Procedimientos: Una Herramienta de Productividad Ignorada

Ya escribí hace un tiempo sobre el uso de procedimientos para ser más productivo, pero que creo que el tema es lo suficientemente importante (y generalmente ignorado) para abordarlo de nuevo, con más argumentos.

Los procedimientos facilitan—e incluso pueden automatizar—la realización de ciertos trabajos y eso tiene mucho que ver con la productividad.

Un procedimiento es un conjunto de acciones ya establecidas que se realizan para lograr un determinado fin. Si te fijas, hay cierto paralelismo entre esta definición y la definición de un proyecto en GTD.

En GTD, un proyecto es cualquier conjunto de acciones que necesitamos hacer para conseguir un resultado. La diferencia entre un proyecto y un proceso es que en un proyecto las acciones no suelen estar establecidas de antemano. Sin embargo, estoy seguro de que si echas un vistazo a tus actuales proyectos, problemente muchos de ellos, o algunas partes de ellos, corresponden a cosas que ya has hecho antes.

Hay un montón de cosas que haces cada día sin apenas pensarlo. Como tienes la habilidad, el conocimiento y la práctica necesaria para hacerlas, no te planteas la necesidad de describir esos trabajos.

Seguramente odias los procedimientos, porque crees que te dan más trabajo y son aburridos. Pero piénsalo bien: Los procedimientos proporcionan a tu trabajo estructura, orden y predictabilidad. Hacen tu vida más fácil. Te permiten hacer cosas en menos tiempo. En definitiva, te regalan tiempo y tranquilidad. No está mal, ¿no?

Si de verdad te importa cómo empleas tu mayor activo, tu tiempo, debería ser una prioridad para ti crear un entorno en el que sea fácil definir y establecer procedimientos para las partes de tu trabajo que lo permitan.

Ni que decir tiene que, si trabajas en un equipo, tener los diferentes procesos bien descritos es una pieza clave para la productividad del equipo. El día que un compañero no esté disponible, al menos podrás recurrir al manual de instrucciones.

¿Quieres mejorar tu productividad? Necesitas tener la mentalidad adecuada y utilizar las herramientas adecuadas. Necesitas crear el entorno adecuado. Definir métodos que faciliten tu trabajo debe estar siempre en tu cabeza.

Habitúate a crear procedimientos. Presta atención a cada cosa que haces; acción, tarea o proyecto. ¿Es la primera vez que lo haces? Probablemente no. ¿Qué parte se repite? ¿Se hace siempre igual? Extrae la parte que ya conoces, dedica algo de tiempo a describir el proceso. Define listas de control para describir los detalles y establece rutinas para automatizar las tareas repetitivas.

No escatimes en aplicaciones, herramientas y utilidades que te permitan definir procesos, tener siempre accesible toda la información, automatizar trabajos, gestionar proyectos, estabecer tareas repetitivas, etc. Unos euros al mes te pueden ahorrar muchas horas de trabajo. ¿Cuánto vale tu tiempo?

Definir procedimientos es un trabajo que se amortiza cada vez que tienes que volver a hacer un trabajo similar, no solo por el tiempo que ahorras sino por la tranquilidad que produce saber que vas a hacerlo correctamente, que no vas a olvidar nada.

Además, tener unos procedimientos claramente definidos te permite ver tu trabajo desde otra perspectiva. Te permite entender y analizar cómo trabajas, y de manera contínua, optimizar y mejorar. A veces te preguntarás “¿por qué he hecho siempre eso de esta manera?” Verás cosas obvias que ahora ni se te ocurren. Solucionarás ineficiencias.

Los tres modelos de GTD te proporcionan una estructura genérica para gestionar tu vida y tu trabajo. Sobre ella, debes definir tus propios procedimientos para resolver situaciones concretas.