Productividad y GTD

En Productividad, las Palabras Importan

AUTOR: Francisco Sáez
Blog tasks

¿No te ha pasado alguna vez que lees una tarea que tú mismo escribiste y no sabes exactamente lo que tienes que hacer? ¿O que recuerdas que cuando la escribiste te parecía algo muy interesante y ahora ya no lo parece?

Las palabras que utilices para comunicar cosas, tanto a otras personas como a tu futuro “yo”, pueden influir mucho en la actitud y comportamiento de quien recibe el mensaje, incluso si eres tú mismo—cuando tratas con otras personas, normalmente consigues mejores resultados si propones las cosas con un enfoque integrador y positivo.

Las comunicaciones escritas tienen cada vez más importancia. Vivimos en un mundo digital, inundado de emails, tuits, wasaps, etc. No es extraño que empresas como 37signals, cuyos puestos de trabajo son principalmente de corte tecnológico, quieran que todo potencial empleado tenga una buena habilidad escribiendo. Escribir correctamente te permite trabajar mejor, te proporciona claridad y aumenta tu productividad:

“No importa si esa persona es un vendedor, comercial, diseñador, programador, o lo que sea; sus habilidades de escritura se verán recompensadas. Porque ser un buen escritor implica algo más que escribir bien. Una escritura clara es un signo de un pensamiento claro. Los grandes escritores saben cómo comunicarse. Hacen que las cosas sean fáciles de entender. Son capaces de ponerse en el lugar de otros. Saben qué omitir.” ~ Reinicia

Cuando introduces una tarea en tu sistema de gestión personal, estás redactando unas breves instrucciones para ti mismo en el futuro. Es muy probable que, en el momento en que leas esas instrucciones, tu mapa mental sea completamente diferente al actual. No tendrás las mismas cosas en la cabeza, ni las mismas prioridades, ni la atención puesta en el mismo sitio. Ni siquiera tendrás el mismo estado de ánimo.

Una desafortunada redacción puede hacer que una tarea importante pase inadvertida, no sugiera lo que realmente significa, o no invite a hacer nada. Por eso es importante que, en el momento de redactar la descripción de una tarea, elijas las palabras adecuadas. Ten en cuenta lo siguiente:

  • El lenguaje debe ser simple, directo y fácil de entender. Para proporcionar la dirección adecuada y no generar ningún tipo de frustración, la definición de la tarea debe ser muy clara.
  • Utiliza verbos concretos que indiquen la acción adecuada. Verbos muy genéricos, como “planificar”, “preparar” o “implementar”, no invitan a la actuación sino más bien a la procrastinación. En su lugar, utiliza verbos más específicos que te ayuden a dar el primer paso. Por ejemplo, en lugar de “Mejorar mi inglés”, escribe “Llamar a la Academia de Inglés para informarme de las clases, horarios y precios.”
  • No utilices adjetivos. No aportan nada y son un ruido innecesario; y cualquier texto innecesario incrementa las posibilidades de que tu cerebro se distraiga y fije la atención en otra tarea, que puede ser menos importante en ese momento.
  • Incluye todos los detalles asociados a la tarea, en una nota adicional. En el momento en que creas la tarea, tu cerebro está haciendo una una serie de conexiones y asociaciones que más tarde se desvanecerán. Anota cualquier idea que tengas en ese momento relacionada con la tarea, un enlace a alguna página donde encontraste inspiración, una palabra que te haga recordar… De esta manera, cuando leas la tarea más adelante, tu cerebro restablecerá las conexiones rápidamente y podrás tomar la mejor decisión sobre su ejecución. Por supuesto, el “lenguaje simple, directo y fácil de entender” también se aplica a estas notas.

Cuando coges una tarea que está claramente definida, es directa y solo necesitas unos segundos para entender exactamente qué tienes que hacer, encuentras satisfacción y más ánimo para llevarla a cabo. Puedes mejorar tu productividad y tus comunicaciones con los demás utilizando un lenguaje constructivo, alentador e inspirador.

Un comentario

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Comentado hace más de 3 años apuerto@adverto.es

Me ha parecido un texto muy ameno y que expone unos principios más importantes de lo que pudieran parecer a primera vista.

Enhorabuena.

597634db9fae891ad3a1c5164ea86194 apuerto@adverto.es

Me ha parecido un texto muy ameno y que expone unos principios más importantes de lo que pudieran parecer a primera vista.

Enhorabuena.

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