Productividad y GTD

5 consejos para ser un GTDista de éxito

AUTOR: Francisco Sáez
"El proceso es sólo tan bueno como el más débil de los eslabones que conforman su cadena." ~ David Allen
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Después de muchos años practicando GTD — y tras algún que otro tropezón — he conseguido una vida en la que ni el orden ni la organización son ningún problema para mi porque están tan integrados en ella que ni que doy cuenta de que existen.

Pero están ahí. ¿Cómo podría sino gestionar una empresa, desarrollar aplicaciones, atender los problemas de nuestros usuarios, escribir artículos, cocinar todos los días, leer multitud de libros, y practicar deporte un par horas al día, sin sentirme agobiado para nada? Evidentemente, GTD funciona muy bien para mi.

Sin embargo, tengo que reconocer que GTD es fácil de aprender pero difícil de practicar. Aunque tengas claro el método y sus beneficios, cambiar hábitos y creencias requiere tiempo y esfuerzo.

Si estás empezando con GTD, o llevas un tiempo practicando pero te asaltan las dudas de vez en cuando, te voy a dar unos consejos que me hubiera gustado recibir al principio de mi aventura.

1. Sé humilde

El gran error que comete la gente que empieza a utilizar GTD es que trata de adaptarlo tanto a sus necesidades que termina eliminando las virtudes de la metodología original. Para disfrutar de los beneficios de GTD hay que ser humilde y no creerse más listo que el sistema.

Si después de utilizar GTD durante unas semanas crees que tiene fallos que tú puedes solucionar haciendo esto o aquéllo, seguramente no estás entendiendo correctamente alguna parte del sistema. GTD ha sido creado después de más de 30 años de consultoría y entrenamiento a personas tremendamente ocupadas, y validado por millones de usuarios. Se ha ido desarrollando de forma práctica, por iteración, acogiendo las cosas que funcionan bien y desechando las que a la larga terminan siendo un problema.

Sé que mi primer consejo no te va a gustar, pero ahí va: Olvida todo lo que crees que sabes, acepta un método que funciona y trata de aprender y adaptarte a él.

2. Hazlo simple

Suelen pasar dos cosas cuando empiezas a utilizar algo nuevo: O no termina de convencerte y lo abandonas enseguida, o bien te toca alguna fibra sensible y empiezas a flipar. Es fácil excitarse en exceso cuando descubrimos algo nuevo que nos gusta, y es normal querer explotarlo al máximo.

A menudo veo en mis clientes esa tendencia a sobre-utilizar y complicar las cosas innecesariamente. Quieren ser super-productivos y tienen una lista infinita de contextos y etiquetas, definen proyectos para todo, definen cada proyecto hasta el último detalle, necesitan utilizar e integrar multitud de herramientas de productividad, etc.

El exceso análisis lleva a la parálisis. Si necesitas mucho tiempo para mantener tu sistema, seguramente es que lo has complicado demasiado. Si dudas a la hora de elegir un contexto, es probable que tengas demasiados contextos.

No añadas nada a tu sistema si no sabes a ciencia cierta que lo vas a necesitar; hazlo cuando no te quede más remedio. Minimiza el uso de contextos, proyectos, objetivos y áreas de responsabilidad, y también el uso de herramientas y aplicaciones. Maximiza el uso de cosas que se puedan gestionar automáticamente, como las tareas repetitivas.

Parafraseando a Einstein, mantén tu sistema tan simple como sea necesario, pero no menos.

3. Aclara tus compromisos

No puedes practicar GTD y esperar grandes beneficios si no te paras un poco a pensar cuáles son tus compromisos reales en esta vida. Si no tienes claro lo que quieres, terminarás diciendo sí a todo lo que llegue y tu vida será un suplicio. Si aborreces un porcentaje importante de tus tareas porque no se alinean con las cosas que te de verdad importan, tienes un problema más profundo: abandonarás GTD o cualquier otro sistema que se ponga en tu camino.

GTD te proporciona las herramientas para ver tu vida con perspectiva. Necesitas aclarar tu propósito de vida y tu visión para que las tareas de bajo nivel tengan sentido.

Dedica el tiempo suficiente a pensar y meditar sobre quién eres, quién quieres ser, qué te importa y qué te motiva. Y hazlo con cierta frecuencia, porque las cosas cambian.

4. Enfócate en lo importante

Casi cualquier persona, entre cosas del trabajo y asuntos propios, puede tener fácilmente varios cientos de tareas pendientes de hacer en cada momento. Sin embargo, muchas de ellas no se pueden hacer todavía y otras no están realmente comprometidas.

GTD te ofrece artefactos para que tu lista de Acciones Siguientes incluya únicamente las acciones a las que debes prestar atención ahora (probablemente unas decenas), sin que el resto de posibles acciones te distraigan.

Aprovecha a fondo estos artefactos: Utiliza el Archivo de Seguimiento para “esconder” acciones que no puedes hacer antes de una fecha determinada, utiliza la lista Algún día/Tal vez para las cuestiones todavía no comprometidas, e incluye en la lista de Acciones Siguientes únicamente las tareas de cada proyecto que ya son accionables.

5. Entiende el porqué

Hacer una cosa por el mero hecho de que “funcione” no tiene mucho sentido. Además de saber cómo debes hacer las cosas, debes conocer el por qué. Para que un sistema cale en ti, necesitas entender los principios que hay detrás de cada comportamiento.

¿Por qué tengo que capturar todo lo que me viene a la cabeza? ¿Por qué debo tener la paciencia de procesar una a una todas las cosas que he capturado? ¿Por qué debo revisar mi sistema regularmente?

Conocer y entender los principios en los que se basa una metodología es fundamental para mantenerte pegado a ella en los momentos difíciles.

Si has leído hasta aquí, quizá te interese conocer estas otras razones que deberás superar para ser un GTDista de éxito.

5 comentarios

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Comentado hace 6 meses Rafa

Yo creo que el punto n°2 es el que a todos nos ha pasado.

Y estoy muy de acuerdo contigo en lo de que es fácil de aprender, pero no tanto de implementar.
Al final, como casi todo, es una cuestión de actitud.

Saludos.

A09042e03644a1ce581f368a9dccc2c9 Rafa

Yo creo que el punto n°2 es el que a todos nos ha pasado.

Y estoy muy de acuerdo contigo en lo de que es fácil de aprender, pero no tanto de implementar.
Al final, como casi todo, es una cuestión de actitud.

Saludos.

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Comentado hace 6 meses Francisco Sáez

Hola Rafa,

Estoy de acuerdo, sobre-utilizar el sistema y complicarlo demasiado es algo muy habitual. Y lo peor es que es muy frustrante, porque haces un gran esfuerzo que en realidad (y paradójicamente) es contra-productivo.

Muchas gracias por comentar!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Rafa,

Estoy de acuerdo, sobre-utilizar el sistema y complicarlo demasiado es algo muy habitual. Y lo peor es que es muy frustrante, porque haces un gran esfuerzo que en realidad (y paradójicamente) es contra-productivo.

Muchas gracias por comentar!

2f5b5d7f29aea265f01d069d716c8de5
Comentado hace 6 meses Juan Pablo

Hola Francisco,

Se agradecen este tipo de artículos para los que aún no llevamos mucho tiempo con el sistema y todavía no estamos 100% alineados con él.

Yo diría que fallo sobre todo en el punto 1, pero no porque ponga en cuestión el método, sino porque desconozco las respuestas concretas que puede ofrecerme GTD ante algunas decisiones que debo tomar para organizarme.

Por poner un ejemplo: el time blocking me ayuda bastante a distribuirme el tiempo entre mis áreas de responsabilidad y así no desequilibrar el compromiso que quiero mantener con cada una de ellas. Pero por lo que yo sé, este enfoque no es parte del GTD y por lo tanto, en teoría, lo estoy aplicando de forma equivocada.

Así que sería genial que incluyeras en el Blog ejemplos de cómo aplicar el GTD en la vida de diferentes profesionales. Esto creo que nos ayudaría a los primerizos a visualizar el poder que tiene GTD para adaptarse casi a cualquier estilo de vida y nos daría una motivación extra para cumplirlo a rajatabla.

Al estar trabajando como freelance me gustó mucho por ejemplo tu artículo de "GTD para freelancers". Me quedé con ganas de más :)

Un saludo!

2f5b5d7f29aea265f01d069d716c8de5 Juan Pablo

Hola Francisco,

Se agradecen este tipo de artículos para los que aún no llevamos mucho tiempo con el sistema y todavía no estamos 100% alineados con él.

Yo diría que fallo sobre todo en el punto 1, pero no porque ponga en cuestión el método, sino porque desconozco las respuestas concretas que puede ofrecerme GTD ante algunas decisiones que debo tomar para organizarme.

Por poner un ejemplo: el time blocking me ayuda bastante a distribuirme el tiempo entre mis áreas de responsabilidad y así no desequilibrar el compromiso que quiero mantener con cada una de ellas. Pero por lo que yo sé, este enfoque no es parte del GTD y por lo tanto, en teoría, lo estoy aplicando de forma equivocada.

Así que sería genial que incluyeras en el Blog ejemplos de cómo aplicar el GTD en la vida de diferentes profesionales. Esto creo que nos ayudaría a los primerizos a visualizar el poder que tiene GTD para adaptarse casi a cualquier estilo de vida y nos daría una motivación extra para cumplirlo a rajatabla.

Al estar trabajando como freelance me gustó mucho por ejemplo tu artículo de "GTD para freelancers". Me quedé con ganas de más :)

Un saludo!

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Comentado hace 6 meses Juan Antonio

Estupenda entrada, habría que repasarla mensualmente, y sobre todo cuando nos caemos del carro.

Estoy de acuerdo con Rafa, en mi caso, que fallo sobre todo con el punto dos. Tengo muchos proyectos, y la revisión es interminable. El problema es que según GTD cualquier cosa que tenga más de una acción es un proyecto. Entonces qué hacemos, ¿no creamos proyectos para cosas triviales con más de una acción (fallaríamos en le punto 1) o creamos realmente todos los proyectos (fallando en el punto 2)?
¿Como resolver el dilema?

Saludos

8097131ab1e00a0f9bbd598a4edb81bd Juan Antonio

Estupenda entrada, habría que repasarla mensualmente, y sobre todo cuando nos caemos del carro.

Estoy de acuerdo con Rafa, en mi caso, que fallo sobre todo con el punto dos. Tengo muchos proyectos, y la revisión es interminable. El problema es que según GTD cualquier cosa que tenga más de una acción es un proyecto. Entonces qué hacemos, ¿no creamos proyectos para cosas triviales con más de una acción (fallaríamos en le punto 1) o creamos realmente todos los proyectos (fallando en el punto 2)?
¿Como resolver el dilema?

Saludos

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Comentado hace 6 meses Francisco Sáez

Juan Pablo, gracias por tus palabras. Tomo nota de la necesidad de atacar GTD desde diferentes profesiones y estilos de vida. Muchas gracias por la sugerencia!

Juan Antonio, creo que crear los proyectos necesarios no va contra el punto 2. Lo que pasa es, que igual que se crean proyectos triviales hay que eliminarlos cuando se completan. También hay algunas otras posibilidades según el caso. Escribiré un artículo sobre ello. Gracias por la idea!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Juan Pablo, gracias por tus palabras. Tomo nota de la necesidad de atacar GTD desde diferentes profesiones y estilos de vida. Muchas gracias por la sugerencia!

Juan Antonio, creo que crear los proyectos necesarios no va contra el punto 2. Lo que pasa es, que igual que se crean proyectos triviales hay que eliminarlos cuando se completan. También hay algunas otras posibilidades según el caso. Escribiré un artículo sobre ello. Gracias por la idea!

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