La capacidad de atención es un superpoder

Todos tenemos la capacidad de pensar y analizar las cosas que van apareciendo en nuestras vidas para definir de una forma efectiva qué debemos hacer con cada una de ellas, y también para determinar con cuáles de ellas no debemos hacer absolutamente nada.

Sin embargo, mucha gente no lo hace; o no lo hace a menudo. En vez de dedicar un tiempo a pensar sobre los compromisos que tienen en su vida y en su trabajo, dejan que sea su mente la que vaya recordándoles las cosas. Pero la mente no está diseñada para hacer esto de una manera efectiva; nos irá recordando las cosas en cualquier momento, a veces cuando no podemos hacer nada al respecto y a veces cuando es demasiado tarde. Otras veces, simplemente no nos recordará nada.

En un mundo en el que estamos sometidos a constantes distracciones y tentaciones, en el que nuestra capacidad de atención no es ni mucho menos óptima, nos olvidamos de pensar. Y, cuando no lo hacemos, nuestra mente nos perturba constantemente con ese email que no nos apetece contestar, con esas notas de una reunión que no parecen demasiado importantes, o con esa tarea un tanto ambigua que estamos procrastinando.

Cuando no nos preocupamos de “pensar” y dejamos que sea el entorno quien mande, tendemos a posponer las tareas importantes (a veces, sin ni siquiera saberlo) en favor de actividades menos prioritarias pero más placenteras o menos demandantes.

Pensar, prestar atención, concentrarse… son acciones que requieren un esfuerzo cada vez mayor. Y las consecuencias de no hacerlo pueden ser muy negativas, no solo en el terreno laboral. Cuando una persona deja de ser proactiva y se deja llevar por el entorno, su bienestar emocional se deteriora, sus niveles de estrés y ansiedad aumentan y sus relaciones interpersonales empeoran.

Para vencer al entorno necesitamos sistemas que nos ayuden a pensar, que nos proporcionen el espacio necesario para poder reflexionar y ser creativos. Si nos libramos de las distracciones tendremos toda nuestra energía y capacidad de atención para involucrarnos con nuestro mundo en la medida adecuada.

La capacidad de atención es un superpoder que no podemos perder.

El objetivo de sistemas como GTD es optimizar tu capacidad de atención, siguiendo esta simple lógica:

• Si no te puedes concentrar, es imposible que realices cualquier actividad con total efectividad.
• Para que te puedas concentrar adecuadamente necesitas eliminar las distracciones.
• Eliminar las distracciones equivale a gestionar bien tus compromisos.

Distracciones y gestión de compromisos

Cuando estás haciendo una determinada tarea (no necesariamente de trabajo; piensa en leer un libro, por ejemplo) y te asaltan pensamientos que te impiden concentrarte, es muy probable que tu mente te esté recordando algún compromiso que no has gestionado adecuadamente.

La mente recuerda cosas (y distrae), pero no gestiona compromisos. La mente tampoco tiene las prioridades bien establecidas, así que es muy probable que te moleste con las cosas más recientes o con las cosas más llamativas, pero no con las más importantes.

Es necesario un sistema externo para gestionar correctamente los compromisos. Cuando tu cabeza sabe con certidumbre que algo está correctamente gestionado en algún lugar, ya no te molesta con ese pensamiento.

Para romper este ciclo de distracciones mentales necesitas capturar, aclarar y organizar todos tus compromisos, de modo que puedas actuar sobre ellos cuando sea necesario. La mente sólo deja de molestar cuando hay un sistema funcionado mejor que la propia mente.

No necesitas terminar todas las cosas para que la mente deje de recordarlas, sólo necesitas haberlas gestionado de alguna manera para que la mente las dé por completadas y deje de molestar. Es lo que se llama efecto Zeigarnik.

De la misma forma que pones eventos en tu calendario y te olvidas de ellos, necesitas contenedores similares (listas, carpetas, libretas) para el resto de cuestiones, las cosas que no van ligadas a una fecha concreta. Necesitas confiar en que todas tus obligaciones están guardadas en el lugar adecuado y que les prestarás atención en el momento adecuado.

El problema de los compromisos que tienen una naturaleza distinta a los eventos de calendario es que no suelen estar bien definidos y, además, no hay un sistema estándar para gestionarlos.

Aquí es donde entra una herramienta como GTD, proporcionando la estructura necesaria para gestionar todos tus compromisos, sean de la naturaleza que sean, de una manera eficiente.

Tus distracciones internas pueden verse drásticamente reducidas si tienes una manera de organizar limpiamente todo lo que atrapa tu atención, con acciones claramente definidas para no verte obligado a pensar otra vez en ellas, y si puedes hacer un seguimiento de esas acciones a voluntad.

Pero claro, para eso debes forzarte a pensar, a dedicar unos segundos a definir qué es cada cosa que permites entrar en tu vida y decidir qué vas a hacer con ella, si es que vas a hacer algo (establecer la siguiente acción). Debes acostumbrarte a no dejar nada en una situación indeterminada, porque eso es lo que lleva a un rendimiento pobre en la mayoría de actividades, y a un estado natural de ansiedad.

Una vez que decides qué acciones tienes que llevar a cabo y anotas los recordatorios necesarios en las listas adecuadas, consigues ese espacio de libertad que necesitas para seguir tus instintos.

Mejor gestión de compromisos → Menos distracciones → Mayor capacidad de atención