Productividad y GTD

GTD: La productividad sin estrés

AUTOR: Francisco Sáez
"Tu capacidad para generar energía es directamente proporcional a tu capacidad para relajarte." ~ David Allen

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Stress free productivity

GTD es un método de gestión personal muy diferente a cualquier otro. Conocido como el arte de la productividad sin estrés, en vez de incidir sobre la gestión el tiempo — como los sistemas basados en calendarios — o sobre la gestión de las tareas urgentes — como los sistemas basados en prioridades —, se centra en ayudarnos a gestionar nuestros compromisos internos de un modo efectivo.

Se basa en la premisa de que nuestra productividad es directamente proporcional a nuestra capacidad de relajarnos.

Aunque la velocidad y la precisión son las claves para llevar a cabo movimientos efectivos, es estar relajado lo que permite alcanzar el máximo control. David Allen, creador de GTD, argumenta que esa filosofía, que sirve de base en las artes marciales, es aplicable a otros muchos campos, especialmente al de la productividad personal. ¿Acaso no resulta más eficiente dirigir a un equipo de trabajo cuando no hay tensión? ¿O no se realiza una mejor negociación cuando ambas partes la afrontan con tranquilidad? ¿O no tienes mejores conversaciones con tu pareja cuando estás relajado?

Saber estar relajado y ser capaz de concentrarse en lo que hay que hacer, en el momento que hay que hacerlo, y reaccionando en la justa medida a cada cosa (un exceso de reacción puede ser tan contraproducente como la falta de reacción), es una habilidad que marca la diferencia en cualquier terreno. Pero, ¿cómo te ayuda GTD a lograr esto?

  1. Seguramente, como todo el mundo, tienes un montón de cosas pendientes sobre tu trabajo y tu vida en general rondando por tu cabeza. El hecho de estar pensando siempre en lo que tienes que hacer en totalmente improductivo, tan sólo te distrae y te produce estrés. Una de las máximas de GTD es capturar todas esas cosas fuera de la cabeza, en un lugar de confianza. Cuanto más libre esté tu mente, menos estrés soportará y podrás experimentar una mayor capacidad creativa.
  2. GTD te anima a hacer cada cosa en su momento, sin mezclar etapas. Hay un momento idóneo para aclarar tus cosas, otro para organizar tus acciones y material de apoyo, y otro para revisar tu sistema. Cada etapa requiere de una disposición mental diferente. Tu tienes el control de negociar tus compromisos internos y decidir qué cosas debes terminar y qué cosas puedes dejar de hacer. Enfocarse en hacer una cosa en cada momento y saber aceptar cuando está bien no hacer otras cosas puede ser muy liberador.
  3. Se trata de un sistema estructurado en el que se acepta y se esperar que haya cambios. Los planes pueden cambiar, se pueden interrumpir o cancelar. Cuando asumes que eso es parte de la realidad, eliminas una buena cantidad de frustración. Esta capacidad de adaptación te permite recuperar el equilibrio cuando las cosas cambian, perder el miedo a lo desconocido y ganar estabilidad.
  4. Al tener en cuenta, no sólo las tareas del día a día, sino también tus áreas de responsabilidad, tus objetivos a medio plazo y tu visión de la vida, puedes distinguir fácilmente lo importante de lo urgente y tomar mejores decisiones. Al evitar las urgencias, eliminas una gran fuente de estrés y centras tu atención en lo que realmente merece la pena.
  5. La Revisión Semanal es otra característica de GTD fundamental para combatir el estrés. Al revisar cada semana todos los frentes que tienes abiertos, actualizar la información y establecer próximas acciones para cada proyecto, te enfrentas a la semana con la tranquilidad de tener todo bajo control y sabiendo que siempre hay espacio para lo que pueda surgir.
  6. Tienes un marco de referencia para elegir cual será la próxima acción a realizar, y aunque tu decisión puede no ser la mejor, en un entorno sin estrés, seguir tu intuición informada te permitirá acertar casi siempre. Y cuando no aciertes, estarás preparado para cambiar y adaptarte a la nueva situación. En cualquier caso, tomar estas decisiones te proporciona claridad y elimina confusión.
  7. A medida que usas GTD, se produce una retroalimentación que hace que tu control aumente y tu estrés disminuya. Es algo parecido a cuando aprendes a conducir. Al principio lo haces con mucha tensión y estás preocupado por todo. Cuando llevas unos años conduciendo, lo haces totalmente relajado y eso, a su vez, te permite conducir mejor.

Como con cualquier otra metodología, aprender GTD e implementarlo con éxito requiere una importante inversión inicial de tiempo y una buena dosis de disciplina. Pero el beneficio que obtienes, tener tu trabajo y tu vida bajo control de una forma relajada, vale la pena.

3 comentarios

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Comentado hace 4 meses Mª José

Me recuerda al método Bullet Journal de Ryder Carroll. Escribirlo todo con una estructura a modo de agenda personal, pero adaptada a tus propias necesidades, para conseguir el maximo de tu productividad. También sigue una estructura. Gracias por tu aporte.

0304fe39d8ed5b2d9b9c3b58c4c3cd46 Mª José

Me recuerda al método Bullet Journal de Ryder Carroll. Escribirlo todo con una estructura a modo de agenda personal, pero adaptada a tus propias necesidades, para conseguir el maximo de tu productividad. También sigue una estructura. Gracias por tu aporte.

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Comentado hace 4 meses Francisco Sáez

Hola Mª José,

Bullet Journal no tiene mucho que ver con GTD. Es una técnica para categorizar y ordernar tus tareas de una forma un tanto diferente a la tradicional, pero no tiene ninguna incidencia en mejorar tus hábitos o reducir tu estrés. Por supuesto, que si ya tienes unos buenos hábitos productivos, cualquier sistema te va ayudar a estar mejor organizado.

Muchas gracias por compartir!

Fcb879f1bc70aa0f661b842011f280fb Francisco Sáez

Hola Mª José,

Bullet Journal no tiene mucho que ver con GTD. Es una técnica para categorizar y ordernar tus tareas de una forma un tanto diferente a la tradicional, pero no tiene ninguna incidencia en mejorar tus hábitos o reducir tu estrés. Por supuesto, que si ya tienes unos buenos hábitos productivos, cualquier sistema te va ayudar a estar mejor organizado.

Muchas gracias por compartir!

Ef967aafe9917861253809eb9304d5e2
Comentado hace 4 meses Amarilis Samuel González

Para mi son informaciones de gran valor ya que mencuentro en diversas actividades y quiero dar lo mejor y ser ordenada para que lo que hago me salga de la mejor manera,estas informaciones me ha sido de mucha ayuda gracias por haber personas con respuestas a nuestras necesidades
,

Ef967aafe9917861253809eb9304d5e2 Amarilis Samuel González

Para mi son informaciones de gran valor ya que mencuentro en diversas actividades y quiero dar lo mejor y ser ordenada para que lo que hago me salga de la mejor manera,estas informaciones me ha sido de mucha ayuda gracias por haber personas con respuestas a nuestras necesidades
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