Getting Things Done - GTD
La controvertida Regla de los Dos Minutos
AUTOR: Francisco Sáez
La etapa Aclarar de GTD consiste fundamentalmente en transformar las cosas que has capturado en tus bandejas de entrada, otorgándoles el significado real que tienen en tu mundo. De esta manera eliminas la incertidumbre y el estrés que puede derivarse de su falta de definición.
En el caso de que la captura sea accionable, necesitas identificar cuál es la siguiente acción y, o bien aplazarla si debes hacerla tú mismo o bien delegarla si debe hacerla otra persona. El método incluye una tercera posibilidad: Hacerla en ese mismo momento si se trata de una acción que puede completarse en un par de minutos.
Esta viene a ser la Regla de los Dos Minutos, que se podría enunciar así:
“Si al aclarar una acción siguiente te das cuenta de que puedes llevarla a cabo en menos de dos minutos, hazla ya, incluso si no es una tarea urgente o de gran importancia.”
Hay un razonamiento claramente económico detrás de esta regla. Si completar una tarea lleva menos tiempo que organizarla en tus listas y seguirle la pista puntualmente, será mucho más eficiente hacerla en el momento en que cae en tus manos.
En este sentido, se considera que la Regla de los Dos Minutos puede mejorar mucho tu productividad, haciendo que tus proyectos avancen sin cesar y evitando que muchas pequeñas cosas lleguen a sobrecargar tu sistema.
Y es cierto. Esta regla puede ser muy potente, pero su aparente simplicidad también implica algunos riesgos que conviene considerar.
Aclarar es un proceso intelectual que requiere una gran concentración. Necesitas pensar a fondo sobre cada elemento que estás procesando; concretamente, necesitas pensar en qué significa realmente cada cosa y cómo la vas a integrar en tu vida. Cuando aplicas la Regla de los Dos Minutos, de alguna manera estás interrumpiendo este proceso. Tu cerebro necesita pasar de modo “pensar” a modo “ejecutar”, para volver a modo “pensar” con el siguiente elemento.
Otro problema es que la mayoría de la gente hace malas estimaciones de lo que puede durar dos minutos. Si te dejas llevar y aplicas la regla constantemente es posible que, aunque elimines unas pocas pequeñas tareas en el mismo momento de aclarar, la definición y organización de otras capturas se resienta debido a las interrupciones.
David Allen advierte de que los “dos minutos” son una cifra meramente orientativa que es posible expandir, lo que a veces se malinterpreta como “hazlo en el momento si tienes tiempo”. Cuidado, porque esto puede dar al traste con los beneficios de la metodología.
Por supuesto, hay casos concretos en los que esta fórmula puede resultar beneficiosa. Como señala el propio David Allen en su libro, la gestión de emails requiere muchas veces de acciones rápidas que se pueden hacer inmediatamente, desbloqueando así una cantidad de trabajo considerable (respuestas inmediatas del tipo “gracias” o “ok, quedamos el viernes” no deberían aplazarse).
Ten en cuenta todas estas consideraciones a la hora de usar la Regla de los Dos Minutos. Aplícala únicamente cuando no vaya a interrumpir apenas el flujo de trabajo propio de la etapa Aclarar, y siempre que no se ponga en peligro el vaciado de la bandeja de entrada.
Es posible que una tarea sólo lleve dos minutos pero que cambie completamente tu estado mental, como por ejemplo, una llamada a alguien que puede ponerte de mal humor. No utilices la regla de los dos minutos en estos casos; aplaza la acción.
Recuerda que el objetivo de Aclarar es vaciar la bandeja de entrada. Si ves que aplicando la Regla de los Dos Minutos no vas a poder terminar de vaciar la bandeja de entrada (porque tienes que irte a una reunión en cinco minutos, por ejemplo), evita hacerlo. Siempre es preferible completar el paso Aclarar.
Recuerda, la Regla de los Dos Minutos es opcional. Utilízala sabiamente.
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