Getting Things Done - GTD
Cómo implementar tu sistema GTD: Haciendo que funcione
AUTOR: Francisco Sáez
“Practica la filosofía de la mejora continua. Mejora un poco cada día”. ~ Brian Tracy
Cómo implementar tu sistema GTD:
1. Configuración inicial
2. Empezando a cargar datos
3. Haciendo que funcione
Ya hemos visto cómo configurar desde cero un sistema de gestión personal basado en la metodología GTD y cómo empezar a introducir datos para que empiece a cumplir su función. Ya lo tienes en marcha. A partir de aquí, ¿qué debes hacer para que el sistema no deje de rodar y cumpla su propósito definitivo, que es facilitar la gestión de tus compromisos en tu vida personal y profesional?
No se trata de trabajar más duro y más rápido, sino de saber que te apoyas en un sistema que te permite hacer lo que cada situación requiera de ti.
La cantidad de tiempo que un elemento potencialmente interesante para ti está en tu sistema sin pasar a la acción depende únicamente de ti y de las circunstancias que estés atravesando. Lo importante es que durante todo ese tiempo ese elemento está bajo control, sin generar estrés.
Las siguientes prácticas te ayudarán a generar la confianza necesaria en tu sistema, ya que en cualquier momento serás capaz de ponerlo al día rápida y completamente.
Utiliza y vacía las bandejas de entrada
A estas alturas, esto tiene que ser evidente. El origen de cada elemento de tu sistema lo forman dos momentos independientes, pero muy relacionados: una captura y una aclaración de lo que has capturado. La captura introduce un nuevo elemento en el sistema. La aclaración lo pone en el lugar adecuado con la información adecuada para que salga a la superficie en el momento adecuado.
Obviamente, para que esto tenga lugar tienes que utilizar sin reparos tus herramientas de captura y tus bandejas de entrada. Las cosas deben entrar y salir de ahí cada día.
Hasta que esto se convierta en algo habitual, oblígate a vaciar todas las bandejas de entrada cada día. El objetivo será tener cero elementos en tus bandejas de entradas en algún momento de cada día.
Haz revisiones semanales
Lo repito una y otra vez. Revisar todas las cosas que tienen tu atención y actualizarlas una vez por semana es la mejor táctica para que tu sistema funcione.
Haz lo que tengas que hacer para que este hábito se asiente, utilices el sistema de gestión personal que utilices. Ya me lo agradecerás.
Evalúa y actualiza tu sistema constantemente
Todo se vuelve obsoleto tarde o temprano. Tu vida y tu mundo van cambiando, y tus responsabilidades. Lo que antes te interesaba ahora te aburre y resulta que hay algo nuevo, que ha salido de la nada, que ahora te apasiona.
No pasa nada, es normal. Es la vida tal cual. Si te apoyas en un sistema de este tipo vas a ir percibiendo estos cambios en cuanto aparezcan: añadirás un proyecto que te gustaría hacer, te frustrarás porque no puedes dedicarle tiempo a las cosas que te gustan, notarás que ciertos compromisos empiezan a resultar cargantes, etc.
Cuando esto suceda revisa tu sistema, vuelve a calibrar tus prioridades, haz limpieza de archivos y de viejas tareas o ideas, piensa en cómo podrías utilizar la nueva tecnología para gestionar mejor tu vida. También puedes hacer esto de manera rutinaria, cada año, cada dos años, etc.
Cuando sientas que la obsolescencia de los datos te distrae, o la forma en que están ordenados o clasificados, quizá sea el momento de crear un nuevo proyecto y una próxima acción para actualizar tu sistema.
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Finalmente ¿cuándo debes capturar cosas, aclararlas, organizarlas, revisarlas o hacerlas? Todas las etapas del flujo de trabajo son igual de importantes. Puesto que funcionan holísticamente, no hay una prioridad determinada.
Siguiendo la filosofía general, ¿qué es lo que llama tu atención en este momento? A lo mejor tienes una pila de capturas que te están distrayendo. Entonces debes aclararlas. A lo mejor sientes que un determinado proyecto necesita más y mejor información para avanzar. Ve, organízalo. O puede que haya algo que esté volviéndose urgente. Hazlo.
Cuando no tengas claro qué opción debes utilizar en cada momento, vacía todo lo que tengas en tu cabeza sobre tus bandejas de entradas y después, procesa y vacía las propias bandejas de entrada. De esta manera liberarás tu cabeza para pensar con más claridad y todas las cosas que puedes hacer se volverán evidentes.
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