Productividad y GTD

Cómo empezar a implementar GTD cuando estás muy ocupado

AUTOR: Francisco Sáez
“No es suficiente con estar ocupado. Las hormigas también lo están. La pregunta es: ¿En qué estamos ocupados?” ~ Henry David Thoreau

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Too busy

Expresada de diferentes maneras, ésta es una consulta que me plantean de manera recurrente algunos usuarios de FacileThings:

“Necesito organizarme y sé que GTD puede ser la solución a mi problema, pero no soy un especialista en gestión y tampoco me sobra el tiempo. Me abruma la cantidad de cosas que he de conocer para organizarme con GTD, y no veo la manera de encajar todas las piezas y hacer que avancen tantas cosas a la vez. Te agradecería cualquier consejo que me pueda ayudar a aclarar o simplificar el proceso.”

Quienes plantean este tipo de problema suelen ser personas realmente ocupadas—emprendedores, dueños de pequeños negocios o ejecutivos de grandes empresas—, a las que les cuesta mucho salir de su rutina habitual y dedicar el tiempo suficiente para construir los hábitos necesarios que te permiten tener una base sólida en el uso de GTD, y disfrutar de sus beneficios.

Mi respuesta habitual es, más o menos, la siguiente:

1. Puesta en marcha

En primer lugar, olvídate de definir el área de perspectiva (visión, áreas de responsabilidad, grandes objetivos, etc.) hasta que tengas totalmente bajo control el día a día. Puede que esto te lleve algunos meses, pero no tiene sentido pensar en temas de mayor alcance cuando todavía no tienes en marcha los hábitos que te permitirán ser eficiente en tu flujo de trabajo diario. Tratar de abarcar todo al principio cuando estás en una situación de estrés elevado, solo añadirá más estrés.

Así que la puesta en marcha de tu sistema GTD consistirá en un solo paso:

  1. Volcar en el sistema todas las tareas que ahora mismo tienes en marcha, tanto en tu trabajo como en tu vida personal.

Aquí lo ideal es hacer un barrido completo de la mente, pero si tienes un problema serio de falta de tiempo, céntrate en las cosas que ahora mismo rondan tu cabeza. El resto irá llegando en su momento.

Para ello debes bloquear sin falta un par de horas en tu agenda, a ser posible un par de horas en un día tranquilo en que nadie te moleste. Durante ese tiempo revisa todas tus bandejas de entrada (emails, notas, listas de tareas, etc.) y haz una lista de todos los trabajos que estás haciendo actualmente o tienes pendientes de hacer.

Mete todas esas tareas en el sistema. Si para lograr un resultado necesitas más de una acción, crea un proyecto. Pero no te compliques con los proyectos, no necesitas planificar nada. Tan solo indica las próximas acciones que deberías hacer en el proyecto.

2. Mantenimiento

Vale, ya has hecho lo más pesado y solo has necesitado un par de horas. No era para tanto, ¿no?

Una vez tienes en el sistema todo lo que ahora mismo te preocupa, en realidad tienes que dedicar poco tiempo a mantenerlo. De hecho, solo tienes que hacer estas cosas:

  1. Cuando surge algo nuevo—tarea, proyecto, o incluso algo indefinido—cápturalo. No hace falta que entres a FacileThings para hacerlo. Puedes anotarlas en cualquier sitio y, de vez en cuando dedicas cinco minutos a meterlas en el sistema.
  2. De vez en cuando procesa todo lo que hayas capturado. Una vez al día, cada dos días… con la frecuencia que te sientas cómodo. Utiliza la herramienta de procesar de FacileThings para no olvidar ningún detalle.
  3. Elimina las tareas que ya has hecho. No hace falta que lo hagas inmediatamente, pero sería bueno que una vez al día eliminases lo que ya esta hecho de tu lista de Siguientes Acciones. Si una tarea pertenece a un proyecto y no es la última, al eliminarla asegúrate de que tienes la siguiente acción del proyecto en el sistema (créala si no está).
  4. Una vez a la semana, revisa todo tu sistema. Esto es importantísimo porque así mantienes el sistema siempre actualizado con tu realidad, y porque te dará mucha claridad de enfoque para la semana que viene. Aquí, la herramienta de Revisión Semanal de FacileThings te guiará y te permitirá hacerla de una manera rápida y efectiva. Además, el tiempo invertido aquí te permitirá ganar tranquilidad y ahorrar mucho tiempo durante las semana.

Si te habitúas a hacer estas actividades de manera regular, lo normal es que en unos meses los hábitos estén perfectamente adoptados, domines el día a día, y esa sensación de “estar siempre ocupado” desaparezca. Entonces, con todo bajo control, será el momento de pensar a más alto nivel.

5 comentarios

9514df67fd90003961b3fc36c3a583e0
Comentado hace más de 3 años Jerónimo Sánchez

Es así de sencillo, Pachi. Claro, hay muchos más detalles que son importantes, pero esto es lo básico para empezar a tomar el control. Vamos, que si alguien no empieza ya es porque no quiere.

Fantástico post, maestro :)

9514df67fd90003961b3fc36c3a583e0 Jerónimo Sánchez

Es así de sencillo, Pachi. Claro, hay muchos más detalles que son importantes, pero esto es lo básico para empezar a tomar el control. Vamos, que si alguien no empieza ya es porque no quiere.

Fantástico post, maestro :)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

Palabras muy apreciadas viniendo de ti ;)

Muchas gracias, Jero!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Palabras muy apreciadas viniendo de ti ;)

Muchas gracias, Jero!

0a7d1974e7c8c30b8bf3e5640da3abd4
Comentado hace más de 3 años Gustavo

Francisco: uno de los mejores y más simples post que has escrito. Dicen que lo breve y bueno, dos veces bueno; Groucho Marx decía "un discurso tiene que tener un buen comienzo, un buen final y no estar muy separados". 10 puntos

0a7d1974e7c8c30b8bf3e5640da3abd4 Gustavo

Francisco: uno de los mejores y más simples post que has escrito. Dicen que lo breve y bueno, dos veces bueno; Groucho Marx decía "un discurso tiene que tener un buen comienzo, un buen final y no estar muy separados". 10 puntos

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 3 años Francisco Sáez

Muchas gracias, Gustavo.

Un saludo!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Muchas gracias, Gustavo.

Un saludo!

B87b18a8ce84c7d7dd010760ccb65ea6
Comentado hace más de 3 años Miguel Perez

Este post podría ser una serie. En el próximo podrías explicar como ir añadiendo las perspectivas y todo lo demás.

B87b18a8ce84c7d7dd010760ccb65ea6 Miguel Perez

Este post podría ser una serie. En el próximo podrías explicar como ir añadiendo las perspectivas y todo lo demás.

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