Productividad y GTD

Cómo gestionar problemas con GTD

AUTOR: Francisco Sáez
"La mayoría de las personas dedica más tiempo y energía a sortear los problemas que a tratar de resolverlos" ~ Henry Ford
Managing problems

Todos tenemos problemas, constantemente, casi todos los días ¿Pero qué son exactamente los problemas? Según el diccionario son dificultades de solución dudosa, circunstancias que dificultan la consecución de algún fin. Pero lo más importante es que son cuestiones que necesitan ser aclaradas, porque o bien son un obstáculo en el camino hacia tus objetivos, o bien te producen un estrés con el que no te gusta vivir.

Cada uno gestiona los problemas a su manera, pero si practicas GTD dispones de algunas herramientas que pueden ayudarte a tratar tus problemas de una manera más efectiva.

Tener unos objetivos claros y unas áreas de responsabilidad bien definidas es el paso previo a la gestión de cualquier problema. Tus objetivos determinan tu dirección y tus áreas de responsabilidad establecen los aspectos de tu vida que realmente merecen tu atención. Si no tienes estas dos cosas muy claras será difícil catalogar un problema cuando aparece y, sobre todo, reaccionar ante él de manera óptima. Podrías sobrerreaccionar y tener un mal día por algo que “ni siquiera es tu problema”, o podrías subestimar las consecuencias del problema y no hacer nada hasta que sea demasiado tarde.

Tener tus objetivos claros también te ayuda a establecer prioridades, y a decir no a cosas que te impiden conseguir otras cosas que valoras más. No tienes todo el tiempo y la energía del mundo, así que debes centrarte en los problemas que, una vez resueltos, te proporcionarán mayores beneficios. Los problemas relacionados con cosas a las que has decidido no prestar atención dejan de ser problemas de manera inmediata.

Otro prerrequisito para una buena gestión de problemas, quizás el más importante, es tener la adecuada predisposición y estar dispuesto a sacar a la superficie y solucionar cualquier problema que aparezca en tu vida. Los problemas no suelen ser nada agradables y muchas veces sacan a relucir nuestras debilidades. El miedo a enfrentrarnos a ellos nos hace mirar para otro lado con demasiada frecuencia.

Pero los problemas son algo habitual y tienes que reconocer que son una fuente de oportunidades y de aprendizaje, y que solucionarlos (cuanto antes) siempre lleva a una vida mejor. Porque una vida con un montón de problemas abiertos, por pequeños que sean, no se disfruta. Así que no toleres los problemas.

También tienes que reconocer tu responsabilidad, sino en el problema, sí en la resolución del problema. Pensar que “no tienes tú la culpa”, “no es justo”, etc. no te lleva a ningún sitio. Gestionar los problemas de manera efectiva es tan importante como saber avanzar en tus planes.

La actitud de estar deseoso de aceptar estos retos que te lanza la vida no te la va a dar ninguna metodología o sistema de organización personal, debes cultivarla tú. Sin embargo, la primera etapa del flujo de trabajo de GTD te invita a capturar cualquier cosa que tengas en tu cabeza, fuera de ella, en un sistema de confianza, para liberar a tu mente del estrés de estar constantemente manteniendo cosas pendientes. Si sigues esto a rajatabla (deberías), cada vez que aparece un problema vas a capturarlo en tu sistema. En este primer paso no debes preocuparte para nada de cómo lo vas a solucionar. Tan sólo captura eso que tienes en la cabeza, sácalo a la superficie.

El segundo paso para solucionar un problema es identificarlo. Esto lo haces en la segunda etapa de GTD, aclarar, donde te paras a pensar qué es realmente aquello que capturaste y lo defines con la mayor precisión posible.

En el momento de aclarar el problema debes crear un proyecto que te recuerde el resultado que debes conseguir para superar ese problema, y establecer la primera acción para su resolución. Aquí te suelen entrar las prisas y empiezas a introducir las primeras acciones para solucionar el problema, pero no te precipites. La primera y única acción de un proyecto de este tipo, por el momento, debe ser diagnosticar la causa del problema.

Es un error bastante común enfocarse directamente en “qué voy a hacer para arreglar esto”, pero antes de eso debes enfocarte en “qué es esto realmente”. Para diseñar una buena solución necesitas llegar a la raíz, la causa original del problema, sino estarás poniendo un parche que se volverá a romper en el futuro.

Una vez hayas ejecutado esa primera acción y tengas bien diseccionado el problema, estás en disposición de solucionarlo. Diseña un plan y establece las siguientes acciones que te harán acercarte a la solución. Es posible que tú no tengas las habilidades necesarias para solucionarlo, pero en tu mano está buscar quién puede asistirte con garantías.

El último y definitivo paso es avanzar de manera implacable hacia la finalización del proyecto que soluciona el problema. Ahora se trata de ejecutar, y para esto solo hace falta autodisciplina y ese deseo de terminar con cualquier problema que complique tu vida.

Tener buenos hábitos organizativos está muy infravalorado. Las personas que tienen éxito en la vida son capaces de diseñar y ejecutar listas de tareas que están razonablemente priorizadas. GTD te aporta la estructura en pensamiento y ejecución que necesitas para resolver cualquier problema.

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