Definir tu trabajo es parte de tu trabajo

En este artículo utilizo la palabra “trabajo” con el sentido que se utiliza en GTD, es decir, entendida como cualquier cosa que te has comprometido a hacer, ya sea en el ámbito personal o en el profesional.

Pues bien, cuando trabajas, puedes estar haciendo una de estas tres cosas:

• Definiendo tu trabajo.
• Haciendo el trabajo que previamente has definido.
• Haciendo el trabajo que va surgiendo.

Definir tu trabajo significa procesar tu bandeja de entrada, definir bien qué es cada cosa y poner los recordatorios adecuados en las listas apropiadas. También significa revisar todas esas listas de vez en cuando para que tu organización personal esté actualizada.

Hacer el trabajo que previamente has definido es muy sencillo. Solo tienes que mirar tu agenda y tu lista de próximas acciones, que es donde están tus tareas perfectamente definidas, y decidir qué vas a hacer ahora en función de tus circunstancias actuales. Esta es la situación ideal.

Hacer el trabajo que a medida que surge es, a veces, inevitable. Todo el mundo tiene que trabajar en asuntos imprevistos o urgentes en determinados momentos. Tu jefe te dice que se ha adelantado una reunión con un cliente importante para mañana y todavía no tienes preparada la oferta. Tu mujer te llama porque va a salir del trabajo más tarde de lo habitual, y tienes que ir a recoger a tu hijo al colegio.

El problema es cuando estás trabajando en modo reactivo de manera constante porque no has dedicado el tiempo necesario para definir el trabajo que ha ido cayendo sobre tu mesa. De repente, alguien te llama para ver cómo va su proyecto y te das cuenta de que tienes las notas de aquel proyecto debajo de una pila de papeles en tu escritorio y ni siquiera has empezado. O tu marido te recuerda que tenéis mañana una cena en casa de unos amigos y no has ido a recoger esos folletos sobre viajes a Nueva Zelanda de los que queríais hablar en la cena.

Este tipo de situaciones suelen ser la inmensa mayoría de las urgencias con las que te enfrentas cada día, y no se trata precisamente de situaciones inevitables provocadas por terceras personas. Eres tú mismo el que está sembrando tu vida de caos, al no tratar adecuadamente cada nuevo compromiso que has aceptado.

Si quieres lograr un nivel alto de productividad personal, a la vez que eliminas todo el estrés asociado a vivir a salto de mata, necesitas encontrar un equilibrio razonable entre los tres tipos de trabajo mencionados arriba. Desde luego, eso no significa repartir tu tiempo a partes iguales entre ellos. A mi entender, una situación idónea podría ser dedicar un 10% a definir tu trabajo, un 80% a trabajar sobre lo que has definido y otro 10% a las cosas que puedan surgir.

Una de las respuestas más frecuentes que me dan los usuarios de FacileThings cuando les pregunto porqué se han caído del vagón de GTD es que han entrado en una etapa de su vida muy exigente y no encuentran ni siquiera tiempo para actualizar su sistema. Esto es un círculo vicioso. Cuando estás agobiado y tienes tanto trabajo que piensas “no tengo tiempo para organizarme”, estás diciendo sí a continuar trabajando en el modo reactivo que precísamente te ha llevado a esa situación de caos.

Tienes que cortar ese ciclo. Cuando aparezca algo nuevo, pregúntate si es realmente una urgencia. ¿Es más importante que todo el trabajo que tienes definido? Tómate el tiempo de pensarlo y no dejes de hacer lo que estás haciendo si no es así. Simplemente, anótalo para procesarlo y hacerlo más adelante, cuando toque.

Definir tu trabajo es la parte más importante de tu trabajo: Allana el camino para cuando trabajas sobre cosas definidas, y elimina las indefinición que te lleva a trabajar en modo crisis.