Productividad y GTD

12 Consejos para Mantener tu Lista de Tareas Corta a la vez que Útil

AUTOR: Francisco Sáez
Blog focus

La función principal de una lista de tareas es la de mantenerte organizado y tranquilo, sabiendo que no te olvidas de nada. Pero si la dejas crecer sin más, puede producir un efecto completamente diferente. Un lista larga puede arruinar tu sensación de control y convertirse en una fuente de estrés y frustración.

Es muy difícil que te centres en lo que tienes que hacer cuando tu lista de tareas es interminable. Seleccionar la próxima tarea a realizar de entre un centenar de posibles acciones es una experiencia más bien agobiante y, en esas circunstancias, lo más probable es que no elijas la opción más deseable. Seamos francos, si tienes cien tareas en tu lista de acciones, no vas a hacerlas todas. Harás algunas y, seguramente, no serán las que deberías.

Cuanto más corta sea tu lista de próximas acciones, más fácil te resultará estar focalizado en lo que de verdad tienes que hacer. Además, ten en cuenta que dejar cada día una larga lista de tareas pendientes genera un efecto psicológico negativo que te impedirá disfrutar plenamente de tu tiempo de ocio. Es como si no tuvieras derecho a divertirte, sabiendo que todavía tienes tantas cosas por hacer.

Por lo tanto, para poder ser realmente productivo y mantener el estrés a raya, necesitas que tu lista de próximas acciones sea lo más corta posible. Aquí tienes una docena de consejos que te ayudarán a lograrlo, de una manera inteligente.

1. No tengas miedo a utilizar la papelera

Está claro que, para tener la seguridad y tranquilidad de que no se te olvida nada, debes capturar de alguna manera todo lo que viene a tu mente. Pero eso no quiere decir que todo lo que captures sea necesario, interesante o accionable.

Cuando estés procesando el material que has recopilado, pregúntate si de verdad se trata de algo necesario en tu vida o en tu trabajo, y si quieres adquirir un compromiso al respecto. Si tienes dudas, ¡a la papelera! Si resulta que al final era algo que sí tenías que hacer, ya volverá más adelante, de una manera más evidente.

No acumules tareas sin sentido. Cuando revises tu lista de próximas acciones y veas tareas que llevan ahí toda la vida, vuelve a plantearte su necesidad. Utiliza mucho la papelera.

2. Utiliza otra lista para acciones no comprometidas

Hay tareas que todavía no sabes si las vas a hacer o no. Si las incluyes todas en la misma lista, te distraerán de lo que realmente tienes que hacer. Mueve aquéllas tareas que todavía no has adquirido el compromiso de hacer a otra lista de acciones “no comprometidas” (Si practicas GTD, ésa otra lista es la de Algún día/Tal vez).

Revisa semanalmente esa lista. Si algo ha dejado de tener sentido, elimínalo. Si has adquirido un compromiso—interno o externo—para realizar alguna de las acciones que allí se encuentra, muévela a la lista de próximas acciones.

3. No necesitas tener a la vista todas las acciones de un proyecto

Puede que ya te hayas dado cuenta de que para alcanzar un determinado compromiso, debes hacer varias acciones. Llamemos proyecto a ese conjunto de acciones que te llevarán a lograr un resultado determinado. Como seguramente no vas a poder hacer todas las acciones de un proyecto a la vez, no tiene sentido tenerlas en tu lista de próximas acciones. Generan demasiado ruido.

Sólo necesitas incluir la primera tarea de cada proyecto en tu lista de tareas. Cuando la hayas hecho, elimínala y añade la siguiente tarea del proyecto (siempre indicando a qué proyecto pertenece). Lógicamente, esto implica tener un listado adicional de proyectos, con información relativa a sus tareas.

4. Vive en el presente

Seguramente, una buena parte de tus próximas acciones, aunque ya están comprometidas, no necesitan ejecutarse hasta dentro de unas cuanta semanas, o incluso meses. Estas acciones futuras añaden también un ruido innecesario a tu lista de acciones, así que deberías esconderlas por el momento.

Un solución elegante es la que propone David Allen: guardar las acciones futuras en un Archivo de Seguimiento ordenado por fechas, de forma que sea sencillo activarlas cuando llegue el momento. Debes revisar semanalmente este archivo y mover las tareas que se activen a tu lista.

5. Separa las acciones de lo que no son acciones

Tu lista de tareas debe contener únicamente acciones. Todo lo demás—ideas, información, material de referencia, etc.—debe estar en otro lugar. Utiliza otro tipo de listas para estas cosas (si practicas GTD, utiliza la lista de Material de Referencia para la información adicional, y la lista Algún día/Tal vez para mantener vivas tus ideas).

6. En realidad, tu lista es un subconjunto de tu lista

Pongamos que tienes una lista con 30 tareas y estás en una cafetería con una libreta y un iPad con conexión a internet. ¿Cuántas de esas 30 tareas son “elegibles” es esas circunstancias?

Etiqueta todas tus tareas con el contexto bajo el cuál se pueden realizar y, en el momento de elegir, filtra tus tareas con el contexto en el que te encuentras. Ésa lista, más corta y centrada, es, en realidad, tu lista de tareas.

7. Haz una estimación sencilla de tiempos previstos

Volvamos al caso anterior, y añadamos la restricción de que sólo vas a estar media hora en la cafetería porque después tienes que ir a una reunión. Si marcaste tus tareas con un tiempo previsto (no siempre se puede, pero ya sabes cuánto tiempo necesitan algunas tareas repetitivas), puedes reducir todavía más tu lista de tareas, dejando fuera de la lista aquéllas que necesiten más de 30 minutos para realizarse.

8. Marca las tareas que requieren poca energía

Todavía puedes afinar más cuando estás cansado al final del día o, simplemente, no te encuentras con la energía necesaria para hacer cosas complicadas. En esos casos, podrías filtrar sólo las acciones que requieren poca energía (responder un email, hacer una llamada, leer un artículo…) y aprovechar esos momentos.

Como en los casos anteriores, piensa que, en realidad, tu lista de próximas acciones suele ser un subconjunto de la lista real.

9. Etiqueta bien tus tareas

Además de contextos, añade a tus tareas cualquier tipo de etiqueta que te permita clasificar y filtrar posteriormente por cualquier criterio que a ti te resulte útil.

10. Utiliza TMIs (tareas más importantes)

Una forma de preparar bien el día consiste en preseleccionar las tareas más importantes (TMIs) que debes realizar en ese día. Normalmente serán una, dos o tres tareas. Desde que empieza el día hasta hasta que hayas completado esas tareas, tu lista de TMIs se convierte en tu lista de tareas.

11. Elimina las tareas hechas cuanto antes

Una vez has completado una tarea, márcala como hecha y elimínala de tu lista—o archívala. Además de reducir el tamaño de la lista, hacer tareas es la finalidad última de tu organización personal y, por lo tanto, genera un refuerzo muy positivo en tus hábitos productivos.

12. Elige la herramienta adecuada

Desgraciadamente, todo lo anterior es muy difícil de llevar a cabo con lápiz y papel. Necesitas una buena herramienta accesible desde cualquier sitio que, además, te permita disponer de las listas necesarias y realizar los movimientos necesarios entre ellas. Tu herramienta debería permitir asignar contextos, etiquetas, tiempos previstos y nivel de energía a tus tareas, y filtrar por todos estos conceptos. También sería interesante poder marcar tareas importantes.

Tu herramienta debería ayudarte a gestionar tus proyectos en combinación con tu lista de tareas, y debería activar automáticamente las nuevas tareas, no sólo provenientes de proyectos sino también del Archivo de Seguimiento.

En definitiva, tu lista de tareas necesita una buena dosis de realismo y concreción para ser útil. Con una buena actitud y la herramienta adecuada, tu lista de tareas puede ser la llave a una vida más relajada.

10 comentarios

596b7db9b4d3203b2fefa8fc618f2a40
Comentado hace más de 3 años Nuria

Hola Francisco,

Una consulta porque creo que no acabo de sacar el valor extra al "Seguimiento de Archivo", ¿en él se encuentran las próximas acciones que tiene una fecha de activación, verdad?
Para la gestión de los proyectos, si he entendido bien, sugerirías que en la lista de próximas acciones sólo estén las acciones a realizar y que para las que no se tienen que realizar inmediatamente se les asigne una fecha de activación ficticia y hacer el seguimiento desde el "archivo de seguimiento"?

596b7db9b4d3203b2fefa8fc618f2a40 Nuria

Hola Francisco,

Una consulta porque creo que no acabo de sacar el valor extra al "Seguimiento de Archivo", ¿en él se encuentran las próximas acciones que tiene una fecha de activación, verdad?
Para la gestión de los proyectos, si he entendido bien, sugerirías que en la lista de próximas acciones sólo estén las acciones a realizar y que para las que no se tienen que realizar inmediatamente se les asigne una fecha de activación ficticia y hacer el seguimiento desde el "archivo de seguimiento"?

596b7db9b4d3203b2fefa8fc618f2a40
Comentado hace más de 3 años Nuria

Yo lo que hago es tener las acciones futuras en la lista de quizás y las voy pasando a próxima acciones según hay que realizarlas, cierto es que así se entremezclan aquellas ideas de proyectos o acciones que puedan llegar a algo de las que forman parte de proyecto, tal vez para distinguirlas sea mejor etiquetar estas "ideas".

Buen post!

Saludos

596b7db9b4d3203b2fefa8fc618f2a40 Nuria

Yo lo que hago es tener las acciones futuras en la lista de quizás y las voy pasando a próxima acciones según hay que realizarlas, cierto es que así se entremezclan aquellas ideas de proyectos o acciones que puedan llegar a algo de las que forman parte de proyecto, tal vez para distinguirlas sea mejor etiquetar estas "ideas".

Buen post!

Saludos

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

Hola Nuria,

En la lista de quizás van acciones que todavía no tienes comprometidas, pero si ya sabes que las tienes que hacer (están compromentidas) y no quieres que te distraigan porque son futuras, debes usar el Archivo de Seguimiento.

En FacileThings no tienes que "esconder" las siguientes acciones de los proyectos, porque ya se hace automáticamente.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Nuria,

En la lista de quizás van acciones que todavía no tienes comprometidas, pero si ya sabes que las tienes que hacer (están compromentidas) y no quieres que te distraigan porque son futuras, debes usar el Archivo de Seguimiento.

En FacileThings no tienes que "esconder" las siguientes acciones de los proyectos, porque ya se hace automáticamente.

596b7db9b4d3203b2fefa8fc618f2a40
Comentado hace más de 3 años Nuria

Ok, muchas gracias, así lo haré!

596b7db9b4d3203b2fefa8fc618f2a40 Nuria

Ok, muchas gracias, así lo haré!

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c
Comentado hace más de 3 años Silvestre Segarra

Francisco, no sabes cómo te vuelven a poner en raíles estos artículos. Siempre que los leo me refrescan la mente y me hacen ver puntos de mejora o cosas que he descuidado sin darme cuenta y que por tanto están haciendo bajar mi productividad. Muchísimas gracias.

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra

Francisco, no sabes cómo te vuelven a poner en raíles estos artículos. Siempre que los leo me refrescan la mente y me hacen ver puntos de mejora o cosas que he descuidado sin darme cuenta y que por tanto están haciendo bajar mi productividad. Muchísimas gracias.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

@Silvestre, me alegra mucho que te sean de utilidad. A mi también me pasa que voy descuidando pequeños detalles de vez en cuando; y el hecho de pensar en ellos para escribir un artículo (o leer sobre ellos en otros sitios) me pone de nuevo "en el buen camino".

Gracias a ti!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Silvestre, me alegra mucho que te sean de utilidad. A mi también me pasa que voy descuidando pequeños detalles de vez en cuando; y el hecho de pensar en ellos para escribir un artículo (o leer sobre ellos en otros sitios) me pone de nuevo "en el buen camino".

Gracias a ti!

Eb48e03cb1e28f378d78b3a0a2381e63
Comentado hace más de 3 años Jordi Sánchez

Por lo único que no estoy de acuerdo (o, como mínimo, no como lo comentas ;)) es en que "hacer tareas es la finalidad última de tu organización personal", ya que podemos caer en una falta de perspectiva. Por el resto, un artículo muy inspirador para gente nueva en GTD. ¡Buen trabajo Francisco! :)

Eb48e03cb1e28f378d78b3a0a2381e63 Jordi Sánchez

Por lo único que no estoy de acuerdo (o, como mínimo, no como lo comentas ;)) es en que "hacer tareas es la finalidad última de tu organización personal", ya que podemos caer en una falta de perspectiva. Por el resto, un artículo muy inspirador para gente nueva en GTD. ¡Buen trabajo Francisco! :)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

En efecto @Jordi, son la finalidad última, siempre que las tengas alineadas con tus metas a largo plazo.

Gracias por tu cometarios y los ánimos!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

En efecto @Jordi, son la finalidad última, siempre que las tengas alineadas con tus metas a largo plazo.

Gracias por tu cometarios y los ánimos!

D41d05f4ac6c8a67e94028755ab8bce6
Comentado hace más de 3 años Ana

Para mí, el gran descubrimiento de FacileThings ha sido ELIMINAR tareas. Nunca me había atrevido a hacer tal cosa. ¡Pecado, anatema! El caso es que muchas tareas pierden prioridad con un poco de perspectiva, e incluso se vuelven inútiles e innecesarias al cabo de unas semanas. Este sistema me ayudó a verlo claro por primera vez. Ahora me atrevo a eliminarlas sin remordimientos, en lugar de arrastrarlas como una losa. ;)

D41d05f4ac6c8a67e94028755ab8bce6 Ana

Para mí, el gran descubrimiento de FacileThings ha sido ELIMINAR tareas. Nunca me había atrevido a hacer tal cosa. ¡Pecado, anatema! El caso es que muchas tareas pierden prioridad con un poco de perspectiva, e incluso se vuelven inútiles e innecesarias al cabo de unas semanas. Este sistema me ayudó a verlo claro por primera vez. Ahora me atrevo a eliminarlas sin remordimientos, en lugar de arrastrarlas como una losa. ;)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

Hola, @Ana. A todos nos cuesta, pero creo que es muy importante (no solo para ser más productivos) aprender a eliminar cosas que no son necesarias e nuestra vida.

Me alegra que lo tengas tan claro. Gracias por compartir!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola, @Ana. A todos nos cuesta, pero creo que es muy importante (no solo para ser más productivos) aprender a eliminar cosas que no son necesarias e nuestra vida.

Me alegra que lo tengas tan claro. Gracias por compartir!

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