Productividad y GTD

Contextos en GTD — Guía teórica y práctica

AUTOR: Francisco Sáez
“Tienes más que hacer de lo que puedes hacer. Sólo necesitas sentirte bien sobre tus tus elecciones.” ~ David Allen
Context tags

¿Qué son los contextos?

El uso de contextos es un elemento clave en la metodología GTD. Un contexto define qué necesitas para poder llevar a cabo una acción, y puede ser un lugar, una herramienta o una persona. Al asignar a cada una de tus acciones el contexto en que debe realizarse, haces que sea mucho más sencillo decidir cuál será la próxima acción a realizar, ya que la lista se reducirá a aquéllas acciones que se pueden realizar en el contexto en el que te encuentras actualmente.

Es un concepto que busca maximizar la atención y minimizar el estrés. Si tienes un montón de acciones en tu lista de tareas que no puedes realizar ahora mismo y no utilizas contextos, estás obligado a reconsiderar continuamente todas la opciones, una y otra vez.

Es absurdo considerar acciones que sólo puedes hacer en casa cuando estás en la oficina, o tener en cuenta tareas que requieren un acceso constante a internet si no vas a tener posibilidad de conectarte en las próximas horas, o pensar en acciones que sólo puedes realizar si estás cara a cara con tu jefe si él está de vacaciones.

Este concepto es totalmente nuevo para los que empiezan a practicar GTD, y eso hace que a veces se utilice incorrectamente. El contexto debe ser siempre un criterio objetivo. No se trata de definir la situación en la que quieres o te gustaría hacer algo, sino la situación en la que tienes que hacer algo. Si tienes un ordenador de sobremesa en casa y un portátil, no debes utilizar el contexto casa para una tarea que puedes realizar con ambos ordenadores, sino el contexto ordenador, que te permitirá tener presente esa tarea también cuando estés en una cafetería trabajando con el portátil.

Los contextos son una forma de priorización moderna, y proporcionan la flexibilidad necesaria para que puedas adaptar tu actividad a unas circunstancias cada vez más cambiantes. Te permiten priorizar dinámicamente, en el momento en que las herramientas y las personas que tienes a tu disposición varían.

¿Cómo se utilizan los contextos?

Si estás practicando GTD con herramientas de baja tecnología (papel y boli), para organizar tu tareas por contextos tendrás que utilizar una hoja por cada contexto habitual y añadir cada nueva acción a la hoja correspondiente según el contexto en el que se deba realizar.

Si utilizas una herramienta de alta tecnología (software), ésta debe disponer de alguna forma de clasificar acciones, de modo que luego puedas filtrar únicamente las acciones de una categoría. El uso de etiquetas es la forma más habitual de implementar contextos en aplicaciones de productividad personal, ya que proporcionan una gran libertad y flexibilidad a la hora de definir cualquier tipo de taxonomía. En FacileThings utilizamos hashtags, una forma más específica de etiqueta muy popular gracias a Twitter.

¿Cuándo se asigna el contexto a la acción? Siempre en el momento de procesar. Es muy habitual querer hacerlo en el mismo momento en que capturas algo, pero te recuerdo que capturar es una etapa en la que simplemente te quitas algo de la cabeza, rápidamente y sin pensar. Al procesar es cuando dedicas un par de minutos a pensar ¿qué es esto realmente? ¿cuál es el siguiente paso para conseguirlo? ¿qué necesito para hacerlo? No captures y proceses las cosas al mismo tiempo.

¿Dónde se emplean los contextos? Únicamente en la lista de Siguientes Acciones. Su propósito es limitar tus posibles próximas acciones a un número manejable (idealmente, alrededor de 10 cuando combinas los contextos con tu energía y tiempo disponible) para poder decidir con facilidad qué vas a hacer ahora. En la Agenda no son necesarios, porque las acciones de la Agenda son obligatorias. Si no estás en el contexto adecuado, por narices tendrás que ir a él para hacer lo que tengas en la Agenda. En la lista A la Espera tampoco son necesarios, ya que son acciones que no realizas tú.

¿Qué pasa si trabajo con contextos muy limitados?

Hay gente que piensa que el uso de contextos no resulta útil porque siempre realizan su trabajo bajo contextos muy limitados. Si realizas la mayoría de tus tareas con tu ordenador, ¿qué sentido tiene marcarlas todas con el contexto #ordenador? Bien, en estos casos no debes pensar en contextos demasiado genéricos, aquéllos que normalmente se ponen de ejemplo en todos los textos sobre GTD (#casa, #oficina, #ordenador, etc.).

Recuerda que un contexto responde a la pregunta “¿qué necesito para poder hacer esto?”. Si haces la mayoría de tu trabajo con un ordenador, o bajo un único contexto, tienes que ser más específico a la hora de definir unos contextos útiles. Seguramente utilizas diferentes herramientas para diferentes tipos de tareas, y probablemente arrancar y configurar algunas de ellas lleve su tiempo. Además, es posible que cada herramienta o grupo de herramientas requiera una disposición mental diferente (escribir, dibujar, leer o pensar requieren diferentes grados de concentración). Cualquiera de estos factores convierte esas herramientas en contextos.

Un ejemplo personal. Para programar, corregir errores y resolver algunas incidencias de usuarios de FacileThings, necesito tener montados varios servidores y servicios locales, varios terminales y el editor de código Sublime Text. Este entorno de desarrollo es claramente un contexto para mi (lo llamo #dev, porque escribo mis contextos en inglés y soy un poco friki). Para escribir artículos utilizo dos navegadores a media pantalla cada uno, uno con Google Drive para escribir y otro donde voy investigando el tema del artículo en internet y abro puntualmente otras herramientas que pueda necesitar, como Google Translate (es mi contexto #blog). Otros contextos que suelo utilizar son #mail y #evernote. Sólo puedo considerar los contextos #dev y #blog si estoy trabajando con el ordenador de sobremesa o con el portátil, pero puedo activar otros contextos como #mail y #evernote también desde la tablet o incluso el teléfono móvil.

Personas y lugares

Como hemos visto, los contextos también pueden ser personas. Si tienes reuniones regulares con determinadas personas, define un contexto por cada una de ellas, de modo que cuando llegue el momento de la reunión tengas rápido acceso a todas las acciones y temas a tratar 1.

Muchas veces, los contextos se corresponden a lugares físicos. Aquí tendrás lugares genéricos y concretos, porque hay cosas que se pueden hacer (o comprar) en varios sitios y otras te obligan a ir a un sitio específico. Por ejemplo, comprar una bombilla es algo que puedes hacer en diferentes establecimientos (supermercados, ferreterías, tiendas de todo-a-cien, etc.) por lo que sólo necesitas un contexto para acceder a él cuando estás por la calle (#fuera, #calle, #recados, llámalo como más te guste). Cuando tienes que comprar o hacer algo en un sitio determinado, es recomendable combinar dos contextos, el genérico más uno específico con el nombre del lugar (“ #fuera #mercadona”, “ #fuera #correos”). De este modo puedes filtrar primero por #fuera y después considerar si te viene bien y tienes el tiempo suficiente para entrar a Mercadona. O, si ya estás en Mercadona, puedes filtrar directamente por #mercadona para que no se te olvide la leche sin lactosa.

Concluyendo… y pidiendo tu participación

En cualquier caso, trata de mantener tu lista de contextos lo más corta posible. Elimina los que no son útiles y solo cumplen una función clasificadora, y unifica aquellos que no tienen características únicas. Si tienes que pensar a la hora de asignar el contexto a una tarea, probablemente tengas que revisar tu lista de contextos.

Me gustaría ampliar este artículo en las próximas semanas con más casos prácticos sobre el uso de contextos. Cuanto más completo sea, más útil le resultará a quien lo lea.

Si tienes algún caso o ejemplo que quieras compartir, añádelo a los comentarios o envíanos un email. Lo añadiremos al texto si es relevante.

¡Muchas gracias!

1 En FacileThings los contextos de personas van precedidos de @ en vez de #, ya que son contextos específicos que también se utilizan para delegar tareas.

4 comentarios

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Comentado hace 12 meses Tomás Martínez

Interesante artículo Francisco. Creo que está muy bien explicado un tema que tiene una curva de aprendizaje algo marcada, ya que si bien el concepto es fácilmente comprensible, aplicarlo a la realidad requiere bastante práctica y darse de bruces, de vez en cuando, con la realidad de que no los estás aplicando correctamente.

Yo uso los contextos de la siguiente manera:

Cada contexto principal es una lista, de modo que tengo una lista a la que llamo 'Ordenador', otra 'Recados', otra 'Casa' y así sucesivamente.

Como en 'Ordenador' tengo la mayor parte de tareas (soy Diseñador UI/UX), creo otras listas justo debajo de estos contextos con unos llamados "subcontextos", que es donde concreto más en profundidad las herramientas que voy a usar. Así, debajo de 'Ordenador' tengo, por ejemplo, 'Ordenador - Ratón y teclado' donde tengo las tareas de diseño más propiamente dichas que requieren el uso de un monitor externo y un ratón además de mi ordenador portátil. Por poner otro ejemplo, como me gusta jugar a videojuegos en mis ratos libres y estoy con varios de ellos, debajo de 'Casa' tengo 'Casa - Consolas' donde agrupo las tareas que requieren sentarme en el sofá y mover el mueble de la televisión para ponerme a jugar a ellas.

Hay tareas que puedo realizar con ordenador que también puedo realizar en el móvil, como por ejemplo leer un artículo o una nota de evernote. En ese caso tengo una serie de contextos "complejos" que permiten realizar una tarea en un sitio u otro. Así, tengo un contexto llamado 'Ordenador o Teléfono Móvil' con las tareas que puedo realizar en cualquier dispositivo siempre que lo tenga a mano.

Hay veces que no es necesario tener estos contextos "complejos" y con un simple hashtag es necesario. Un ejemplo: ahora estoy aprendiendo a tocar la guitarra. La guitarra sólo la toco en casa ya que es donde se encuentra y aprendo siempre con un curso por internet. Como no puedo tocar la guitarra en cualquier ocasión (por las noches hago mucho ruido de cara a los vecinos o a mi pareja, por ejemplo) en mi lista 'Casa' pongo a la tarea 'Completar X lección del curso de guitarra' un hasthag al principio donde indico #Guitarra.

Finalmente, el tiempo y la energía que dedico a cada tarea los agrego como hashtag al final de cada tarea. #pocotiempo sería de 2 a 10 minutos, #tiempomedio de 10 a 30 minutos y #muchotiempo 30 minutos en adelante. La energía la mido también en esos 3 niveles aunque es un concepto más subjetivo.

Af9d6ed4b886d22d22eb255f5cfcf5e4 Tomás Martínez

Interesante artículo Francisco. Creo que está muy bien explicado un tema que tiene una curva de aprendizaje algo marcada, ya que si bien el concepto es fácilmente comprensible, aplicarlo a la realidad requiere bastante práctica y darse de bruces, de vez en cuando, con la realidad de que no los estás aplicando correctamente.

Yo uso los contextos de la siguiente manera:

Cada contexto principal es una lista, de modo que tengo una lista a la que llamo 'Ordenador', otra 'Recados', otra 'Casa' y así sucesivamente.

Como en 'Ordenador' tengo la mayor parte de tareas (soy Diseñador UI/UX), creo otras listas justo debajo de estos contextos con unos llamados "subcontextos", que es donde concreto más en profundidad las herramientas que voy a usar. Así, debajo de 'Ordenador' tengo, por ejemplo, 'Ordenador - Ratón y teclado' donde tengo las tareas de diseño más propiamente dichas que requieren el uso de un monitor externo y un ratón además de mi ordenador portátil. Por poner otro ejemplo, como me gusta jugar a videojuegos en mis ratos libres y estoy con varios de ellos, debajo de 'Casa' tengo 'Casa - Consolas' donde agrupo las tareas que requieren sentarme en el sofá y mover el mueble de la televisión para ponerme a jugar a ellas.

Hay tareas que puedo realizar con ordenador que también puedo realizar en el móvil, como por ejemplo leer un artículo o una nota de evernote. En ese caso tengo una serie de contextos "complejos" que permiten realizar una tarea en un sitio u otro. Así, tengo un contexto llamado 'Ordenador o Teléfono Móvil' con las tareas que puedo realizar en cualquier dispositivo siempre que lo tenga a mano.

Hay veces que no es necesario tener estos contextos "complejos" y con un simple hashtag es necesario. Un ejemplo: ahora estoy aprendiendo a tocar la guitarra. La guitarra sólo la toco en casa ya que es donde se encuentra y aprendo siempre con un curso por internet. Como no puedo tocar la guitarra en cualquier ocasión (por las noches hago mucho ruido de cara a los vecinos o a mi pareja, por ejemplo) en mi lista 'Casa' pongo a la tarea 'Completar X lección del curso de guitarra' un hasthag al principio donde indico #Guitarra.

Finalmente, el tiempo y la energía que dedico a cada tarea los agrego como hashtag al final de cada tarea. #pocotiempo sería de 2 a 10 minutos, #tiempomedio de 10 a 30 minutos y #muchotiempo 30 minutos en adelante. La energía la mido también en esos 3 niveles aunque es un concepto más subjetivo.

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Comentado hace 12 meses Gustavo Gómez

Excelente la explicación del uso de contextos. En mi caso en particular tienen mucha importancia para organizar mis acciones ya que depende de contextos físicos. Por eso me gustaría (tal vez sea sólo un capricho o una utilidad para muchos) que los contextos tuvieran un marcador diferente, ya se usan : # @ ¿qué tal / & o %? A eso sumarle una opción para generar listas de acciones siguientes en formato texto (para imprimir o simplemente visualizar en el celular sin abrir la aplicación, sin conexión) sería ideal.

0a7d1974e7c8c30b8bf3e5640da3abd4 Gustavo Gómez

Excelente la explicación del uso de contextos. En mi caso en particular tienen mucha importancia para organizar mis acciones ya que depende de contextos físicos. Por eso me gustaría (tal vez sea sólo un capricho o una utilidad para muchos) que los contextos tuvieran un marcador diferente, ya se usan : # @ ¿qué tal / & o %? A eso sumarle una opción para generar listas de acciones siguientes en formato texto (para imprimir o simplemente visualizar en el celular sin abrir la aplicación, sin conexión) sería ideal.

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Comentado hace 12 meses Francisco Sáez

Hola Tomás,

El uso que haces de contextos y sub-contextos va muy en la línea de "contextos anidados" que utilizamos en FacileThings.

Le veo una pega a los contextos complejos que utilizan la palabra "o" (como en "Ordenador o teléfono móvil"), y es que tienes que buscarlos específicamente (dependiendo de la herramienta que utilices, lo normal es que si buscas "teléfono móvil" no aparecerá lo que está bajo "ordenador o teléfono móvil"). En estos casos, es preferible usar dos contextos (#ordenado #móvil), aunque entiendo tu elección, porque si estás utilizando una lista física por contexto esto implicaría añadir la misma acción a dos listas.

En el artículo no hablo del tiempo previsto porque no es un contexto como tal, aunque se le llama pseudo-contexto en muchos textos. Obviamente, es una herramienta tan importante como los contextos para elegir tu próxima acción.

Muchas gracias por tus comentarios.

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Tomás,

El uso que haces de contextos y sub-contextos va muy en la línea de "contextos anidados" que utilizamos en FacileThings.

Le veo una pega a los contextos complejos que utilizan la palabra "o" (como en "Ordenador o teléfono móvil"), y es que tienes que buscarlos específicamente (dependiendo de la herramienta que utilices, lo normal es que si buscas "teléfono móvil" no aparecerá lo que está bajo "ordenador o teléfono móvil"). En estos casos, es preferible usar dos contextos (#ordenado #móvil), aunque entiendo tu elección, porque si estás utilizando una lista física por contexto esto implicaría añadir la misma acción a dos listas.

En el artículo no hablo del tiempo previsto porque no es un contexto como tal, aunque se le llama pseudo-contexto en muchos textos. Obviamente, es una herramienta tan importante como los contextos para elegir tu próxima acción.

Muchas gracias por tus comentarios.

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Comentado hace 12 meses Francisco Sáez

Hola Gustavo,

En principio, no veo una necesidad real de diferenciar los contextos de otro tipo de etiquetas (con otro símbolo). Cuando estás en un lugar físico utilizarás intuitivamente una etiqueta que identifique el lugar para encontrar las tareas que puedes hacer ahí.

Muchas gracias por compartir!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Gustavo,

En principio, no veo una necesidad real de diferenciar los contextos de otro tipo de etiquetas (con otro símbolo). Cuando estás en un lugar físico utilizarás intuitivamente una etiqueta que identifique el lugar para encontrar las tareas que puedes hacer ahí.

Muchas gracias por compartir!

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