Productividad y GTD

Cómo dejar de sentirte tan abrumadoramente ocupado

AUTOR: Francisco Sáez
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¿Estás siempre ocupado? ¿Te sientes a menudo agobiado por todas las cosas que tienes que hacer? Si has entrado en un ciclo en el que no tienes tiempo ni para pensar, ten por seguro que, aunque estés haciendo muchas cosas, la mayoría de ellas seguramente no sirvan para nada. A veces, estar ocupado no es más que una manera de pensar poco y actuar indiscriminadamente.

Es normal que te puedas sentir agobiado de manera puntual, debido a una situación excepcional o a una acumulación de circunstancias. Pero si te sientes abrumado por tus responsabilidades de forma habitual, es un síntoma claro de falta de organización o de mala organización. Para romper esa dinámica, sigue estos 4 pasos:

  1. Aprende. Hacer menos es el camino para ser productivo. Debes aprender a separar el grano de la paja, y esto te puede llevar algún tiempo. Para ello, lo primero que debes hacer es parar y reflexionar hasta que tengas una visión clara de tus objetivos a largo plazo. Anota todas las tareas que sueles hacer e indica el esfuerzo que requieren (poco, mucho) y el valor que aportan (poco, mucho). Probablemente tendrás que hacer muchas pruebas hasta que identifiques qué cosas provocan mayores avances y qué cosas requieren demasiado esfuerzo y no marcan una diferencia importante.
  2. Selecciona. Utiliza la regla del 80/20 y dedíca tu tiempo prioritariamente a las tareas que producen un mayor beneficio con menos esfuerzo. Establece periodos de tiempo lo más cortos posibles para hacerlas. Recuerda la Ley de Parkinson: Si planificas 5 horas para hacer una tarea que se puede hacer en 3 horas, tardarás inevitablemente 5 horas en hacerla. ¡Tuitéalo!
  3. Elimina. Concéntrate en unas pocas cosas importantes y olvídate del resto. No deberías tener más de dos o tres tareas críticas cada día. Si crees que tienes más, pregúntate honestamente ¿Qué pasaría si no hago esto hoy? Apuesta por una buena dieta de información y reduce el volumen de distracciones que vienen de emails, redes sociales, whatapps, mensajes, llamadas… Todo ello contribuye en buena medida a esa sensación de agobio que tienes por estar tan ocupado.
  4. Actúa. Haz primero las tareas críticas, de principio a fin, sin distracciones. Verás que bien te sientes cuando a las 11 de la mañana ya hayas hecho lo más importante del día. Dedicar un par de horas a hacer una tarea de alto impacto puede resultar mucho más productivo que estar todo el día haciendo minucias. En el primer escenario te sentirás productivo y relajado; en el segundo te sentirás ocupado y estresado.

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6 comentarios

86113f3f47e360065e68817fe123e6cb
Comentado hace más de 6 años Rafael Hernampérez

Son los cuatro mejores consejos sobre productividad que he leído. Gracias!!!!

86113f3f47e360065e68817fe123e6cb Rafael Hernampérez

Son los cuatro mejores consejos sobre productividad que he leído. Gracias!!!!

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Comentado hace más de 6 años Francisco Sáez

Gracias @Rafael. La mayoría de los consejos sobre productividad suelen ser de sentido común, pero a veces es necesario leerlos u oirlos para que el cerebro los tenga en cuenta.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Gracias @Rafael. La mayoría de los consejos sobre productividad suelen ser de sentido común, pero a veces es necesario leerlos u oirlos para que el cerebro los tenga en cuenta.

279384a6e14b6a99e51d011574c5b9b8
Comentado hace más de 6 años Macarena

Gracias por poner voz a esos ecos internos!!.
Gestionar bien el tiempo para sentirse liberad@, es algo tan importante que lo olvidamos.Y voilá..encontré este doc.

279384a6e14b6a99e51d011574c5b9b8 Macarena

Gracias por poner voz a esos ecos internos!!.
Gestionar bien el tiempo para sentirse liberad@, es algo tan importante que lo olvidamos.Y voilá..encontré este doc.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb
Comentado hace más de 6 años Francisco Sáez

Un placer, @Macarena. Gracias por compartir :)

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Un placer, @Macarena. Gracias por compartir :)

2ea41ade41cd03391fb3a1cba92cefa5
Comentado hace más de 6 años Monica

Acabo de descubrir facile things y lo cierto es que estoy entusiasmada con el descubrimiento. Tengo una duda que te he planteado en soporte pero creo más adecuado plantearla aquí. ¿No existe una lista hoy? Por lo que he leido creo que no forma parte del sistema GTD, pero os acordáis de todo lo que tenéis que hacer? Cómo gestionáis el hoy? Gracias!

2ea41ade41cd03391fb3a1cba92cefa5 Monica

Acabo de descubrir facile things y lo cierto es que estoy entusiasmada con el descubrimiento. Tengo una duda que te he planteado en soporte pero creo más adecuado plantearla aquí. ¿No existe una lista hoy? Por lo que he leido creo que no forma parte del sistema GTD, pero os acordáis de todo lo que tenéis que hacer? Cómo gestionáis el hoy? Gracias!

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Comentado hace más de 6 años Francisco Sáez

@Monica, en GTD lo primero que miras cada día (o la noche anterior) son las acciones obligatorias del día, que son los primeros elementos de tu Agenda y equivale a lo que tú llamas Hoy.

No obstante, en la Agenda deberían haber muy pocos elementos ya que sólo deben estar los que "necesariamente" se deben hacer ese día. Te lo comento porque no es la forma de entender la Agenda/Calendario fuera de GTD.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

@Monica, en GTD lo primero que miras cada día (o la noche anterior) son las acciones obligatorias del día, que son los primeros elementos de tu Agenda y equivale a lo que tú llamas Hoy.

No obstante, en la Agenda deberían haber muy pocos elementos ya que sólo deben estar los que "necesariamente" se deben hacer ese día. Te lo comento porque no es la forma de entender la Agenda/Calendario fuera de GTD.

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