Getting Things Done - GTD
Cómo Analizar tu Productividad Personal
AUTOR: Francisco Sáez
"Uno nunca se da cuenta de lo que ha hecho; sólo ve lo que le queda por hacer." ~ Marie Curie
La forma más inteligente de mejorar cualquier aspecto de un negocio (ventas, costes, satisfacción de clientes, etc.) es medir los resultados actuales relacionados con dicho aspecto, utilizar esos datos para inferir una estrategia que permita mejorar los resultados, implementar esa estrategia y volver a medir para determinar si hemos acertado o no. Seguramente nos equivocaremos alguna que otra vez antes de dar con la tecla correcta, pero disponer de datos reales sobre los que apoyar las decisiones es fundamental. Construir, medir y aprender. Ése es el mantra del método de creación de empresas Lean Startup, tan de moda últimamente.
En mi opinión, la forma más inteligente de mejorar cualquier aspecto de tu vida—personal y profesional—sigue un mecanismo similar a lo mencionado anteriormente. Averiguas en qué punto te encuentras con respecto a ese aspecto de tu vida, piensas qué puedes hacer para acercarte más al resultado deseado, lo haces y evalúas de nuevo dónde estás. El problema es que es mucho más difícil obtener datos objetivos de tu situación personal, que de la situación de una empresa. Si eres un corredor profesional de 100 metros lisos, es fácil medir tu mejor tiempo y definir y ajustar estrategias de entrenamiento, alimentación y descanso, en función de nuevas mediciones. Pero éste no suele ser el caso…
Como ya comentaba en el artículo El Arte de Tomar Decisiones, tomar buenas decisiones puede llegar a ser muy complicado porque hay un buen número de factores subjetivos y externos que te condicionan. Sin embargo, si eres capaz de obtener mediciones objetivas de los datos más relevantes necesarios para tomar una decisión concreta, tendrás muchas más posibilidades de acertar con ella.
“La medición es el primer paso que conduce al control y, en definitiva, a la mejora. Si no puedes medir algo, no lo puedes entender. Si no lo puedes entender, no puedes controlarlo. Si no lo puedes controlar, no puedes mejorarlo.” ~ H. James Harrington
Debido a la cantidad de herramientas que tenemos hoy en día, el éxito de las decisiones que tomamos viene determinado en gran medida por nuestra capacidad de analizar datos. Pero no te asustes, esta capacidad se aprende. Aunque la primera vez no tengas mucha idea de cómo interpretar esos datos, después de unas cuantas iteraciones intuirás con bastante claridad cómo puedes mover esos datos en la dirección correcta.
Ahora bien, ¿qué deberías medir para mejorar en el terreno de la productividad personal? Pregunta complicada. De hecho, no he encontrado nada en Internet que me sirva de guía (probablemente, ésta sea la razón por la que todos nos guiamos básicamente por nuestros instintos en este terreno… y fallamos tan a menudo). Así que he estoy definiendo mis propios indicadores en función de lo que se consideran buenas prácticas dentro de la metodología GTD:
- Sacar todo de tu cabeza es importante, así que deberías tener una noción de cuántas cosas capturas por día y cómo varía este parámetro en el tiempo. Un decremento continuado en este dato puede indicar que estás dejando de ser productivo.
- Dedicar un tiempo específico a procesar lo recopilado, o vaciar la bandeja de entrada, implica que estás separando bien la etapa de pensar de la etapa de hacer, por lo que deberías saber cuántas veces recopilas al día y que porcentaje de cosas procesas cada vez. Otra vez, la evolución en el tiempo de estos datos puede reforzar el hábito o mostrar que estás flaqueando.
- Hacer la Revisión Semanal es crucial, así que deberías saber cuándo la has hecho (y con qué profundidad) y cuándo te la has saltado.
- Todo lo que haces debería estar alineado con tus niveles de perspectiva, de modo que saber qué porcentaje de tus acciones cumplen este requisito te puede ayudar a mejorar.
- Conocer el progreso de tus objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos te permitiría analizar en qué aspectos de tu vida te estás concentrando y cuáles estás dejando de lado.
- Aunque el parámetro más socorrido es, probablemente, la cantidad de tareas terminadas en un periodo, se trata de una métrica peligrosa. No todas las tareas son iguales, ni tienen la misma importancia, ni requieren el mismo tiempo para hacerse. Puede ser útil, pero sólo en combinación con otros datos.
¿Qué te parece? ¿Qué datos añadirías si tuvieras la posibilidad de tener un cuadro de mando con toda la información relevante a tu productividad personal?
3 comentarios
Me parece un buen punto de arranque.
Me parece un buen punto de arranque.
Yo utilizo una hoja de cálculo donde no valoro acciones sino actitudes, o lo que vosotros llamais, roles o áreas
En las filas pongo la fecha y las áreas
La cabecera podría ser: Fecha, Salud, Familia, Social, Trabajo, Desarrollo personal. Salvo la fecha, el resto las valoro de 1 a 10 y luego hago todo tipo de gŕaficos, medias y resúmenes
Tras un año usando este sistema, ya no lo puedo dejar, pero me gustaría gamificarlo un poco más para hacerlo más divertido
Yo utilizo una hoja de cálculo donde no valoro acciones sino actitudes, o lo que vosotros llamais, roles o áreas
En las filas pongo la fecha y las áreas
La cabecera podría ser: Fecha, Salud, Familia, Social, Trabajo, Desarrollo personal. Salvo la fecha, el resto las valoro de 1 a 10 y luego hago todo tipo de gŕaficos, medias y resúmenes
Tras un año usando este sistema, ya no lo puedo dejar, pero me gustaría gamificarlo un poco más para hacerlo más divertido
Hola Juan,
Ese es un magnífico sistema de evaluación y, de hecho, tenemos previsto desarrollarlo en FacileThings con un gráfico tipo "Rueda de la Vida". ;)
Hola Juan,
Ese es un magnífico sistema de evaluación y, de hecho, tenemos previsto desarrollarlo en FacileThings con un gráfico tipo "Rueda de la Vida". ;)