No importa que estés dirigiendo un negocio u organizando las vacaciones de tu familia. Priorizar sobre una multitud de opciones disponibles es una de las decisiones que más valor aporta al desarrollo de tu vida cada día. Lo haces constantemente, con grandes y pequeñas cosas, a veces de manera meditada, otras veces de manera más intuitiva.
Observas todas las posibles opciones y eliges las que consideras que deben tener tu atención inmediata o en un futuro próximo. Priorizas a todos los niveles: en los quehaceres diarios, en los proyectos en que te embarcas, en tus objetivos a largo plazo… Quieres estar haciendo lo correcto en cada momento.
En el mundo laboral, la forma tradicional de priorizar consistía en evaluar las opciones disponibles y clasificarlas con una letra o un número que indicaba la importancia de ejecutar esa opción en ese momento, con respecto al resto de opciones que también estaban presentes en ese mismo momento. Después, se seguían a rajatabla esas prioridades. Esto fue útil en un tiempo en el que el trabajo era estable, estaba bien definido y apenas variaba con el tiempo.
Hoy en día, una priorización efectiva debe estar dirigida por el contexto. Los contextos cambian constantemente y la forma de priorizar debe adaptarse a la situación en que te encuentras. Debes ser lo suficientemente flexible para priorizar “al vuelo”, en cuanto las circunstancias, las herramientas y las personas que tienes a tu disposición varían.
Pero esto solo es una parte de la ecuación. Es evidente que solo vas a priorizar sobre las opciones que tienes presentes. Si todo lo que tienes a la vista son las cosas urgentes que debes hacer en tu trabajo, no vas a hacer nunca otras cosas que son importantes para tu futuro. Para tomar buenas decisiones, también debes tener claro hacia dónde te diriges y cuáles son tus metas a medio y largo plazo. Además, tu sistema de priorizar debe incluir áreas personales de desarrollo, salud, finanzas, felicidad, familia, ocio, etc.
Como ves, gestionar las prioridades no es tan sencillo como confeccionar una lista de tareas y darles un orden determinado (seguir pensando de esa manera es una de las razones por las que GTD no funciona para algunos). Debe haber un equilibrio entre el tiempo que pasas combatiendo emergencias, haciendo cosas significativas, mejorando tu carrera, desarrollándote como persona, interactuando socialmente, explorando cosas nuevas, etc.
Sin embargo, todo esto no es tan complejo como parece. Si utilizas un sistema de organización en el que captures todo lo que pueda requerir tu atención (no solo las tareas del trabajo), en el que las próximas acciones se puedan agrupar por contextos y en el que las decisiones estén soportadas por una conciencia clara de las consecuencias tanto a corto como a largo plazo (esto te lo da la perspectiva), priorizar se convierte en algo bastante sencillo. Prácticamente, solo tienes que seguir tu instinto, ya qué éste se apoya en toda la información anterior.
Una vez has priorizado de manera adecuada sobre cuál es la mejor acción que puedes estar haciendo en este momento, dadas las circunstancias y tus intereses en esta vida, la siguiente decisión será ¿cuál es la forma más efectiva de hacerlo? ¿Cómo puedo hacerlo para alcanzar el mejor resultado posible con una utilización óptima de mis recursos? Pero esa es otra historia.
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