cuál es la mejor manera de emplear tu tiempo.
  2. Establece horarios específicos para trabajar con tus emails. ¿Cuántos? Depende del trabajo de cada uno, pero procura que sean los mínimos posibles. El máximo debería estar en 2 ó 3 veces al día. En esos horarios preestablecidos, abre el correo electrónico, revisa lo que ha entrado, contesta lo que sea necesario, reorganiza los correos vaciando la bandeja de entrada y crea las nuevas tareas (si las hay) en tu sistema de gestión de tareas. Preferiblemente, elige esos horarios al final de otros bloques de trabajo, para que el email no condicione tu planificación. Fuera de esos horarios, el programa de correo electrónico debe estar completamente apagado. Desactiva todas las notificaciones que puedan enviarte tus dispositivos móviles.

Solo dos cosas. Así de fácil. Pruéba a hacerlas durante dos o tres semanas y estoy seguro que no volverás a caer en la trampa de una vida dirigida por el email.

9 comentarios

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Comentado hace más de 3 años Francisco José Vila Martín

Hola Francisco:

Es una de las metas que me he propuesto para este 2014... reducir las interrupciones que nos auto-imponemos con el e-mail
Un saludo

877d5dd3f02821054f92a38ee136c949 Francisco José Vila Martín

Hola Francisco:

Es una de las metas que me he propuesto para este 2014... reducir las interrupciones que nos auto-imponemos con el e-mail
Un saludo

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

Hola Francisco José,

Pues ánimo, que no es complicado. Yo hace tres años que no dejo que el email interrumpa mi trabajo ni mi vida... y no sabes qué alivio! ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Francisco José,

Pues ánimo, que no es complicado. Yo hace tres años que no dejo que el email interrumpa mi trabajo ni mi vida... y no sabes qué alivio! ;)

9fc3b8424cfc023edb96bfc2c76a4308
Comentado hace más de 3 años Ignacio

Estoy completamente de acuerdo con el artículo. Creo que uno de mis principales logros productivos ha sido dejar de usar la bandeja de entrada como una falsa lista de tareas, y conseguir que la mayor parte del tiempo esté vacía.
Ahora bien, a veces resulta difícil hacer comprender al entorno que el correo no es un servicio de mensajería instantánea, y que no estás pendiente todo el tiempo de lo que llega.

9fc3b8424cfc023edb96bfc2c76a4308 Ignacio

Estoy completamente de acuerdo con el artículo. Creo que uno de mis principales logros productivos ha sido dejar de usar la bandeja de entrada como una falsa lista de tareas, y conseguir que la mayor parte del tiempo esté vacía.
Ahora bien, a veces resulta difícil hacer comprender al entorno que el correo no es un servicio de mensajería instantánea, y que no estás pendiente todo el tiempo de lo que llega.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

En eso tienes razón, @Ignacio. Pero, como dice un buen amigo mío, "que alguien lleve mal tus hábitos productivos es su problema no el tuyo".

Gracias por comentar!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

En eso tienes razón, @Ignacio. Pero, como dice un buen amigo mío, "que alguien lleve mal tus hábitos productivos es su problema no el tuyo".

Gracias por comentar!

89b1cf7e8afb8d2eb30678530eebcc9e
Comentado hace más de 3 años Fernando Aravena Ramirez

Uff!!!, este tema de los mail me tienen harto. Más cuando la cultura de mi empresa vive de estos.

Gracias por el aliciente, voy por buen camino.

89b1cf7e8afb8d2eb30678530eebcc9e Fernando Aravena Ramirez

Uff!!!, este tema de los mail me tienen harto. Más cuando la cultura de mi empresa vive de estos.

Gracias por el aliciente, voy por buen camino.

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c
Comentado hace más de 3 años Silvestre Segarra Soria

Gracias por esta receta a este problema demasiado extendido y que está pautando tantas vidas.

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra Soria

Gracias por esta receta a este problema demasiado extendido y que está pautando tantas vidas.

D4ec2c14789766a631664bebd21c9cdd
Comentado hace más de 3 años felipe.martinez@methode.com

Me gusto y lo Aplicare de una vez por todas, Saludos

D4ec2c14789766a631664bebd21c9cdd felipe.martinez@methode.com

Me gusto y lo Aplicare de una vez por todas, Saludos

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

@Fernando, @Silvestre, @Felipe, mucho ánimo y gracias por contribuir! :)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Fernando, @Silvestre, @Felipe, mucho ánimo y gracias por contribuir! :)

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Comentado hace más de 3 años nfrearte@gmail.com

Que buena buen articulo, hace algunas semanas que estoy leyendo sobre GTD e implementando prograsivamente,pero esta entrada genero es respuesta en mi de WOW, estoy haciendo algo mal. Saludos

A09883bb51132152f0b2c2e4aa98f79a nfrearte@gmail.com

Que buena buen articulo, hace algunas semanas que estoy leyendo sobre GTD e implementando prograsivamente,pero esta entrada genero es respuesta en mi de WOW, estoy haciendo algo mal. Saludos

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