Si emprendes, GTD es para ti

Una persona emprendedora es, según el diccionario, alguien que emprende con resolución acciones dificultosas o azarosas. Wikipedia añade, más específicamente, que se trata de una persona que diseña, lanza y pone en funcionamiento un negocio,​ partiendo de una innovación.

Un emprendedor necesita tener cualidades de líder así como de gestor. Liderar significa aprovechar oportunidades, asumir riesgos, distinguir lo importante de lo urgente, establecer prioridades, organizar el trabajo en función de éstas y tomar todo tipo de decisiones. Gestionar significa hacer las cosas de forma efectiva para alcanzar los resultados deseados.

En situaciones de mucha incertidumbre, en las que hay que ir pivotando un producto innovador con la agilidad suficiente para ajustarlo cuanto antes a la demanda del mercado, es donde la aplicación de GTD puede marcar la diferencia.

GTD se basa en gestionar con eficiencia nuestros compromisos internos y externos, haciendo que las cosas fluyan a partir del hábito de decidir constantemente ¿qué es lo siguiente? Es, por lo tanto, una herramienta útil para cualquier tipo de persona, independientemente de su entorno y carga de trabajo. Sin embargo, hay ciertos colectivos—y el de los emprendedores es uno de ellos—para los que el uso de GTD puede ser, no sólo una ayuda, sino una herramienta crucial para tener éxito.

Si tienes una idea que quieres desarrollar y has diseñado, aunque sea mentalmente, todo lo que sería necesario llevar a cabo para materializarla, entonces tienes un plan. Incluso puede que hayas avanzado más y ya tengas definido un auténtico plan de negocios. Sea como sea, el problema principal de cualquier plan es que hay que ejecutarlo dentro de unas restricciones. Hay que saber cuándo hay que hacer cada cosa y completar efectivamente cada acción que te llevará al resultado deseado.

Si estás creando una empresa ¿tienes que implementar GTD de una manera especial? Básicamente, no. El método es tan válido para una persona emprendedora como para cualquier otra persona. Sin embargo, puedes enfocarlo de forma que te permita concentrarte más y mejor en el desarrollo de tu idea. Según mi experiencia, estos consejos pueden ayudarte en cada una de las cinco etapas de GTD.

1. Capturar

Si capturar el 100% de las cosas que llegan a tu mente es un requisito estándar de GTD, en el caso de las personas emprendedoras es fundamental. Cualquier idea, por absurda que te parezca hoy, puede marcar la diferencia de tu producto mañana. Cualquier información que encuentres puede facilitarte el desarrollo o abrirte nuevas puertas. Da rienda suelta a tu creatividad y captura absolutamente todo lo que se te ocurra, sin prejuicios, como si de un ejercicio de brainstorming se tratara. Ya habrá tiempo de descartar cosas después.

2. Aclarar

Al aclarar las cosas debes ser coherente con tu plan estratégico. Añade a tus listas de Acciones Siguientes aquéllas tareas que son importantes para lograr un producto viable y tus objetivos más importantes a corto plazo. Aquéllas que no son estrictamente necesarias ahora mismo pueden añadirse a la lista Algún día/Tal vez para ser evaluadas de nuevo más adelante.

Necesitas conocer tus puntos fuertes y débiles. Si tu economía te lo permite, trata de delegar o subcontratar aquellas acciones relacionadas con tus puntos débiles. Céntrate en hacer lo que mejor sabes hacer y lo que te apasiona.

3. Organizar

Al organizar, ten en cuenta que, aunque tienes un gran objetivo principal (crear un negocio rentable y sostenible) es mejor atacar por partes. Define proyectos para cualquier resultado que necesite de varias acciones, para asegurarte de que todo queda bajo control. Si un proyecto tiene varios componentes que pueden gestionarse en paralelo o por diferentes equipos o personas, define subproyectos para poder hacer un seguimiento eficiente de cada uno de esos componentes. Clasifica, etiqueta y archiva toda el material de referencia que pueda servir de soporte para esos proyectos, de modo que sea fácilmente accesible.

4. Reflexionar

Reflexionar de manera regular sobre todo lo relacionado con tu gestión personal y la de tu emprendimiento es fundamental para mantener todos los componentes actualizados y cohesionados. No se saltes la Revisión Semanal por muy loca que haya sido la semana; te dará tranquilidad y te permitirá mantener la concentración en las cosas importantes.

Además de las revisiones semanales, en situaciones de emprendimiento es muy recomendable hacer revisiones más panorámicas a intervalos mayores: una revisión mensual para comprobar que estás en el camino de lograr tus objetivos trimestrales, una revisión trimestral para ver cómo vas con respecto a los objetivos anuales, y una revisión anual para alinear de nuevo tu estrategia con tu visión general del negocio.

5. Ejecutar

Si realizas los cuatro primeros pasos de GTD tal como recomienda la metodología y sigues estos consejos específicos para emprendedores, entonces la última etapa, ejecutar, caerá por su propio peso. Cuando todas las acciones están en tu sistema, alineadas con tu propósito y tus objetivos, es fácil decidir en qué debes enfocarte en cada momento. Tu sistema GTD, bien apoyado en tu plan estratégico, te ayudará a aclarar el camino y tomar las mejores decisiones.