Cómo gestionar el flujo de trabajo, los proyectos y las prioridades

El objetivo principal de la metodología GTD es ayudarte a que tengas tu atención puesta en aquello que es importante para ti en cada momento, a todos los niveles. Para ello te proporciona herramientas que te ayudan a enfocarte en aquello que necesitas, en el momento en que lo necesitas.

El núcleo de GTD está formado por tres modelos de trabajo que han sido probados y validados de manera empírica a lo largo de los años, es decir, a través de su uso y experimentación en el día a día por personas que necesitaban una visión más clara de su vida.

Estos tres procesos permiten gestionar de una manera totalmente efectiva el flujo de trabajo, los proyectos y las prioridades. El primero de ellos te ayuda a ganar control y los otros dos te aportan perspectiva. Veamos cada uno de ellos.

1. Gestionar el Flujo de Trabajo

El modelo de gestión del flujo de trabajo de GTD es seguramente el componente más conocido de esta metodología, porque tiene una aplicación inmediata en la rutina diaria y porque permite obtener un beneficio productivo visible en un corto espacio de tiempo.

Oficialmente denominado Modelo para Dominar el Flujo de Trabajo, consta de cinco etapas que seguramente ya conoces:

1. Capturar. Consiste en guardar cualquier cosa que llama tu atención (potencialmente significativa para ti) en un sistema externo fiable; una o varias bandejas de entrada.
2. Aclarar. Consiste en vaciar tus bandejas de entrada, definiendo qué es realmente cada elemento que hay en ellas y decidiendo qué vas a hacer con él.
3. Organizar. Consiste en poner un recordatorio de cada una de las cosas que has aclarado en la lista correspondiente, según la naturaleza del elemento, para que salga a la superficie en el momento oportuno.
4. Reflexionar. Consiste en revisar tu sistema regularmente para ponerlo al día y ganar claridad y tranquilidad.
5. Actuar. Consiste en utilizar el sistema creado en las etapas anteriores para elegir la mejor acción a realizar en cada momento.

Este modelo te permite recopilar todo aquello que llama tu atención, pensar apropiadamente sobre ello, y organizar un inventario completo de las cosas sobre las que sientes que deberías hacer algo, es decir, tus compromisos.

Cubre el “control horizontal” de la gestión personal, es decir, la gestión coherente de todas las actividades en las que estás involucrado en tu día a día. Básicamente, se trata de la administración de todas tus acciones y proyectos en curso.

Si quieres ver en detalle en qué consisten y cómo se llevan a cabo cada una de estas etapas, puedes descargarte nuestro ebook El Flujo de Trabajo de GTD©, o leer estos artículos.

2. Gestionar Proyectos

La mayor parte de los compromisos que adquieres, personales o profesionales, sólo necesitan ser operados a través del flujo de control definido en el apartado anterior, para generar la sensación de control necesaria.

Sin embargo, hay ocasiones en las que identificarás proyectos en los que no será obvio decidir cuál es la siguiente acción a realizar, porque son más complejos de lo habitual o, simplemente, porque se trata de cosas que no has hecho antes y no sabes bien cómo empezar.

Oficialmente denominado Modelo de Planificación Natural de Proyectos, es un proceso mental de cinco fases por las que pasa nuestro cerebro cuando quiere materializar algo en la realidad:

1. Propósito y principios. ¿Por qué estás haciendo esto? ¿Cuál es tu intención? ¿Cuáles son los valores que definirán tu comportamiento?
2. Visión. ¿Cómo sería el proyecto una vez finalizado?
3. Lluvia de ideas. Consiste en generar ideas potencialmente relevantes para completar el proyecto.
4. Organización. Consiste en organizar las ideas en secuencias de acciones ordenadas por prioridades.
5. Acciones Siguientes. ¿Cuál es la siguiente acción para empezar?

Este modelo te permite empezar a trabajar en un proyecto complejo de una manera rápida y efectiva, con el menor esfuerzo posible.

Si quieres ver en detalle en qué consisten y cómo se llevan a cabo cada una de estas etapas, puedes leer este artículo.

3. Gestionar Prioridades

El hecho de que solemos tener más cosas que hacer de las que somos capaces de hacer hoy mismo, implica que necesitamos una estrategia para decidir qué debemos elegir hacer en un momento dado.

Guardar cosas de manera inteligente en un sistema organizativo no sirve de mucho si no tomamos buenas decisiones a la hora de actuar sobre ellas, y estas decisiones serán buenas en la medida que sepamos priorizar lo importante en cada momento.

El modelo que cubre el “control vertical” de la gestión personal y te permite saber a qué tienes que prestar más atención en cada momento se denomina oficialmente Modelo de Seis Niveles para Revisar tu Propio Trabajo. Estos son los seis niveles:

1. Propósito y principios. ¿Qué da sentido a tu vida? ¿Para qué estás aquí?
2. Visión. ¿Cómo te gustaría ser en el futuro? ¿Cuál es la imagen más optimista que tienes de ti, tanto personal como profesional, en unos cinco años?
3. Objetivos. Son los logros que quieres alcanzar a medio plazo, uno o dos años, para acercarte a esa visión futura.
4. Áreas de Enfoque. Son los diferentes aspectos de tu vida en los que tienes que rendir bien y, seguramente, mejorar.
5. Proyectos. Son los resultados que quieres alcanzar a corto plazo para acercarte a tus objetivos. Un proyecto es un resultado que requiere varias acciones.
6. Acciones. Son los pasos que debes dar para construir los niveles superiores.

Como ves, se parece un poco al modelo de Planificación Natural. De hecho, se trata de aplicar ese modelo a un proyecto mucho más amplio, tu proyecto vital.

Este modelo te permite adquirir una perspectiva general sobre tu vida, de modo que puedas enfocarte en cada nivel cuando sea necesario de una manera rápida y efectiva. Cuando una acción está más directamente relacionada con los niveles superiores, más prioritaria debe ser.

Todos operamos en cada uno de estos niveles, aunque sea de manera inconsciente. Tener un conocimiento real y consciente de ellos te permite enfocarte en las acciones que más ayudarán a ir cumpliendo con los niveles superiores, es decir, las acciones de más valor.

Si quieres conocer en detalle en qué consiste cada uno de estos niveles de perspectiva, puedes leer este artículo.