Cómo Dejar de Vivir Dirigidos por el Email

Hoy en día es muy habitual ver a muchos trabajadores del conocimiento viviendo su vida en torno al correo electrónico. El email es donde, no sólo se comunican con los demás, sino también organizan su trabajo y gestionan sus tareas. El email es el campamento base donde todo lo que hay que hacer nace, se gestiona y muere.

Vivimos en una época en donde la posibilidades de distracción han alcanzado unos límites que no podíamos imaginar hace tan solo unos años. Ahora, si queremos ser eficientes y no vivir abrumados por la ansiedad que puede producir la sobrecarga de información, tenemos de aprender a prestar atención a lo que realmente importa en cada momento.

Como ya comenté hace unos meses en el artículo Tu correo electrónico no es una lista de tareas, vivir en el correo electrónico no es precisamente la mejor manera de estar centrado en lo importante. Se confunden peligrosamente los términos “comunicación” y “trabajo”. Como bien dice Jeroen Sangers, el email solo es un medio de comunicación y, por supuesto, comunicarte es una parte de tu trabajo… pero solo una parte.

No todo el mundo piensa así. Lo sé porque muchos usuarios nuevos de FacileThings preguntan, es sus primeros días de uso, cómo pueden recibir todo su correo de Outlook, Gmail, etc., en el inbox de la aplicación. No pueden. Y es intencional. Si quieres ser productivo y a la vez vivir más relajado, no puedes estar constantemente a merced de las interrupciones y de lo que quieren los demás, sin ver con claridad qué tareas tienes que hacer dentro de un mar de correos.

Es bastante difícil quitarse de encima esta adicción que, de algún modo, nos ha impuesto erróneamente el mundo corporativo actual. Vivir en el email nos hace sentirnos “conectados” a los demás, y ver llegar emails y responder inmediatamente nos hacer sentirnos “ocupados” y “valiosos”. En mi opinión, todas esas sensaciones son irreales a la par que perjudiciales; no nos ayudan a cumplir mejor con nuestro trabajo y, desde luego, no relajan para nada nuestro nivel de estrés.

¿Quieres empezar a sentirte realmente productivo?¿Quieres reducir tu nivel de estrés? Solo tienes que hacer dos cosas:

1. Separa tu lista de tareas del correo electrónico. No todos los emails son tareas, ni todas las tareas vienen de emails. Y hay emails que contienen diferentes tareas. Y el asunto del email no identifica bien la tarea. Y no se puede editar. Y no puedes priorizar… ¿Necesitas más razones? Utiliza el email para comunicarte y una herramienta de gestión de tareas para identificar las cosas que tienes que hacer, organizarlas y llevarlas a cabo. Aunque sea con lápiz y papel, saca tus tareas del email. Sólo así tendrás un panorama claro sobre lo que tienes que hacer y podrás decidir cuál es la mejor manera de emplear tu tiempo.
2. Establece horarios específicos para trabajar con tus emails. ¿Cuántos? Depende del trabajo de cada uno, pero procura que sean los mínimos posibles. El máximo debería estar en 2 ó 3 veces al día. En esos horarios preestablecidos, abre el correo electrónico, revisa lo que ha entrado, contesta lo que sea necesario, reorganiza los correos vaciando la bandeja de entrada y crea las nuevas tareas (si las hay) en tu sistema de gestión de tareas. Preferiblemente, elige esos horarios al final de otros bloques de trabajo, para que el email no condicione tu planificación. Fuera de esos horarios, el programa de correo electrónico debe estar completamente apagado. Desactiva todas las notificaciones que puedan enviarte tus dispositivos móviles.

Solo dos cosas. Así de fácil. Pruéba a hacerlas durante dos o tres semanas y estoy seguro que no volverás a caer en la trampa de una vida dirigida por el email.