Productividad y GTD

4 cambios que han aumentado mi productividad

AUTOR: Francisco Sáez
"Mejorar es cambiar; ser perfecto es cambiar a menudo." ~ Winston Churchill
Blog productivity

Es muy fácil acostumbrarse a la rutina diaria y a la forma habitual en que hacemos las cosas. Hacer las cosas “como siempre” nos permite sentirnos cómodos porque—bien o mal—controlamos nuestro pequeño mundo.

Lo cierto es que no tenemos ningún motivo real para introducir ningún cambio cuando vivimos dentro de nuestra zona de confort, así que normalmente sólo nos planteamos cambiar cuando las cosas van tan mal que no tenemos más remedio. Pero esta aparente calma y ausencia de riesgo no es real, es tan sólo una percepción. Puede que no te lleve a ninguna crisis, pero la mediocridad está asegurada cuando no te preocupas por mejorar.

De vez en cuando me gusta analizar lo que hago y cómo lo hago, y siempre me doy cuenta de defectos o de cosas que se pueden mejorar. En los últimos meses he introducido algunos cambios en mi forma de trabajar que han mejorado considerablemente mi productividad. Sé que son cosas muy personales y que tienen diferentes efectos en cada uno, pero, en cualquier caso, creo que entrar en la dinámica de ir probando cosas diferentes es positivo, te hace cuestionarte tu status quo y te ayuda a crecer y salir de tu zona de confort.

Levantarme una hora antes

“El que se levanta tarde debe trotar todo el día.” ~ Benjamin Franklin

En mis años universitarios, escuché en una clase de Economía la historia de una empresa que vendía dentífricos y buscaba aumentar sus ventas en un 10%. Y lo hizo de una manera tan sencilla como tonta: fabricó los tubos que contienen la pasta de dientes con una apertura un 10% más ancha.

Pues bien, resulta que al levantarme una hora antes gano una hora productiva cada día, 7 horas a la semana. Esta claro que, manteniendo las horas de sueño constantes cada día, pierdes otra hora por la noche. Pero en mi caso, cambio una hora en la que suelo estar bastante cansado y no hago nada interesante, por otra en la que estoy lleno de energía y con muchas ganas de hacer cosas.

¿Por qué lo hice? Al hacer deporte por las mañanas (a mediodía es la hora en que tengo mejor disposición), mi jornada de trabajo quedaba algo desequilibrada. A menudo me iba al gimnasio con sentimiento de culpa y esto me obligaba a trabajar por las tardes más tiempo de lo recomendable.

Utilizar la técnica Pomodoro con las tareas largas

Ya he hablado un par de veces sobre mi incursión en esta técnica aquí y aquí, por lo que no me voy a extender mucho. Es una técnica de trabajo en bloques de 25 minutos cuyo mayor beneficio es que, una vez adoptada correctamente, le dices adiós a las interrupciones, ya que durante ese tiempo no está permitido hacer nada aparte de la tarea en curso.

La utilizo en tareas de larga duración, como programar o escribir y, en los primeros 5 meses de uso he registrado un incremento de 84 horas de trabajo productivo, un 14% superior a los 5 meses anteriores.

¿Por qué lo hice? Aunque era reticente, decidí darle una oportunidad después de ver que era muy recomendada por algunos reconocidos programadores a los que respeto bastante.

Comprarme un iPad Mini

Aunque tiene muchas, me voy a centrar en la ventaja a la que estoy sacando más partido en estas primeras semanas. La posibilidad de llevar todos mis documentos a cualquier parte gracias a esta tableta de pequeño tamaño, me está permitiendo aprovechar al máximo los tiempos libres que aparecen cuando menos te lo esperas.

Me apasiona leer. Leo varios libros simultáneamente y sigo una buena cantidad de blogs y sitios web en los que se publican cosas que me interesan. Tecnología, programación, diseño, productividad, negocios, economía, literatura, ficción… Leer todo esto requiere bastante tiempo y no siempre soy capaz de anteponer el trabajo a la lectura, de modo que he movido todas mis fuentes de lectura de mi zona de trabajo al iPad: feeds RSS, PDFs, libros del Kindle, documentos de Evernote, Dropbox y Google Drive, artículos guardados en Readability, etc.

Todo lo que quiero leer está en el iPad (incluso mi correo electrónico), y eso hace que tanto mis horas de trabajo como mis descansos en cualquier sitio sean más productivos.

¿Por qué lo hice? Nada que ver con la productividad. Me la compré porque tengo que adaptar el uso la aplicación web de FacileThings a las tabletas y necesitaba una para hacer pruebas. Sin embargo, le estoy encontrando un sinfín de posibilidades que facilitan mi forma de trabajar.

Empezar las tareas odiosas al final de la jornada.

¿Por qué lo hice? Hay tareas que se me hacen cuesta arriba (supongo que le ocurre a todo el mundo). O no me gustan o son muy complicadas o, por el motivo que sea, les he cogido manía y las voy postergando un día tras otro. El problema es que, cuanto más las postergo, más aversión les tengo y más ansiedad me provoca tenerlas “pendientes” en mis listas de acciones a realizar.

Hace unos meses decidí buscar algún truco que me ayudase a eliminar este defecto de comportamiento y éste es el me está funcionando: Cuando me doy cuenta de que tengo una tarea de este tipo entre manos, la planifico para empezarla en los últimos 15 ó 30 minutos de mi jornada. Al diferirla al final de la jornada, no me agobia, y aprovecho mucho mejor el día. Cuando llega el momento he de hacer el esfuerzo, pero es un esfuerzo relativamente pequeño, porque sólo tengo que dedicar unos minutos a empezar la tarea (básicamente, a pensar en cómo voy a atacar).

Una vez empezada, resulta que ya no es tan complicada ni tan desagradable como pensaba. El miedo y la resistencia han desaparecido, así que al día siguiente soy capaz de continuar trabajando en ella hasta que la termine.

¿Y tú? ¿Qué has hecho últimamente para mejorar tu productividad?

6 comentarios

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Comentado hace más de 6 años Ignacio

El cambio productivo más relevante que he experimentado en los últimos tiempos coincide con tu primer cambio, y es el de iniciar antes las tareas.
Yo siempre me había inclinado por trasnochar para aumentar mis horas productivas en un entorno de completa tranquilidad, pero este curso decidí levantarme bastante antes.
Ahora llego al despacho hora y media antes (además de pasar al transporte público y el paseo, con otras ventajas añadidas), y ese tiempo es, sin duda, el más productivo del día.

A20cbf307cfbfb89ad362ad3da734d3c Ignacio

El cambio productivo más relevante que he experimentado en los últimos tiempos coincide con tu primer cambio, y es el de iniciar antes las tareas.
Yo siempre me había inclinado por trasnochar para aumentar mis horas productivas en un entorno de completa tranquilidad, pero este curso decidí levantarme bastante antes.
Ahora llego al despacho hora y media antes (además de pasar al transporte público y el paseo, con otras ventajas añadidas), y ese tiempo es, sin duda, el más productivo del día.

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Comentado hace más de 6 años Rafael Hernampérez

Muy prácticas e interesantes experiencias.

Quisiera compartir uno de los cambios más importantes que introduje en mi vida. Fue decir no a aquello que realmente no quería hacer, a ser menos simpático y agradable para complacer a todos. A partir de ahí, mi productividad, mi energía y mi rendimiento mejoraron de forma inestimable.

Tomo nota de la última. Me ha gustado mucho.

86113f3f47e360065e68817fe123e6cb Rafael Hernampérez

Muy prácticas e interesantes experiencias.

Quisiera compartir uno de los cambios más importantes que introduje en mi vida. Fue decir no a aquello que realmente no quería hacer, a ser menos simpático y agradable para complacer a todos. A partir de ahí, mi productividad, mi energía y mi rendimiento mejoraron de forma inestimable.

Tomo nota de la última. Me ha gustado mucho.

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Comentado hace más de 6 años Francisco Sáez

Gracias @Ignacio. La tranquilidad a primera hora de la mañana es un buen motivo para aprovechar una de las horas más productivas para mucha gente.

@Rafael. En este post no lo menciono porque me he centrado en mis cambios más recientes, pero el cambio que tú apuntas, decir que no a cosas innecesarias, es para mi el más importante de todos. Sin ninguna duda. ¡Gracias por compartir!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias @Ignacio. La tranquilidad a primera hora de la mañana es un buen motivo para aprovechar una de las horas más productivas para mucha gente.

@Rafael. En este post no lo menciono porque me he centrado en mis cambios más recientes, pero el cambio que tú apuntas, decir que no a cosas innecesarias, es para mi el más importante de todos. Sin ninguna duda. ¡Gracias por compartir!

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Comentado hace más de 6 años Irene Rodriguez

Hola! Gracias por tu entrada, me ha gustado mucho! Lo de acostarse antes para levantarse antes es una magnífica idea. Mucha gente piensa que levantarse antes supone dormir menos, pero tienes tu razón y sólo es meterse en la cama antes. Con respecto a pomodoro, soy reticente. Igual más adelante lo pruebo, pero me parecen periodos muy cortos y perdería el hilo (mi curva de trabajo es lineal, normalmente). Y lo del iPad mini, ¡qué envidia! Quiero uno yo también, lo tengo incluido en mi lista de deseos... y me alegra saber que te parece tan útil. Ah, y lo de las tareas arduas al final de la jornada, buenísimo!
Un abrazo.

D649e21a62f1f2dd859dd2a0244f50b7 Irene Rodriguez

Hola! Gracias por tu entrada, me ha gustado mucho! Lo de acostarse antes para levantarse antes es una magnífica idea. Mucha gente piensa que levantarse antes supone dormir menos, pero tienes tu razón y sólo es meterse en la cama antes. Con respecto a pomodoro, soy reticente. Igual más adelante lo pruebo, pero me parecen periodos muy cortos y perdería el hilo (mi curva de trabajo es lineal, normalmente). Y lo del iPad mini, ¡qué envidia! Quiero uno yo también, lo tengo incluido en mi lista de deseos... y me alegra saber que te parece tan útil. Ah, y lo de las tareas arduas al final de la jornada, buenísimo!
Un abrazo.

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Comentado hace más de 6 años Francisco Sáez

Muchas gracias por tus comentarios, @Irene. Ya digo que son cosas bastante personales; lo que uno le va bien, a otro no le va tanto. Lo importante es ir probando cosas de vez en cuando, y adoptar las que aporten algo ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Muchas gracias por tus comentarios, @Irene. Ya digo que son cosas bastante personales; lo que uno le va bien, a otro no le va tanto. Lo importante es ir probando cosas de vez en cuando, y adoptar las que aporten algo ;)

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Comentado hace más de 6 años Jero Sánchez

En mi experiencia, aún más importante que decirle no a los demás es decirse no a uno mismo.

Hace unos meses comencé a trabajar en un cambio de dirección profesional, lo que requería mucha energía, tiempo y enfoque. El error fue tratar de seguir con mis otras actividades normalmente, lo que me llevó a un montón de estrés y a no completar nada.

Cuando tomé la decisión de "aparcar" lo menos prioritario, por fin pude avanzar mucho más fluidamente en lo realmente importante... y disfrutarlo :-)

62acb7e8d279db681245c87a9b4f0f53 Jero Sánchez

En mi experiencia, aún más importante que decirle no a los demás es decirse no a uno mismo.

Hace unos meses comencé a trabajar en un cambio de dirección profesional, lo que requería mucha energía, tiempo y enfoque. El error fue tratar de seguir con mis otras actividades normalmente, lo que me llevó a un montón de estrés y a no completar nada.

Cuando tomé la decisión de "aparcar" lo menos prioritario, por fin pude avanzar mucho más fluidamente en lo realmente importante... y disfrutarlo :-)

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