Getting Things Done - GTD
Cómo implementar tu sistema GTD: Empezando a cargar datos
AUTOR: Francisco Sáez
Cómo implementar tu sistema GTD:
1. Configuración inicial
2. Empezando a cargar datos
En el artículo anterior vimos qué elementos y herramientas deben tenerse en cuenta para poner en marcha un sistema de gestión personal robusto, basado en la metodología Getting Things Done, y cómo deben configurarse para generar un entorno de trabajo atractivo.
Si ya dispones de un buen entorno de trabajo y del equipo adecuado, el siguiente paso es conseguir realmente que el sistema sirva para el fin con el que fue creado, es decir, evitar que tu mente realice el trabajo de recordar cosas.
A medida que tu sistema se vaya completando, es decir, contenga la mayor información posible sobre las cosas que conforman tu realidad actual, tu mente necesitará retener cada vez menos cosas y será más libre. Con una mente menos ocupada en cuestiones banales, tu nivel de estrés será mucho más bajo y tu capacidad de pensar con claridad aumentará.
Vamos a ver qué necesitas hacer para empezar a cargar datos en tu sistema y disfrutar de esa prometida claridad.
Crea tiempo para gestionar tu sistema
Algo de lo que mucha gente no es consciente es que gestionar un sistema de trabajo lleva tiempo. Esto puede resultar muy frustrante para quien no conoce las ventajas de la autogestión.
Hay que procesar y aclarar todas las cosas e información que van llegando a tu cabeza, anotar nuevos proyectos, organizar los recordatorios, pensar, tomar decisiones, hacer revisiones periódicas para mantener el sistema actualizado, etc.
Este tipo de actividad no es algo que puedas hacer mientras estás realizando otras tareas. Debes “crear tiempo” todos los días para llevarlas a cabo. Y para que esta actividad se convierta en un hábito lo mejor es que al principio reserves en tu agenda un tiempo específico diario para ello (con el tiempo no necesitarás recordatorios, irás actualizando las cosas de manera natural según necesidades).
Puedes necesitar una hora al principio de la jornada, o un rato al final de la jornada, o un par de sesiones cortas al principio y al final de la jornada, etc. Piensa en qué horario se ajustará mejor a tu ritmo de vida, y empieza por ahí.
Haz barridos mentales
Un Barrido Mental es un proceso en el cual vas capturando todas las cosas de tu vida que actualmente requieren algún tipo de acción. Es un proceso muy sencillo pero lento, porque implica revisar detenidamente las áreas de interés de tu vida personal y profesional, y anotar qué cosas pendientes hay en cada una de esas áreas.
Probablemente tengas que hacer varias sesiones, cada una de ellas basada en una zona mental de tu psique (proyectos pendientes del trabajo, cuestiones financieras, temas de salud, lecturas…), o en una zona física de tu mundo real (tu casa, tu oficina…).
Puedes hacer un barrido mental con cualquier herramienta de captura ayudándote de la Lista de Verificación de Incompletos.
Si utilizas FacileThings, dispones de un asistente para hacer barridos mentales, que te ayuda a pensar en cuestiones concretas a partir de temas y preguntas desencadenantes, y te permite guardar el estado de diferentes sesiones. De esta forma te puedes concentrar en pensar en lo importante sin preocuparte por el proceso.
Una vez que hayas completado un primer barrido mental general tendrás en tu sistema una buena colección de recordatorios para empezar a trabajar.
Haz revisiones semanales
La Revisión Semanal es un proceso que te ayuda a poner tu mundo al día y, además, es fundamental para que la implementación de tu sistema de gestión personal tenga éxito. Si todavía no es un hábito, programa esta actividad semanal en tu calendario.
Puedes necesitar hasta una o dos horas, dependiendo del volumen de actividad al que te enfrentes cada semana, y sólo necesitas tus herramientas habituales (bandejas de entrada, calendario, listas). Sigue los pasos que se indican aquí para realizarla.
En FacileThings también existe un asistente para la Revisión Semanal que te va guiando a través de los pasos que componen el proceso y mostrando los datos que necesitas en cada momento, simplificando así la tarea y reduciendo bastante el tiempo de dedicación a ella.
Trabaja los horizontes más elevados
La definición de los niveles superiores de perspectiva —objetivos, áreas de responsabilidad, visión y propósito —necesitan un trabajo mental específico, más reflexivo e introspectivo.
También deberás dedicarle un tiempo específico si quieres que tu día a día tenga un significado más profundo que el simple hecho de hacer y tachar tareas. Planifica y programa en tu calendario los eventos que consideres necesarios para que el pensamiento y las conversaciones sobre estos conceptos puedan fluir.
En FacileThings también tienes una sección para trabajar y definir los elementos que componen cada nivel de perspectiva, y alinearlos con tus proyectos y acciones diarias.
Mejora tu sistema
Ahora que ya has configurado tu sistema y estás empezando a trabajar con él, seguro que se te ocurren posibles mejoras. Es importante que identifiques proyectos y acciones que sirvan para soportar tus propios procesos.
El esfuerzo y el tiempo que utilices para mejorar tu forma de trabajar y las condiciones de trabajo son siempre una buena inversión. Mantén un proyecto activo de mejora de tu sistema de gestión personal hasta que llegues a un momento en el que estés plenamente satisfecho.
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