Getting Things Done - GTD
La Falacia de la Planificación y GTD
AUTOR: Francisco Sáez
¿Eres de esas personas estiman el tiempo que le va a llevar completar cada tarea, con el fin de saber cuántas cosas habrás hecho al final del día, de la semana o del mes? Si es así, ¿consigues a menudo tachar todas las tareas de tu lista, al final del periodo? Si eres como casi todo el mundo, la respuesta será “rara vez”.
La falacia de la planificación es un fenómeno introducido en 1979 por Daniel Kahneman y Amos Tversky, y uno de los sesgos cognitivos más estudiados universalmente. Básicamente, significa que somos demasiado optimistas a la hora de estimar cuánto tiempo vamos a necesitar para terminar de hacer algo. La estimaciones inexactas en la terminación de tareas y proyectos son importantes, porque tienen costes económicos, sociales y personales.
Este fenómeno solo ocurre con tareas que tenemos que hacer nosotros. Si alguien nos pide que estimemos tareas que tienen que hacer otros, tendemos a hacer exactamente lo contrario: creemos que tardarán más de lo en realidad deberían tardar.
Otra cosa curiosa sobre este fenómeno es que ocurre incluso con tareas que ya hemos realizado anteriormente y tareas de naturaleza parecida a otras con las que ya tenemos experiencia. Ni aún así acertamos. Y no solo subestimamos el tiempo, sino también el coste económico y los riesgos asociados a la tarea o al proyecto. Hay un gran número de grandes proyectos que han fracasado a lo largo y ancho de este mundo debido a la falacia de la planificación.
En general somos pésimos planificadores y hay unas cuantas explicaciones para ello:
- Cuando planificamos solemos concentrarnos en el escenario más optimista, en el cual no ocurren imprevistos.
- El pensamiento ilusorio hace que prefiramos imaginar el resultado que queremos obtener, en vez de utilizar la razón en nuestras estimaciones.
- Solemos interpretar de una manera muy sesgada nuestro rendimiento pasado con proyectos similares, donde echamos la culpa de cualquier desviación a elementos externos.
- En grupos de trabajo, la necesidad de impresionar a los demás puede influir.
- También es posible que inconscientemente tratemos de minimizar el coste del proyecto para que sea aprobado con más facilidad por nuestro jefe, por nuestro cónyuge o por nosotros mismos.
A nivel de productividad personal, este concepto explica por qué organizarse con simples listas de tareas es tan frustrante. No importa la experiencia que tengas, no importa cuántos años lleves confeccionando una lista de tareas diaria. Al final del día, siempre quedan tareas por hacer.
Cada día aparece nueva información, nuevos problemas, nuevos retos y oportunidades, de modo que los planes y prioridades cambian constantemente. Necesitamos métodos de gestión modernos que nos permitan reaccionar ante los cambios. GTD es una metodología que conoce bien este problema, por lo que no pone un énfasis especial en definir prioridades, hitos y plazos.
Con GTD defines las próximas acciones de cada proyecto, no haces una planificación para el próximo año. A medida que vas completando acciones, vas añadiendo siguientes acciones para hacer que el proyecto progrese.
Esto no quiere decir que no haya que planificar pero, dado que los planes terminan siendo más bien conjeturas, es mejor no aferrarse a ellos. Planificar es un proceso mental que ayuda a visionar el futuro y anticipar las cosas, y eso es importante, pero debemos ser más flexibles. Al final, cualquier plan debe estar subordinado a las circunstancias y a la situación actual.
Un comentario
Conozco perfectamente el fenómeno, al igual que cualquier que se dedique al desarrollo de software.
También está la Ley de Hofstadter que dice prácticamente lo mismo.
Los optimistas dicen que solo te acuerdas de las cosas buenas, quizás por esto no aprendemos y repetimos los mismos errores de asumir cosas que no se cumplen una y otra vez.
Conozco perfectamente el fenómeno, al igual que cualquier que se dedique al desarrollo de software.
También está la Ley de Hofstadter que dice prácticamente lo mismo.
Los optimistas dicen que solo te acuerdas de las cosas buenas, quizás por esto no aprendemos y repetimos los mismos errores de asumir cosas que no se cumplen una y otra vez.