"Puedes hacer cualquier cosa, pero no todas las cosas" — David Allen
La última fase del flujo de trabajo de GTD es probablemente la que peor se entiende, quizás por su nombre, que ha sido traducido al español por “ejecutar” o “actuar”. En la versión actual del libro Getting Things Done en inglés la llaman “engage”, aunque al principio se la llamaba simplemente “do”.
En cualquier caso, en esta etapa no se trata ni de hacer ni de ejecutar. Se trata de “elegir”. Su utilidad radica en elegir qué tiene más sentido hacer en cada momento.
Todas las etapas anteriores (capturar, aclarar, organizar y reflexionar) sirven para configurar tu sistema de modo que en cualquier momento puedas elegir la mejor tarea a realizar entre todas las posibles, de modo que te sientas bien con lo que haces en cada momento.
Cada vez que debas hacer elegir qué hacer, únicamente necesitas mirar dos listas, el Calendario y tus Acciones Siguientes, y en ese orden:
- Calendario: Si tienes cosas que hacer anotadas en el Calendario para hoy, entonces eso es lo que debes hacer. Por supuesto, esto sólo tiene sentido si tu Calendario sólo contiene acciones que necesariamente se tienen que hacer en una fecha u hora determinada.
- Acciones Siguientes: Si no hay nada que hacer en el Calendario, necesitarás mirar tus listas de Acciones Siguientes, donde presumiblemente habrás acumulado una buena cantidad de acciones. ¿Cuál elegir? La decisión se hace siguiendo estos cuatro criterios:
— El contexto en el que te encuentras. Algunas acciones se pueden realizar en cualquier lugar, pero la mayoría requieren estar en un lugar específico, que alguien esté presente o disponible, o tener acceso a determinadas herramientas. ¿Qué acciones puedes hacer dentro del contexto en que te encuentras ahora?
— Tu tiempo disponible. Las actividades cercanas en el tiempo, por ejemplo, una reunión dentro de una hora, pueden limitar tus opciones. Mira sólo las acciones que puedes completar en el tiempo que tienes disponible en este momento.
— Tu energía disponible. Si estás cansado o no te sientes muy bien debes reducir las opciones a aquellas acciones que no demanden mucha energía mental o física. No te embarques en tareas que exijan más de lo que puedes dar en este momento.
— La prioridad relativa de cada acción. Una vez has reducido la lista de acciones en función de los criterios anteriores, de las que quedan, ¿cuál tiene más sentido hacer ahora mismo?
Cuando sigues estas reglas es porque has decidido dedicarte a realizar el trabajo predefinido, es decir, las cosas que ya están determinadas en tus listas de acciones. La mayor parte del tiempo estarás haciendo esto, pero habrá momentos en que tengas que elegir determinar tu trabajo, es decir, mantener tu sistema organizativo al día (aclarar tus capturas, hacer la revisión semanal, etc.), y habrá momentos, los menos, en que simplemente tendrás que realizar algo que surja de manera urgente o que requiera tu atención inmediata.
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