Productividad y GTD

Sobre clics, atajos, velocidad y otras chorradas productivas

AUTOR: Francisco Sáez
“Hay más en la vida que simplemente aumentar su velocidad.” ~ Mahatma Gandhi
Speed and productivity

En los foros sobre productividad personal, GTD y, sobre todo, aplicaciones relacionadas con gestión personal, siempre encuentro un número no pequeño de personas muy preocupadas por cuestiones relacionadas con la velocidad. Que porqué necesito hacer dos clics de ratón cuando podría hacer solo uno, que porqué no hay un atajo de teclado para cada operación se puede hacer con la aplicación, qué porqué realizar un determinado proceso tarda unos minutos en lugar de unos segundos, etc.

En mi opinión personal (este es un artículo de opiniones personales y, por supuesto, puedes estar en desacuerdo con ellas… y hasta puede que tengas razón) esa preocupación tiene sentido solo hasta cierto punto. Mejorar todos los aspectos relacionados con la velocidad en cualquier aplicación sin duda contribuirá a mejorar la productividad final del individuo que tiene que trabajar con ella cada día. Pero utilizar obsesivamente este tipo de argumentos para decantarse por un sistema u otro me parece poco inteligente. Ser más rápido no significa para nada ser más productivo. De hecho, la mayoría de las veces el exceso de velocidad puede generar muchas ineficiencias.

En la zona donde vivo, llena de turistas en verano, muchas veces debes conducir despacio, ya que la carretera suele tener mucho tráfico en ambos sentidos. En esas ocasiones voy muy tranquilo, disfrutando de mi música, porque no se puede hacer otra cosa. Pero siempre veo algún conductor haciendo constantes adelantamientos, arriesgados y sin sentido. Al final, cuando llego a mi destino sigo viendo ese mismo coche algunas posiciones delante del mío. Ha ganado 30 segundos a costa de arriesgarse a tener un accidente estúpido. Y no puedo evitar pensar que ese conductor debe estar algo nervioso y que, desde luego, no ha disfrutado del trayecto. ¿Ha valido la pena “ir más rápido”?

Cada vez leo más tonterías sobre este tipo de falsa productividad. Mira el título de este artículo, 200 atajos de teclado que impulsarán tu productividad. ¿En serio? ¿Crees que resulta productivo retener en la memoria todas las operaciones que puedes hacer con 200 combinaciones de teclado? Es imposible que recuerdes 200 atajos de teclado y, mientras te preguntas cuál era el atajo que te permitía pasar de un determinado estado a otro, podías haber terminado la operación utilizando el ratón y sin haber hecho ningún esfuerzo mental.

También puedes encontrar mil artículos con consejos para ser más productivo leyendo más rápido, ¡¿Por qué hay que leer más rápido?! ¿No es más importante primero elegir bien lo que necesitas leer y segundo leerlo con la tranquilidad necesaria para entenderlo, poder reflexionar y sacar tus propias conclusiones? Nunca he aprendido nada sin dedicar el tiempo necesario a comprender bien las cosas… y leer más rápido para aprender más rápido es lo último que se me ocurriría hacer.

La velocidad da una falsa sensación de productividad y creo que por eso mucha gente le da demasiada importancia. Haces una micro-tarea rápidamente, la marcas como hecha, haces otra, la marcas, el sistema las elimina inmediatamente, tus endorfinas se disparan y una sensación de bienestar te invade. A lo mejor has hecho algo que ni siquiera tenías que hacer, pero da igual, te sientes productivo.

Un ejemplo muy claro de esa obsesión por la velocidad se puede ver en la mayoría de usuarios que empiezan a practicar GTD. La etapas de “procesar o aclarar” y “revisar o reflexionar” requieren su tiempo — porque hay que pensar — , y eso es más de los que muchos recién iniciados pueden soportar. Se quejan de que no pueden “arrastrar y soltar” cada tarea en su destino sin más y, claro, eso destroza su productividad. Lo siento, pero eso es una chorrada. Hacer las cosas rápidamente y sin pensarlas bien es lo que termina destrozando tu productividad. Se quejan de que no pueden “perder una hora” a la semana en revisar su inventario de compromisos, pero luego van toda la semana de culo, perdiendo infinidad de tiempo debido a su desorganización y no ven ninguna relación.

La productividad personal se ve afectada por muchos aspectos, además de la velocidad con que haces las cosas. Algunos de estos aspectos, como la simplicidad del proceso o su implicación cognitiva, tienen muchísimo más peso en tu efectividad final que el hecho de que un determinado paso del proceso tarde en ejecutarse 500 u 800 milisegundos.

Todavía prevalecen muchas ideas del pasado en el terreno de la productividad personal. Ya es tiempo de madurar. Hace falta que dejemos de fijarnos en las chorradas superficiales que “venden” y nos centremos en lo que de verdad importa. Puedes ir más despacio pero ganar en seguridad, evitar riesgos y cometer menos errores… lo que, a la larga, te hará ir más rápido. La impaciencia es un gran enemigo de la eficiencia.

A largo plazo, vas a ser altamente productivo cuando seas capaz de organizarte y realizar tus tareas sin dudas ni confusiones, con claridad.

Resumiendo, la velocidad es opcional, una optimización en la forma de hacer las cosas. Primero haz las cosas bien, después hazlas mejor y, por último, puedes preocuparte por hacerlas más rápido.

6 comentarios

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Comentado hace alrededor de un mes Raúl Hernández González

Hace tiempo escribí algo parecido al respecto de esto que yo llamo "productividad de bajura". No puedo estar más de acuerdo contigo :)

2f0037a81bf090ee993104aa4a93f8b5 Raúl Hernández González

Hace tiempo escribí algo parecido al respecto de esto que yo llamo "productividad de bajura". No puedo estar más de acuerdo contigo :)

4c57ad92999d7a1f4b685eea36a42f4f
Comentado hace alrededor de un mes Alberto Sabate Estrany

Muy buen articulo, muy de acuerdo contigo.

4c57ad92999d7a1f4b685eea36a42f4f Alberto Sabate Estrany

Muy buen articulo, muy de acuerdo contigo.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace alrededor de un mes Francisco Sáez

Raúl, Alberto, muchas gracias a los dos por el apoyo! :)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Raúl, Alberto, muchas gracias a los dos por el apoyo! :)

7b84b3bc56f886a1602fa1928e95a3e1
Comentado hace alrededor de un mes Nacho

Gran artículo Francisco.

La verdad que tienes mucha razón, cantidad de veces intentamos hacer de todo lo más rápido posible cuando lo importante es concentrarte en lo que haces para hacerlo lo mejor posible.

Sigue así que tus artículos nos ayuda en el día a día :)

7b84b3bc56f886a1602fa1928e95a3e1 Nacho

Gran artículo Francisco.

La verdad que tienes mucha razón, cantidad de veces intentamos hacer de todo lo más rápido posible cuando lo importante es concentrarte en lo que haces para hacerlo lo mejor posible.

Sigue así que tus artículos nos ayuda en el día a día :)

8cb92dface6c6671d39264c1a30e72b0
Comentado hace alrededor de un mes Juan Carlos Hoyos Posada

Yo llegue a la empresa donde trabajo hace poco siendo ya un señor mayor y tengo un compañero joven que es muy rápido en su trabajo y o sorpresa al ver que en las veces que hemos cambiado de programa administrativo el se destaca por su velocidad usando el ratón para casi todo y sin una sola combinación de teclas :(

8cb92dface6c6671d39264c1a30e72b0 Juan Carlos Hoyos Posada

Yo llegue a la empresa donde trabajo hace poco siendo ya un señor mayor y tengo un compañero joven que es muy rápido en su trabajo y o sorpresa al ver que en las veces que hemos cambiado de programa administrativo el se destaca por su velocidad usando el ratón para casi todo y sin una sola combinación de teclas :(

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Comentado hace 25 días FELIPE MARTINEZ VERDE

Excelente articulo. No puedo estar más de acuerdo.

92a2add96c238cd734ae92f16f3608b8 FELIPE MARTINEZ VERDE

Excelente articulo. No puedo estar más de acuerdo.

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