Getting Things Done - GTD
¿Qué hago ahora? Elegir bien determina tu éxito en la vida
AUTOR: Francisco Sáez
"No malgastes el tiempo, porque de eso está hecha la vida." ~ Benjamin Franklin
Si hay un mensaje habitual y común cuando dos personas hablan del tiempo, es la sensación de que el tiempo del que disponemos no nos resulta suficiente para realizar todo lo que desearíamos, tanto en nuestra vida personal como profesional.
Y suele ser cierto. Como no podemos hacerlo todo, debemos elegir bien qué hacer. Es por eso que uno de los objetivos claves de un buen sistema de gestión personal debe ser establecer un flujo de trabajo que permita en todo momento ELEGIR lo mejor posible. En última instancia, un sistema de gestión personal debe facilitar la respuesta a esta pregunta: ¿De entre todo lo que podría estar haciendo ahora, qué es lo que debería hacer?
Esta es una pregunta que te haces todos los días, varias veces al día. Muchas veces queda interiorizada como un simple ¿qué hago ahora?, pero no por ello es una pregunta fácil y para nada debes responder al tuntún. Tomar las decisiones adecuadas sobre todas las cosas que te conciernen es lo que te permite tener el control de tu vida.
No se pueden controlar todos los acontecimientos de la vida, pero sí se pueden hacer elecciones y hacerse cargo de ellas. Cuando te haces cargo de los acontecimientos que puedes controlar te sientes mejor, más valioso ante ti mismo y los demás.
Pero elegir bien no es fácil. Siempre hay cosas que parecen urgentes y te motivan a realizarlas de manera inmediata, retrasando o no haciendo otras cosas que probablemente sean más importantes. Y esto te puede llevar a dedicar la mayor parte de tu jornada a realizar acciones de poco valor.
Es importante distinguir las urgencias vitales de las triviales. Urgencias vitales, hay pocas. Desgraciadamente, las trivialidades nos gustan, y ahí está la trampa. Nos hacen sentirnos ocupados, aunque al final del día tenemos la sensación de no haber hecho nada de provecho. La autoestima está ligada al cumplimiento de los objetivos vitales, no de las trivialidades.
Tendemos a procrastinar las cosas importantes porque, a diferencia de las urgentes, no requieren una atención inmediata. Si un proyecto vital tiene un plazo de realización de tres meses, tiende a ser descuidado. Si esto te ocurre demasiado a menudo, un truco que te puede ayudar es convertir lo importante en urgente, utilizando plazos mucho más cortos. Pero cuidado, que esto no deja de ser un “truco” para hackearte a ti mismo y acarrea otros inconvenientes, como el aumento de estrés que provocan las fechas límite ajustadas, además de la distorsión de la realidad que genera una falsa fecha límite.
Lo ideal es que aprendas a distinguir lo importante de lo urgente y eduques tu atención para ser capaz de centrarte en los proyectos vitales de manera proactiva, identificando los ladrones del tiempo y aprendiendo a decir no en determinadas circunstancias.
Un sistema de gestión personal como GTD te ayuda a lograr esta distinción de una manera coherente, a través de varias piezas que se entrecruzan:
- Todo lo que llama tu atención debe ser capturado y, posteriormente, aclarado. Esta separación en dos etapas te permite enfriar los asuntos que llegan a tu cabeza y no actuar precipitadamente. Aclarar es un proceso en el que defines exactamente qué significa ese elemento que has capturado, su naturaleza, su importancia, su urgencia, etc. Una vez que el asunto ha sido aclarado, sólo necesitas guardar un recordatorio en la lista adecuada para que salga a la superficie cuando sea necesario, ni antes ni después. De esta manera, las urgencias triviales quedan retratadas en cuanto aparecen.
- La Revisión Semanal también resulta de gran ayuda en este sentido. Revisar y poner al día semanalmente todos tus proyectos activos y compromisos te permite determinar dónde vas a poner el foco durante la semana para no dejarte llevar por las trivialidades que, sin duda, irán surgiendo.
- Trabajar la Perspectiva te permite tener claro un sistema robusto de prioridades. Definir tus objetivos y áreas de enfoque te permitirá dictaminar con facilidad qué es importante y qué no lo es, de forma que tus acciones estén siempre alineadas a cosas importantes y no te dejes llevar por las crisis de lo urgente.
- Todas las piezas anteriores confluyen en la etapa Ejecutar, en la que eliges qué hacer en cada momento. Si ya tienes el sistema perfectamente engranado, en el momento de elegir tu cerebro dispondrá de toda la información necesaria para hacer la mejor elección. Así que, por fin, ¿qué hago ahora? se ha convertido en una pregunta fácil de responder.
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