11 pautas para aclarar las cosas

Procesar y aclarar son los dos nombres por los que se conoce la segunda etapa del flujo de trabajo de GTD.

En esta etapa se trata de aclarar qué es cada cosa que has capturado previamente y decidir qué vas a hacer con ellas. Se trata de convertir una bandeja de entrada repleta de asuntos amorfos e indefinidos en un conjunto de acciones correctamente organizadas. En otras palabras, es aquí donde transformas el caos en tranquilidad.

Esta etapa es tan importante como las demás para que tu sistema organizativo esté completo y al día. Aquí tienes una guía de buenas prácticas para aclarar las cosas de forma eficiente:

1. Procesa al menos una vez al día. Las cosas que no se procesan son tareas, ideas, pensamientos, etc. sin determinar que rondarán tu cabeza hasta que les des forma. Procesa tan frecuentemente como necesites para tener la sensación de que todo está bajo control.
2. Procesa cada cosa de forma aislada. Procesa los elementos de uno en uno, sin dejar que el resto de elementos te distraigan. Necesitas centrar tu atención en cada elemento para tomar las mejores decisiones.
3. Procesa las listas en orden secuencial. De arriba a abajo, o de abajo a arriba, no importa. Todos los elementos tienen la misma importancia. Si das prioridad a alguno en este punto, empezarás a dejar cosas sin procesar y a procrastinar tareas, y tu sistema de productividad personal perderá todo su valor.
   
4. Vacía tus bandejas de entrada. Ese es el objetivo de procesar: terminar cada “procesado” con tus bandejas de entrada vacías. No te dejes ningún elemento, por difícil que sea de tomar una decisión.
5. No devuelvas ningún elemento a la bandeja de entrada. Una vez que has aclarado qué es una cosa, no vuelvas hacia atrás. Tómate todo el tiempo que necesites y no caigas en hábitos improductivos. Sigue adelante.
6. Minimiza tus bandejas de entrada. Aclarar significa vaciar tus bandejas de entrada. Por lo tanto, cuantas más tengas, más complejo y díficil de manejar será tu sistema. Reduce el número de cuentas de correo y aplicaciones de gestión personal que usas. Una de cada es suficiente.
7. Dedícale un tiempo exclusivo. Cada etapa de GTD requiere una actitud mental diferente. Resulta mucho más eficiente ponerse en modo “aclarar” en uno o más momentos del día que interrumpir constantemente lo que estás haciendo para procesar lo que te viene a la mente.
8. No emplees demasiado tiempo. Aquí no se trata hacer el trabajo, sino de entender qué es cada cosa y definir claramente la próxima acción, la próxima actividad física necesaria para avanzar. Aclarar cada elemento no debería llevarte más de un par de minutos.
9. Actualiza tu Lista de Proyectos. Si algo requiere más de una acción, añade un proyecto a la Lista de Proyectos para tener un recordatorio de que todavía quedan cosas por hacer aquí.
10. Si delegas una acción, anota a quién y cuando la delegaste, para poder hacer un buen seguimiento posterior.
11. Regla de los dos minutos. Viene a decir que si la acción definida requiere menos de dos minutos y puedes hacerla ahora, es mejor hacerla.

Aclarar un montón de cosas que tienes apiladas en la mesa o una infinidad de correos que tienes en tu bandeja de entrada es una tarea que, a priori, puede dar hasta miedo. Esto no ocurrirá si lo haces con la frecuencia necesaria.

En esta etapa reside una de las grandes fortalezas psicológicas del GTD. Una vez has decidido la próxima acción para cada cosa incompleta de tu vida, consigues una sensación de control y relax que merece completamente el esfuerzo.