Productividad y GTD

Mejor ratio: ¿Cuánto tiempo deberías dedicar a planificar y a hacer para tener éxito con tus tareas?

AUTOR: Alana Downer
Planning and doing

La mayor diferencia entre los soñadores y la gente que hace cosas son los resultados que verán. La realidad es que ninguno de los dos llegará a su máximo potencial sin un plan y una ejecución correctas. Si pasas todo el tiempo planificando nunca conseguirás hacer nada. Si pasas todo el tiempo haciendo, no hay manera de asegurar la eficiencia y la optimización de tiempo de lo que consigues.

Encontrar el equilibrio ideal entre planificar y ejecutar el plan es necesario para que nuestros esfuerzos valgan la pena. Sin embargo, ese equilibrio varía significativamente de persona a persona y de tarea a tarea.

Completar unas tarea es más importante que planificarla

Excepto que seas clarividente, no hay nivel de planificación ni de investigación que te prepare realmente para la tarea que vas a realizar. La mayoría de las cosas son mucho más fáciles de decir que de hacer y mucha gente necesita la experiencia de estar con las manos en la masa para poder estar familiarizada con una tarea que hace por primera vez. Una encuesta interactiva descubrió que el 52% de los adultos americanos encontraron la experiencia de hacer las cosas de verdad la manera más útil de aprender de los ocho métodos que les dejaron a elegir.

Planificar es un proceso que típicamente lo incluye todo excepto la experiencia real. Planificar sirve para quitar algo del misterio de intentar hacer una tarea por primera vez o para ayudarte a no procrastinar las tareas que odias, pero tiene mucho menos impacto que ponerse manos a la obra. Incluso si vas a tientas o cometes errores, tendrás un entendimiento más claro mientras solucionas los problemas.

Esa es la razón por la que planificando sólo avanzas hasta cierto punto. Pasar el mayor tiempo posible haciendo en vez de planificando te aportará experiencia funcional, práctica y sensorial que te ayudará a dominar la tarea.

Cómo impacta la experiencia en la tarea

Si tu trabajo es reconstruir el motor de un coche y no tienes ninguna experiencia trabajando con recambios de coches, la ejecución te va a llevar mucho tiempo. Lo más probable es que cometas errores y necesites volver hacia atrás si intentas aprender sobre la marcha. La razón por la que un mecánico puede reconstruir un motor de manera tan rápida es porque ha planeado y ejecutado el proceso muchas veces.

Si has pasado un tiempo significativo planificando y haciendo una tarea similar, solo necesitas planificar las cosas particulares de la situación y crear un plan de reserva por si las cosas no van como has planeado. Aquí es donde menos necesitas planificar. Tu experiencia siempre debe guiar tu manera de afrontar las cosas.

Quitar límites artificiales

No hay un equilibrio perfecto entre planificar y ejecutar. Todo depende del nivel de comodidad, experiencia y conocimiento del individuo. Tener el mismo enfoque en todas las tareas puede llevarte a ser muy ineficiente. Tan pronto como un proyecto empieza, los planes pueden cambiar. Sobreplanificar puede convertirse muy rápida y fácilmente en una pérdida de tiempo. Por otro lado, no planificar nada puede conducir a la desorganización, obstaculizando el proyecto.

En vez de atenerte a una fórmula arbitraria, planifica sobre la marcha. Empieza con un pequeño esquema y decide cada aspecto de la tarea según surge. A lo mejor necesitas seguir planificando una vez hayas empezado. Hacer eso te permite desarrollar un plan preciso al que es fácil atenerse, asegurando que toda tu investigación y tiempo están bien usados.

Cada faceta de un proyecto puede requerir una cantidad distinta de planificación, pero no lo sabrás hasta que no empieces. Esto puede ir cambiando la balanza cada vez. Algunas cosas pueden no requerir ningún plan. Otras pueden requerir coordinación o que otras tareas que son contingentes en la finalización de otras necesiten más nivel de planificación. Afronta las cosas según vienen para evitar malgastar esfuerzos.

Normalmente, emplear menos tiempo planificando que haciendo suele ayudar. Si tardas más de la mitad del tiempo en planificar, pierdes oportunidades valiosas para terminar tareas. Incluso probar, fallar, y aprender de tus errores puede ser más beneficioso que estar sentado dibujando en una pizarra todo el día.

Alana downer
Alana Downer

Alana es una gran viajera, escribe sobre finanzas y gestión económica, y es una defensora de la mejora personal. También es parte del equipo de Learn To Trade, donde comparte sus consejos y sugerencias para ayudar a otras personas a planificar su futuro financiero y alcanzar la independencia económica. En lo personal, ama el café sobre todas las cosas.

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