Productividad Personal
¿Buscas la productividad perfecta? Deja de apagar fuegos
AUTOR: Francisco Sáez
“Más vale prevenir que curar.” ~ Refrán popular
De todas las actividades que haces, ¿cuáles consideras más importantes? ¿Solucionar problemas? ¿Corregir errores? ¿Enfrentarte a nuevos proyectos?
Desgraciadamente, pasamos demasiado tiempo solucionando problemas y corrigiendo errores que han generado algunas cosas que no hemos hecho demasiado bien. Y esto hace que no podamos disfrutar del tiempo necesario para enfrentarnos a nuevos e interesantes retos… y que nuestra productividad deje mucho que desear.
En entornos industriales, el objetivo del mantenimiento preventivo es lograr un sistema productivo ideal, evitando el fallo de los equipos e instalaciones. Si no hubieran averías, ni defectos, ni paradas en las líneas de producción, la productividad sería perfecta. Esto se puede conseguir haciendo inspecciones sistemáticas, y detectando y corrigiendo problemas antes de que éstos se conviertan incidencias graves.
En contraposición al mantenimiento preventivo, el mantenimiento correctivo consiste en reparar un fallo del sistema o avería cuando se produce, de manera que el sistema pueda seguir operando normalmente cuanto antes. Cuando hay un fallo, la producción se para y, por lo tanto, la productividad disminuye.
Cuando tu coche se avería y lo tienes que llevar al taller para que vuelva a funcionar, estás haciendo mantenimiento correctivo. Cuando, cada 15.000 km. o así, cambias el aceite de tu coche para evitar un fallo del motor, estás haciendo mantenimiento preventivo.
En el campo de la productividad personal, el problema es similar. Muchas veces estamos combatiendo pequeñas crisis y dedicando nuestro tiempo únicamente a resolver un problema que acaba de surgir para poder continuar. Lo solucionamos—aparentemente—y no nos damos cuenta de que este tipo de problema volverá a surgir y volverá a robarnos tiempo en otras muchas ocasiones.
Resolver bien un problema no consiste solo en arreglarlo. La acción correctiva debe de ir seguida de un análisis profundo de la causa del problema. Y, seguramente, de ese análisis se desprenderá un conjunto de nuevas acciones preventivas que es necesario implementar para que el problema no vuelva a ocurrir.
Sí, parece mucho trabajo para un problema que aparece de vez en cuando, pero sigue leyendo…
¡Paren las líneas!
Hace muchos años, en las plantas de fabricación de Toyota (y el resto de la industria automovilística), parar una línea de producción era algo que solo podía hacer el jefe de la planta—el coste de parar una línea es altísimo, unas decenas de miles de dólares ¡por minuto!
Cuando Taiichi Ohno introdujo la idea de que cualquier trabajador de la línea debía tener la autoridad y responsabilidad de parar la producción en cuanto apareciera un problema, muchos pensaron que era una locura. La idea consistía en dar inmediata y absoluta prioridad al problema, y solo reiniciar la línea cuando el problema estuviera resuelto.
Una vez reiniciada la línea, un equipo de personas con experiencia debía realizar un análisis de la causa raíz del problema para entender lo que había pasado y tratar de solucionar el problema real.
Algunos gestores le hicieron caso y otros no. Los que le hicieron caso vieron como la productividad de sus líneas disminuía debido a todas las paradas que se estaban produciendo para tratar con los problemas que iban surgiendo. Sin embargo, con el tiempo, los gestores que permitieron a sus trabajadores parar las líneas para poder resolver los problemas, empezaron a ver que las líneas se paraban cada vez con menos frecuencia.
La prevención de defectos estaba generando una mejora continua en la calidad de los procesos, y los resultados no tardaron en ser mejores que los de aquellas líneas que no habían seguido la política de Taiichi Ohno.
Conclusión
Si quieres mejorar tu productividad y pasar menos tiempo apagando fuegos, utiliza la prevención de defectos cuando estés resolviendo un problema:
- Detecta el problema.
- Deja de hacer lo que estés haciendo.
- Corrige el problema.
- Investiga la causa raíz del problema.
- Implementa una solución real.
Los pasos 2 y 3 ayudan a que resolver problemas se convierta en un hábito y no algo que simplemente vas posponiendo hasta que encuentres un mejor momento. El paso 4 te proporciona la oportunidad de entender cómo funcionan realmente tus procesos. El paso 5 te hace más productivo y mejora la calidad del resultado de tu trabajo.
Las rutinas o tareas repetitivas son los puntos donde anclas el mantenimiento preventivo de tu productividad personal. Si practicas GTD, al hacer la Revisión Semanal y repasar las acciones y proyectos completados la semana anterior, considera seriamente la posibilidad de cerrar totalmente los problemas aparentemente resueltos, y reduce el riesgo de que vuelvan a ocurrir.
7 comentarios
Igual no sería descabellado incluir la pauta de 5 pasos que propones dentro de FT. ¿Qué hacer cuando detectas un error?
Me gustó mucho el post.
Igual no sería descabellado incluir la pauta de 5 pasos que propones dentro de FT. ¿Qué hacer cuando detectas un error?
Me gustó mucho el post.
Muchas gracias, Silvestre. De momento, la idea es mantener FacileThings centrado en la metodología GTD ;)
Muchas gracias, Silvestre. De momento, la idea es mantener FacileThings centrado en la metodología GTD ;)
esta metodología la estoy aplicando y aunque me esta dando dolores de cabeza serios, he visto que efectivamente funciona y lo seguiré implementando.
esta metodología la estoy aplicando y aunque me esta dando dolores de cabeza serios, he visto que efectivamente funciona y lo seguiré implementando.
Hola Mauricio,
GTD no es una metodología complicada en sí, pero su implementación implica cambiar algunos hábitos y eso, amigo, sí es complicado.
Pero el esfuerzo vale la pena ;)
Hola Mauricio,
GTD no es una metodología complicada en sí, pero su implementación implica cambiar algunos hábitos y eso, amigo, sí es complicado.
Pero el esfuerzo vale la pena ;)
Hola Francisco,
Escribo en este post porque no se por donde darte las gracias por el software que has creado. Soy un GDTista hasta la médula y habíadaptado Evernote para hacerlo mi software TGD personal, desde hoy estoy probando tu software, y no tengo dudas de que se acabrá conviertiendo en mi software de referencia.
Viva el GTD!
un saludo
Hola Francisco,
Escribo en este post porque no se por donde darte las gracias por el software que has creado. Soy un GDTista hasta la médula y habíadaptado Evernote para hacerlo mi software TGD personal, desde hoy estoy probando tu software, y no tengo dudas de que se acabrá conviertiendo en mi software de referencia.
Viva el GTD!
un saludo
Muchas gracias a ti. Me anima muchísimo recibir esta clase de comentarios ;)
Muchas gracias a ti. Me anima muchísimo recibir esta clase de comentarios ;)
Es interesante todo lo que mencionas. Ahora conozco el nombre de Taiichi Ohno y su metodología "Just in time", que es justo lo que mencionas. Comenzaré a aplicarla cuanto antes, porque los fundamentos teóricos me parecen convincentes.
Es interesante todo lo que mencionas. Ahora conozco el nombre de Taiichi Ohno y su metodología "Just in time", que es justo lo que mencionas. Comenzaré a aplicarla cuanto antes, porque los fundamentos teóricos me parecen convincentes.