Productividad y GTD

Cómo apoya GTD tus patrones de comportamiento

AUTOR: Francisco Sáez

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Cualquier persona u organización que quiera desarrollar un producto—sea éste una aplicación web, una tostadora o un edificio—debe tener muy en cuenta cómo se comportan habitualmente las personas que va a utilizar ese producto. Eso es imprescindible para diseñar el producto de manera que sea fácil de entender y utilizar.

Durante muchos años, diseñadores, investigadores y estudiosos de la psicología cognitiva, han estado observando cómo utiliza la gente las cosas que tiene a su disposición. Y han determinado una serie de patrones de comportamiento más o menos habituales, que la mayoría de nosotros seguimos de manera predecible.

Esta semana, mientras estaba revisando estos patrones para tenerlos en cuenta en el desarrollo de una nueva interfaz de usuario, me he dado cuenta con cierto asombro de cómo el método GTD ha sido también diseñado—consciente o inconscientemente—para soportar y apoyar esas formas de comportamiento.

Probablemente, ésta sea otra de las razones del creciente éxito de GTD. Veamos cómo responde esta metodología a los siguientes patrones de comportamiento:

“Quiero explorar sin perderme y sin meterme en líos”

A todos nos gusta explorar libremente y de manera segura un programa, un aparato o un sistema. Nos gusta aprender probando y tocando, y para ello, el sistema nos debe permitir hacerlo y, además, proporcionar la tranquilidad de que nada de lo que hagamos tendrá graves consecuencias, de que siempre podemos volver atrás.

GTD soporta este patrón de Exploración Segura ofreciendo múltiples formas de explorar:

“Quiero lograr algo ya”

Nos gusta ver que, cuando hacemos algo, obtenemos resultados de manera inmediata. El patrón de Gratificación Instantánea es parte de nuestra naturaleza y GTD lo soporta en cada una de las etapas de su flujo de trabajo:

  • Cuando recopilas algo que se pasea por tu mente, queda inmediatamente atrapado en tu sistema. Y eso te proporciona la tranquilidad de saber que no se pierde.
  • Cuando procesas cada una de las cosas que has capturado previamente, queda inmediatamente claro su significado. Además, las colocas en el lugar que les corresponde y obtienes una primera organización inmediata.
  • Cuando revisas tu sistema, reconoces inmediatamente cómo estás actuando con respecto a tus compromisos y haces los ajustes necesarios para mantener tu productividad personal a buen nivel.
  • Cuando haces una tarea y la eliminas del sistema, obtienes de manera inmediata una gratificante sensación de progreso. Todo está funcionando como debería.

“No necesito aprender más. Esto es suficiente”

Cuando empezamos a utilizar algo nuevo, no necesitamos seguir metódicamente las instrucciones hasta las últimas consecuencias. Llega un momento en que decidimos que lo que sabemos es suficientemente bueno para nosotros. Podríamos aprender más, pero el tiempo y el esfuerzo necesarios para ello no compensan los beneficios que vamos a obtener.

Este es un comportamiento muy racional que se da en toda clase de situaciones económicas y sociales. Cambiar hábitos y aprender cosas nuevas requiere de toda nuestra energía y, a veces, no vale la pena si lo que obtenemos a cambio es tan solo una pequeña mejora.

GTD soporta este patrón de comportamiento proporcionando una serie de principios y reglas básicas, sobre las que puedes continuar profundizando o no. Mucha gente obtiene buenos resultados en su organización personal utilizando GTD de una manera parcial.

“No quiero hacer esto ahora”

Cuando estamos concentrados en algo, y aparece la necesidad de hacer otra cosa, queremos tener la posibilidad de posponer esa otra cosa. Eso significa que necesitamos hacer lo mínimo necesario para registrar esa novedad en nuestro mundo, y así continuar tranquilamente haciendo lo que estábamos haciendo.

GTD soporta el patrón de Elecciones Diferidas de dos maneras:

  • Cuando estás haciendo algo y, de repente, aparece algo nuevo, el concepto de recopilación soluciona el problema. Recopilar significa capturar rápidamente lo nuevo en el sistema y olvidarte de ello (por el momento).
  • Posteriormente, cuando procesas las cosas recopiladas, todavía puedes diferir en el tiempo la decisión de qué hacer, simplemente enviando lo que no quieres tratar ahora a la lista Algún día/Tal vez.

“Déjame cambiar esto. Déjame cambiarlo otra vez”

Normalmente, los procesos creativos no se mueven de una manera lineal. Probamos una cosa, nos gusta como queda y la dejamos así. Si no nos gusta, la cambiamos, y volvemos hacia atrás y hacia adelante las veces que haga falta hasta sentirnos satisfechos con el resultado. Hacemos las cosas de manera incremental, a base de pequeños cambios que producirán un cambio mayor.

GTD soporta el patrón de Construcción Incremental permitiendo que empieces y termines por donde quieras. Puedes empezar definiendo tus acciones diarias e ir subiendo a través de los diferentes niveles de perspectiva, o puedes empezar por definir tu propósito de vida e ir descendiendo por esos mismos niveles hasta llegar a entender qué deberías estar haciendo hoy.

“Estoy esperando el tren. Quiero hacer algo útil durante cinco minutos”

La gente se encuentra muchas veces y por múltiples causas con unos minutos de inactividad. Aunque sabemos que no tenemos el tiempo suficiente para trabajar en una actividad de manera profunda, hay veces que queremos sacar provecho de esos momentos, haciendo algo breve pero productivo.

GTD soporta el patrón de los Micro-descansos permitiendo clasificar las acciones por contexto y según el tiempo necesario para su realización. Esto te permite elegir siempre una acción productiva a realizar, cualquiera que sea la situación en que te encuentres. Por supuesto, tus listas deben estar accesibles desde cualquier lugar, pero ¿es eso un problema con la tecnología actual?

“Voy a poner esto aquí para recordarlo más tarde”

La memoria prospectiva es algo que utilizamos muy a menudo. Cuando tenemos la intención de hacer algo en el futuro, buscamos la manera de recordarnos a nosotros mismos eso que queremos hacer.

Poner en la mesita que hay junto a la puerta de tu casa la película que tienes que devolver mañana al videoclub, o dejar abierto un email al que quieres responder en la pantalla del ordenador, son dos ejemplos de utilización de este patrón psicológico.

GTD da apoyo al patrón de Memoria Prospectiva de varias formas:

  • Te permite utilizar recordatorios para cualquier tarea futura, a través del Archivo de Seguimiento.
  • Te permite reconsiderar cuestiones en el futuro mediante el uso de la lista Algún día/Tal vez.
  • Te anima a utilizar anotaciones y listas de control en las tareas que defines, para poder recordar los detalles de la tarea en el momento en que la tengas que llevar a cabo.
  • Asímismo, la lista de Material de Referencia te permite almacenar información que será útil para tomar decisiones en el futuro.

“¿Que dicen los demás sobre esto?”

Somos seres sociales, y como tales, estamos influidos por lo que piensan u opinan otras personas como nosotros. Hay una enorme comunidad de usuarios de GTD, hay infinidad de blogs en la red que hablan de GTD en todos los idiomas, y hay prácticamente foros de usuarios en todas las redes sociales. No estamos solos.

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