Productividad y GTD

Múltiples listas de tareas, una medicina contra el estrés

AUTOR: Francisco Sáez

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¿Tienes más cosas que hacer de las que puedes hacer? Si piensas así, con toda probabilidad sufres más estrés en tu vida del que sería deseable.

Tener algo de estrés puede ser bueno para tu productividad, pero eso no quiere decir que debas vivir en una situación de ansiedad y tensión continua para enfrentarte a todo lo que tienes que hacer en tu vida personal y profesional.

“Tu capacidad para generar energía es directamente proporcional a tu capacidad de relajarte.” ~ David Allen ¡Tuitéalo!

La manera de no sentirte abrumado por la cantidad de cosas que tienes que hacer es aprender a filtrar toda esa información, dándole la importancia y relevancia que debe tener en cada momento.

Necesitas un sistema dinámico que te permita poner tu atención donde importa, sin que el resto de cosas que hay en tu vida interfieran y te causen estrés. Sobre ese otro 95% de cosas que debes hacer, solo necesitas saber que están en un lugar seguro, al que acudirás cuando hayas terminado de hacer lo que ahora mismo es realmente importante.

La utilización de una sencilla lista de tareas no funciona. Imagina que tienes una única lista a la que vas añadiendo todas las cosas que demandan tu atención:

ejemplo de una única lista de tareas

Crear una lista de este tipo es muy fácil, solo tienes que plasmar lo que hay en tu cabeza sobre el papel. Pero esto no soluciona nada. Todo lo que hay en esa lista está golpeando en tu mente con la misma fuerza, y esto es tremendamente ineficiente.

Estás mezclando cosas ya comprometidas con otras que todavía no lo están, cosas urgentes con cosas que pueden esperar. Estás mezclando tareas, eventos y proyectos. Estás mezclando cosas que solo puedes hacer en determinados contextos. Además, algunos elementos de la lista todavía no están bien definidos en tu cerebro, lo que añade aún mayor tensión (¿quieres ir a Nueva Zelanda en tus próximas vacaciones o solo empezar a investigar si es un destino viable por precio y tiempo?).

Para estar tranquilo, debes ser capaz de responder a la pregunta ¿qué hago a continuación?

Un enfoque mucho más eficiente es utilizar varias listas, como hace GTD, donde los elementos contenidos en cada una de ellas tienen significado específico. Las manzanas con las manzanas, y las peras con las peras. Así puedes enfocarte en cada momento en aquello que tiene sentido:

ejemplo de listas de tareas múltiples

Si hoy es día 30 de Noviembre, tienes muy claro que has de entregar las cuentas de la empresa (que, por supuesto, tu contable debe tener preparadas). Si estás trabajando con conexión a internet, hay varias tareas que puedes hacer, pero el hecho de que mañana tengas que publicar un artículo le confiere mayor prioridad a la acción de “escribir ese artículo”. Así que envías las cuentas telemáticamente y activas las herramientas que necesitas para escribir el artículo. El resto de cosas deben desaparecer de tu mente—al menos, por el momento.

También puedes no hacer nada, porque sabes lo que estás dejando de hacer. Puedes relajarte, ir a dar un paseo o disfrutar de la mañana haciendo deporte, porque sabes que por la tarde tendrás tiempo suficiente para escribir el artículo, y el resto de cosas no son urgentes.

“Tienes más que hacer de lo que posiblemente puedes hacer. Sólo necesitas sentirte bien acerca de sus elecciones.” ~ David Allen ¡Tuitéalo!

Tu sistema debe permitir filtrar de una manera natural lo que debes hacer ahora de entre todo lo que tienes que hacer. Si eres capaz de centrar tu atención en un pequeño subconjunto de todas tus tareas, serás capaz de mantener la calma y estar relajado (a pesar de que sigues teniendo muchas cosas por hacer).

Hay quien defiende la simplicidad de trabajar con una única lista de tareas, pero la vida no es tan simple. Ese concepto no tiene sentido en un mundo en el que, apenas has empezado a realizar un tarea, tu jefe te está llamando para una reunión, o un cliente te está exigiendo que soluciones un problema urgente. Necesitas el dinamismo y flexibilidad que te dan las listas múltiples.

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7 comentarios

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Comentado hace casi 5 años Silvestre Segarra Soria

Te animo a que sigas introduciendo elementos gráficos en tus posts, ayudan mucho a la comprensión y retención de conceptos.

1bc2d24613bd3de85ce2b957cfc2802c Silvestre Segarra Soria

Te animo a que sigas introduciendo elementos gráficos en tus posts, ayudan mucho a la comprensión y retención de conceptos.

0d4f81b2a7c5240519c051f82fa7d18b
Comentado hace casi 5 años manuel miguel

Simplemente GTD, casi nada ;) si no estuviese inventado, habría que inventarlo.
Gracias Francisco por recordarnos lo "sencillo" de aplicar un ansiolítico tan eficaz, natural y económico

0d4f81b2a7c5240519c051f82fa7d18b manuel miguel

Simplemente GTD, casi nada ;) si no estuviese inventado, habría que inventarlo.
Gracias Francisco por recordarnos lo "sencillo" de aplicar un ansiolítico tan eficaz, natural y económico

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Comentado hace casi 5 años Francisco Sáez

Esa es la idea, @Silvestre. Lo seguiré haciendo ;)

Gracias por tu comentario, @Manuel.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Esa es la idea, @Silvestre. Lo seguiré haciendo ;)

Gracias por tu comentario, @Manuel.

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Comentado hace casi 5 años Juan Carlos Hoyos Posada

Es increíble lo bien que presentas un concepto que le lleva varios capítulos a David Allen explicar. Te felicito siempre he admirado como presentas los conceptos de GTD.

E0e8ecd835d4297adc7a220c3c0493b0 Juan Carlos Hoyos Posada

Es increíble lo bien que presentas un concepto que le lleva varios capítulos a David Allen explicar. Te felicito siempre he admirado como presentas los conceptos de GTD.

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Comentado hace casi 5 años Francisco Sáez

Muchísimas gracias por tus palabras, Juan Carlos :)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Muchísimas gracias por tus palabras, Juan Carlos :)

6ba565be5eab28e39ac983bbb998afd7
Comentado hace casi 5 años Miguel Yammine

Es simple mente genial. Creo que es la mejor explicación de GTD. La leeré periódicamente para volver a clarificar y disfrutar lo esencial de GTD.
Ahora le puedo explicar GTD a mis hijos de manera simple y sencilla. Gracias.

6ba565be5eab28e39ac983bbb998afd7 Miguel Yammine

Es simple mente genial. Creo que es la mejor explicación de GTD. La leeré periódicamente para volver a clarificar y disfrutar lo esencial de GTD.
Ahora le puedo explicar GTD a mis hijos de manera simple y sencilla. Gracias.

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Comentado hace casi 5 años Francisco Sáez

Gracias a ti por comentar, Miguel. Un gusto!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias a ti por comentar, Miguel. Un gusto!

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