Getting Things Done - GTD
Cómo implementar tu sistema GTD: Configuración inicial
AUTOR: Francisco Sáez
En las últimas series de artículos del blog hemos visto cómo obtener control a través de las cinco etapas del flujo de trabajo de GTD y cómo ganar perspectiva a través de sus seis horizontes de perspectiva.
Estos modelos permiten, de manera sistemática, elevar a su máxima expresión los dos componentes fundamentales de la productividad personal, la organización y el enfoque.
La metodología GTD proporciona un marco de referencia que permite gestionar de manera intuitiva y flexible el mundo real. Difícilmente vas a realizar una mala gestión de tu vida personal y profesional si capturas, aclaras y organizas todo lo que llama tu atención, revisas regularmente tus compromisos desde diferentes niveles de perspectiva, y actúas en consecuencia, eligiendo las mejores acciones a realizar en cada momento.
Sistemas vs Realidad
Sin embargo, por buena que sea la estructura sobre la que pretendes asentar tu estrategia de gestión personal, la realidad suele ser mucho más rica, complicada, ambigua e incierta. Es difícil mantener el equilibrio, la concentración y la tranquilidad en un mundo en el que las cosas cambian rápidamente y en el que nos vemos obligados a gestionar un gran volumen de información.
Por muy organizado que estés, la estabilidad de tu gestión personal se puede perder rápidamente después de una llamada inesperada, un problema grave en un proyecto importante, un cambio de situación en la vida de tu pareja, una lesión, un premio en la lotería, etc. Todas esas cosas, buenas o malas, son parte de la vida y hay que aceptarlas e integrarlas.
Por eso GTD no va de tener todo perfectamente organizado y en orden, sino de tener las herramientas necesarias y saber utilizarlas para poder recuperar la coherencia y la tranquilidad cuando tu vida se desbarata.
Las personas inteligentes saben que no todos los días son iguales, por eso construyen sistemas que les permiten hacer bien las cosas cuando no están en su mejor momento. Habrá días en que estés activo y motivado, y todo fluirá. Habrá otros en los que te cueste concentrarte, estés espeso y no puedas avanzar demasiado.
Tener un sistema de gestión personal te permite gestionar estas inconsistencias.
Cómo construir tu sistema GTD
Para ser productivo no basta con tener un buen sistema. Hace falta generar un ambiente propicio para desarrollar los hábitos, comportamientos y buenas prácticas necesarios para hacer que ese sistema funcione.
Un buen sistema debe acompañarse de un entorno de trabajo amable y de las herramientas adecuadas. Sólo así puedes eliminar las distracciones y ejecutar sin apenas esfuerzo los procesos que te ayudarán a ser realmente efectivo, es decir, a hacer bien las cosas correctas.
Herramientas de captura
Uno de los hábitos más difíciles de adquirir es aprender a capturar todo lo que puede requerir algún tipo de acción o procesamiento en uno o varios lugares que permitan su gestión posterior.
En teoría, cualquier medio en el captures cosas permitirá su gestión posterior, pero aquí “permitir” significa que, además de posibilitar, alienta a hacerlo.
Es importante que te sientas cómodo y seguro con tus herramientas de captura porque este hábito es crucial para implementar eficientemente la metodología GTD en su conjunto.
Dado que las buenas ideas no siempre van a llegar a tu cabeza cuando estés tranquilamente sentado en tu mesa de trabajo, necesitarás diferentes herramientas de captura.
Aunque el teléfono móvil se ha convertido en una herramienta multifuncional universal, es también una fuente importante de distracciones y tener demasiadas apps no ayuda a tener la seguridad de que procesarás más pronto que tarde aquello que has capturado.
Es genial poder utilizar una app para capturar notas de voz cuando no puedes escribir o teclear, pero sólo si tienes el hábito de revisar diariamente esos archivos de voz para desencadenar las acciones necesarias.
En cualquier caso siempre es una buena idea llevar una libreta y un bolígrafo contigo, y tener otras en los lugares habituales de trabajo, tanto en la oficina como en casa. Escribir en papel tiene ciertas ventajas cognitivas.
También debes tener una bandeja de entrada física en cada uno de tus centros de trabajo, de modo que puedas capturar las cosas que entran en tu mundo en un formato físico: cartas, panfletos, tarjetas de visita, paquetes, etc.
Para trabajar con otras personas remotamente hay múltiples e interesantes aplicaciones de brainstorming y captura colaborativa. Si compartes un sitio físico para trabajar y reunirte con otras personas, las pizarras blancas son de gran ayuda para estas capturas conjuntas.
Una buena configuración de herramientas de captura te ayudará a vaciar la mente, eliminar el estrés y, por lo tanto, pensar de manera óptima.
Listas de acciones y calendario
Hoy en día todo el mundo usa algún tipo de calendario. Asegúrate de que el tuyo es de confianza y se integra correctamente en tu día a día.
Decide dónde guardar tus listas de recordatorios de acciones (llamadas de teléfono, cosas de casa, trabajo de oficina, recados, etc.). Puedes usar una libreta, carpetas físicas con hojas en su interior, o un software de gestión de tareas.
Tus listas de acciones y calendario deben estar siempre accesibles y hacer tu trabajo cómodo.
Listas con funcionalidad específica
Además de las listas de acciones, necesitarás otras listas para otros contenidos más específicos, como la lista de Algún día/Tal vez o las listas donde guardas la información relativa a los diferentes horizontes de perspectiva (propósito, visión, objetivos, áreas de responsabilidad y proyectos).
Igualmente, busca una manera de tener esta información organizada y accesible de modo que puedas consultarla siempre que sea necesario: papel, software de notas, bases de datos tipo Excel, etc.
Material de referencia
Si eres un trabajador del conocimiento, el volumen de información de referencia que llegas a acumular, tanto físico como digital, puede ser enorme. Por eso resulta fundamental disponer de un sistema en el que poder guardar y recuperar información de una manera sencilla.
Para la parte física, una librería bien ordenada y un sistema de carpetas bien organizado debe ser suficiente. El material de referencia en formato digital es más difícil de organizar. Yo utilizo un software llamado Obsidian como centro de conocimiento, pero hay muchas herramientas similares en el mercado (aunque suelen ser más dependientes de la nube).
Oficina, hogar y otros centros de trabajo
Un entorno de trabajo bien diseñado, en el que puedas pensar con claridad y tranquilidad, es una de las mejores inversiones que puedes hacer, tanto en tu casa como en el trabajo. Además de disponer de un entorno confortable, idealmente debería tratarse de un entorno propio, es decir, un lugar en el que nadie puede interrumpir lo que haces.
Dependiendo de tu actividad, seguramente necesitarás también un sistema portátil que puedas trasladar cuando viajes o, simplemente, cuando no estés en los lugares habituales. En mi caso, un pequeño maletín con un ordenador portátil, cargador, libreta, boli y algunos complementos adicionales, además del teléfono móvil, por supuesto, me permite acceder a todo mi sistema de gestión desde cualquier sitio.
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¿Tienes ya tu sistema configurado? Perfecto. En los próximos artículos hablaremos sobre cómo empezar a introducir la información y sobre cómo trabajar con el sistema una vez has arrancado.
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