GTD obtuvo una gran popularidad en los años posteriores a la publicación del libro Organízate con eficacia de David Allen en 2001 y, aunque ya no tiene el bombo publicitario y expansión que tuvo en sus primeros años, es una metodología que se ha asentado de manera sólida como uno de los mejores sistemas de gestión personal.
Pero ¿ es GTD todavía relevante en 2024, más de dos décadas después de su creación? ¿Es interesante que lo conozcas, lo entiendas y lo apliques en tu vida? Yo creo sinceramente que sí, y te voy a dar algunas razones por las que deberías considerarlo.
Soluciona problemas fundamentales
Los problemas que hicieron que GTD surgiera hace veintitantos años y se hiciera tan popular continúan existiendo y cada vez se acentúan más. Cada vez más personas en el mundo viven excesivamente estresadas, con la sensación de no tener el control adecuado de sus vidas y con una gran dificultad para concentrarse lo suficiente en aquello que deberían.
La necesidad de equilibrio entre la vida personal y profesional, y entre todas las áreas de responsabilidad que recaen sobre cada individuo, es cada vez mayor. El trabajo desde casa, una tendencia al alza desde los años de la pandemia, abre una brecha en la relación del trabajo profesional con la vida personal que es necesario gestionar.
Siguen produciéndose cambios y sorpresas, y probablemente ahora se producen a mayor velocidad que hace unos años. El estrés es la enfermedad del siglo XXI. Necesitamos más libertad y una manera más calmada de relacionarnos con nuestros compromisos.
Los avances tecnológicos ayudan a solucionar muchos problemas, pero también nos mantienen hiper-conectados las 24 horas del día. La gran cantidad de inputs que recibimos cada día en nuestros dispositivos hacen que perdamos la capacidad de atención. Los mensajes, emails, redes sociales, etc. generan una gran cantidad de distracciones y añaden dificultades a nuestra capacidad de estar presentes. Cada vez es más complicado concentrarse en algo durante un largo periodo de tiempo.
Si queremos gestionar nuestros compromisos sin estrés, debemos ser capaces de evaluar de manera objetiva cada cosa nueva que aparece, y saber integrarla en nuestra vida con el nivel de reacción adecuado. Este es el fundamento de GTD.
GTD está pensado para lidiar con sorpresas, incertidumbre, y cambios de prioridades. Es una herramienta de gestión personal, no de gestión del tiempo o de tareas. GTD representa un nuevo enfoque que resuelve todos los problemas tradicionales de la gestión del tiempo y la promesa de lograr algo que ni siquiera nos habíamos planteado antes: la productividad sin estrés.
El concepto funciona
GTD es el resultado de un trabajo real efectuado con personas reales en situaciones reales. Después de muchos años asesorando y ayudando a personas super-ocupadas a ser más productivas y vivir de una manera más relajada, David Allen quiso “empaquetar” todo ese conocimiento en un compendio de técnicas y comportamientos que cualquier persona pudiera utilizar.
Para ello, consiguió identificar y extraer los principios que servían de base a estas técnicas, lo que permitía hacer más trabajo con una mayor concentración y serenidad.
En realidad, es muy sencillo. Tu mundo no va a dejar de ser como es ni su complejidad va a desaparecer de repente. Sin embargo, tus sensaciones cambian radicalmente cuando eres capaz de expresar lo que hay en tu cabeza de una manera objetiva y cuando dejas de estar pensando constantemente en cosas que deberías hacer y no estás haciendo. La percepción del mundo es muy diferente cuando añades claridad y eliminas estrés.
- Aclarar todas las cosas que hay en tu bandeja de entrada sigue siendo la manera más apropiada de interactuar con tu entorno, con las cosas nuevas que aparecen en tu vida.
- Organizar y revisar con cierta regularidad todos tus asuntos pendientes o bucles abiertos sigue siendo la manera más efectiva de gestionar tus proyectos y tu carga de trabajo.
- Reflexionar sobre tus áreas de enfoque y responsabilidad es lo que da sentido a lo que haces y te motiva a progresar.
Curiosamente, uno de los grupos en los que GTD ha tenido más éxito es en el de los programadores, ingenieros informáticos y personas relacionadas de alguna manera con la tecnología. La naturaleza de todos estos trabajos es ayudar a la gente a hacer más cosas con menos esfuerzo, algo que encaja completamente con los fundamentos de la metodología.
Es un sistema completo
Como ya he dicho, GTD no es una herramienta sencilla de gestión de tareas ni un modelo de gestión del tiempo. Se trata de un sistema de gestión personal completo, que sirve no solo para estar bien organizado y gestionar tareas en el día a día, sino para desarrollar un propósito y una visión a largo plazo, así como identificar y desarrollar los objetivos que queremos alcanzar en nuestra carrera profesional y en nuestra vida en general. El objetivo es entrenar la atención para hacer en cada momento lo que nos parece más importante y así disfrutar de la vida sin estrés.
Ninguno de los modelos de gestión del tiempo que habían aparecido con anterioridad funcionó como un sistema completo. Se trataba siempre de un conjunto de técnicas y consejos para facilitar la planificación de proyectos y gestión de tareas. Eran soluciones parciales y demasiado simplistas.
Estar organizado significa tener el control de tu entorno. Esto no puede conseguirse de una manera tan sencilla como desglosar un proyecto en tareas, asignar prioridades a esas tareas y ponerlas en un calendario como guía de ejecución. Las cosas necesitan ser perfectamente aclaradas para que puedan organizarse de una manera efectiva. Incluso habiendo sido clarificadas, deben revisarse con regularidad porque sus relaciones con el resto de actividades y, por lo tanto, su prioridad relativa, es cambiante.
Los sistemas tradicionales se preocupaban por la gestión de tareas y su organización en el tiempo, pero no indicaban cómo priorizar estas tareas ni cómo encajar los compromisos en una escala de valores que permitiera enfocar la operativa desde una perspectiva superior. El cambio constante de prioridades implicaba cambios constantes en la organización y raudales de estrés.
Hoy en día es raro encontrar personas que tengan una vida tan sencilla y estable que puedan funcionar con modelos de trabajo tan parciales.
Hay algo que no podemos negar. La vida es, por naturaleza, compleja. Las cosas cambian y nos encontramos en situaciones inesperadas con frecuencia. Además, nosotros nos desarrollamos, evolucionamos, crecemos, y nuestra forma de involucrarnos con nuestro mundo también cambia. Cualquier sistema que no permita adaptarse a los cambios constantes de la realidad no funcionará a largo plazo.
GTD ofrece una estructura que permite integrar la variada complejidad de la vida personal y profesional y, a la vez, ofrece la flexibilidad necesaria para mantener la estabilidad dentro de una realidad cuya única constante es el cambio.
Es fácil de implementar
No es necesario utilizar herramientas especiales o desarrollar nuevas habilidades para hacer GTD. Todas sus técnicas se basan en el sentido común y en comportamientos fundamentalmente humanos. En el peor de los casos, hará falta asentar algunos hábitos productivos y/o deshacerse de algunos hábitos improductivos.
Es una metodología tan genérica que ha sido implementada con éxito en las más variadas industrias y por todo tipo de personas de diferentes países y culturas: CEOs de grandes empresas, gestores de proyectos, artistas, estudiantes, ONGs, startups, negocios familiares, etc.
Para implementar los principios de GTD es posible utilizar cualquier tipo de herramientas y estructura organizacional disponible. Uno puede empezar con lo que ya tiene.
De hecho, para hacer GTD sólo se necesita algo sobre lo que escribir y un lugar donde guardar las listas. Es decir, una simple libreta es toda la tecnología necesaria.
Mucha gente necesita implementar GTD de una manera digital. Bien, aquí tampoco es necesario utilizar una aplicación específica. Se pueden combinar diferentes herramientas (notas, calendarios, apps de tareas, etc.) para lograr un sistema coherente, aunque requerirá la configuración adecuada. Obviamente, hay soluciones más especializadas que pueden aportar características concretas que facilitan la aplicación de la metodología.
En 2024 disponemos de avances tecnológicos que pueden facilitar el uso de GTD y su integración con todas nuestras áreas de responsabilidad. Hoy es posible utilizar herramientas como Zapier o Make para automatizar los procesos del flujo de trabajo diario entre diferentes apps (email, calendario, etc.). Además, los avances en Inteligencia Artificial pueden agilizar otros aspectos de la organización personal (detección de duplicidades, acceso inmediato a material de referencia, sugerencias de actuación, etc.).
GTD describe una manera lógica, coherente y eficaz de hacer las cosas. Su éxito radica en el propio método, no en las herramientas que se utilizan para implementarlo.
Genera hábitos clave para la vida
Llevo haciendo GTD desde el año 2010 y hace mucho tiempo que no tengo la sensación de estar utilizando una metodología de productividad personal para hacer las cosas. Llegó un momento en el que sus principios empezaron a formar parte de mi y, a partir de ahí, hacer GTD no sólo no suponía ningún esfuerzo sino que era muy fácil expandir su filosofía a cualquier área de mi vida para experimentar ahí una mayor efectividad y un menor estrés.
Los niveles de perspectiva de GTD (los horizontes verticales) te hacen reflexionar sobre las cuestiones importantes de tu vida, como tu propósito, principios, valores, visión, etc. Todo esto, con el tiempo, te va haciendo adquirir mayor conciencia y experimentar la vida de una manera más significativa, con una sensación de dirección más evidente.
A un nivel más profundo, algunas personas logran integrar el modelo como si de una filosofía de vida se tratara, como una herramienta para hacer frente con tranquilidad a cualquier eventualidad que pueda surgir.
El modelo ofrece una solución a qué hacer con cualquier cosa que puedas encontrarte en tu día a día. Te enseña a aceptarla, evaluarla, integrarla en tu vida, organizarla y hacer nuevas valoraciones cuando corresponda.
Cuando gestionas tu atención y tus acciones de una manera integral, el tiempo desaparece de la ecuación. Simplemente, te enganchas a la vida y disfrutas de la experiencia, sea lo que sea que estás haciendo.
GTD te enseña a ver lo que es realmente importante para ti y la forma de tener siempre una sensación de control y perspectiva en tu vida. No siempre puedes tener esa sensación pero es más fácil recuperarla cuando tienes las herramientas adecuadas para hacerlo.
El hábito de aclarar las cosas antes de incorporarlas al sistema organizativo (las listas) y actuar sobre ellas hace que todo sea evidente y que desaparezca la confusión y la ansiedad. Es fácil darse cuenta de que lo mismo ocurre con los problemas que tenemos con otras personas; cuando algo no está claro puede ser una fuente de problemas. El hábito de clarificar todo ayuda, por lo tanto, a tener mejores relaciones con las personas con las que nos relacionamos.
GTD es un método que enseña a la gente a disponer de una inventario objetivo de todo aquello que forma parte de su realidad antes de realizar juicios de valor, a valorar cada cosa en su contexto y con un nivel de reacción proporcionado. ¿Tú visión de la vida ha cambiado? Perfecto. ¿Tienes el frigorífico vacío? Anotado. Todas las cosas de tu vida tienen su importancia en el contexto adecuado. Si te levantas a medianoche con hambre y se te olvidó hacer la compra, pasarás una mala noche, independientemente de tu visión de la vida o tu propósito.
¿Sigue siendo GTD relevante en 2024? En mi opinión, ¡más que nunca! ;)
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