Productividad y GTD

La importancia de las Acciones Siguientes

AUTOR: Francisco Sáez
“Pocas veces dejamos cosas sin hacer por falta de tiempo. No se hacen porque no hemos definido cómo hacerlas.” ~ David Allen

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En GTD llamamos “cosa” a lo que hemos capturado y está todavía sin aclarar. Y lo hacemos a propósito, para denotar su carácter abstracto, ya que todavía no nos hemos parado a pensar de qué se trata realmente—aunque podamos tener una idea preconcebida. Luego, cuando estás procesando o aclarando cualquier cosa, la pregunta clave que debes hacerte es “¿es necesaria alguna acción?”

Y sólo hay dos posibles respuestas, sin espacio para la ambigüedad: Sí o no. Pero si la respuesta es “sí” todavía tienes que responder una pregunta más importante: “¿Cuál es la acción siguiente?”

Según David Allen, la acción siguiente es la más inmediata actividad física y visible, necesaria para acercar una situación al resultado final deseado. Obviamente, la acción siguiente no puede depender de ninguna otra acción. Además, para que pueda ejecutarse según los cuatro criterios de GTD para seleccionar la próxima accón, la acción siguiente debe ser lo suficientemente atómica como para poder realizarse de una vez y bajo un único contexto.

Definir bien la siguiente acción es fundamental en cualquier sistema productivo eficiente. Proporciona claridad, tranquilidad y enfoque. Si la acción no tiene un significado claro y concreto, nuestro cerebro pasará por encima de ella en el momento de elegir qué hacer. La ambigüedad es una gran amiga del estrés y de la procrastinación. Si no utilizas los verbos y las palabras adecuadas, no tendrás la motivación suficiente para actuar.

Sabes cuando lo estás haciendo bien porque recibes una inmediata sensación de alivio cada vez que decides cuál es exactamente la siguiente acción necesaria para mover un compromiso, externo o interno, hacia adelante.

Sin embargo, la mayoría de la gente no se molesta en hacerlo. Suelen mantener el mismo texto vago e inconcreto que utilizaron para recopilar la “cosa”. Lo que capturas es la primera cosa que te viene a la cabeza y, normalmente, no tiene mucho que ver con la secuencia real de acciones que necesitas para obtener el resultado.

Sueles capturar tareas aparentemente claras y simples como “hacer la declaración de la renta” o “llevar el coche al taller para hacer la revisión”. Pero ¿cuál es realmente la “acción siguiente” que debe aparecer en tu lista de Acciones Siguientes? No puedes hacer la declaración de la renta si no tienes primero el borrador o la documentación necesaria que provee el banco, así que probablemente “descargar la información de la renta del sitio web del banco” será la acción siguiente. Para llevar el coche al taller necesitas saber si el mecánico puede hacer la revisión en un día y horario que tú puedas permitirte prescindir de tu coche, así que “llamar a Vicente para acordar cuando le llevo el coche” podría ser la acción siguiente. Como ves, las acciones siguientes tienen poco que ver con los textos poco concretos que recopilas al principio.

Tan importante como redactar correctamente la acción siguiente es asignar el contexto adecuado. Seguramente utilices el teléfono muchas veces a lo largo del día, pero no recordarás que tienes que llamar a Vicente a menos que la acción “llamar a Vicente para acordar cuando le llevo el coche” esté asociada al contexto “teléfono”. Si utilizas una aplicación informática, seguramente dispondrá de alguna manera sencilla de categorizar acciones. Si utilizas papel, tu lista de acciones siguientes estará compuesta por varias listas, una por cada contexto habitual.

Cuando defines una acción siguiente tienes que pensar y tomar decisiones. Pero esto no es ningún trabajo extra, es algo que de todas maneras tendrás que hacer en un momento u otro—si no quieres esperar a que todo se convierta en una urgencia. GTD te anima a hacerlo en la temprana etapa de procesar para ganar sensación de control y eliminar estrés. Una vez has definido correctamente cuál es la acción siguiente, tu cerebro no necesita pensar más en ello.

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