Productividad Personal
Principios de Productividad Personal
AUTOR: Francisco Sáez
"Los principios y las reglas están destinados a proporcionar un marco de referencia al hombre que piensa". ~ Carl von Clausewitz
Si lees este blog quizá sea porque quieres organizarte mejor para poder ser más productivo, o simplemente buscas ampliar tus conocimientos y habilidades para gestionar mejor tu vida.
También es posible que existan algunas variables en tu vida que te impidan vivir como realmente te gustaría: temor a perder tu trabajo, estrés por sentirte siempre ocupado y absorbido por el trabajo, falta de tiempo para disfrutar de tus aficiones, temor a fracasar en tus relaciones personales, etc.
Todos sufrimos estos miedos, muchas veces infundados, en algún momento de nuestra vida. La buena noticia es que pueden eliminarse. Lo único que hay que hacer es aprender unos cuantos conceptos simples que cambiarán tu manera de pensar sobre la productividad personal y la forma de gestionar tus compromisos.
No es necesario saberlo todo. Como decía Ralph Waldo Emerson, puede que haya un millón de métodos para hacer las cosas, pero hay sólo unos pocos principios. La persona que comprende los principios acierta eligiendo los métodos.
A continuación he recopilado los principios que considero más importantes para entender bien cómo funcionamos en los aspectos que más influyen en nuestra productividad personal.
No necesitas conocimientos previos ni ningún tipo de experiencia. Todos estos conceptos son de sentido común; son sencillos modelos mentales que, considerados en su conjunto crean una base sólida a partir del cual se pueden tomar decisiones acertadas.
Un modelo mental es una idea que nos formamos de cómo funcionan las cosas en el mundo real. Tu cerebro forma modelos mentales de manera automática a partir de pautas y patrones de tus experiencias diarias. Sin embargo, hay veces que los modelos mentales que formamos son inexactos.
La educación nos permite mejorar nuestros modelos mentales, interiorizando el conocimiento y experiencias que otras personas han reunido a lo largo de su vida.
Sobre tu cuerpo y tu mente
Si quieres ser una persona más efectiva, vas a tener que cuidar de ti mismo. Para trabajar bien, no sólo necesitas conocimientos y habilidades; también necesitas que tu cuerpo y tu mente estén en las mejores condiciones.
Una buena alimentación, en combinación con un poco de ejercicio y de descanso son los ingredientes que tu cuerpo necesita para disponer de energía productiva. Un aporte deficiente de estos componentes hará que el rendimiento baje en cantidad y en calidad.
Tu cerebro es también un sistema físico y necesita ciertas cosas para funcionar bien, sino es posible que te encuentres irritable, apático y sin ánimo, sin razón aparente. Para que tu estado de ánimo no decaiga, necesitas generar suficientes neurotransmisores como la dopamina y la serotonina. Estos neurotransmisores son esenciales para tu correcto funcionamiento intelectual, físico y emocional. Estas moléculas se producen a partir de sustancias que se encuentran en los alimentos que ingerimos. Si tu dieta no es muy completa, es posible que necesites tomar algún suplemento multivitamínico para que tu cerebro tenga lo que necesita para rendir adecuadamente.
Tus pensamientos, y tu voz interior, son también importantes a la hora de ser productivo. Ciertas preocupaciones, infundadas o no, pueden estar secuestrando tu atención la mayor parte del tiempo. La meditación es una práctica sencilla que puede ayudarte a separar tu yo de la voz que resuena en tu cabeza. No se trata de nada místico; sólo de respirar y dejar que la mente divague. Unos minutos de meditación silenciosa pueden ayudarte a sentir que controlas las situaciones.
Sobre tu motivación
Muchas veces encontramos la motivación para hacer las cosas de manera automática: nuestra mente percibe la diferencia entre cómo son las cosas y cómo queremos que sean, y actuamos para superar esa diferencia. La motivación nos lleva a acercarnos a las cosas deseables y a alejarnos de las cosas que no lo son.
Otras veces, la motivación no es automática. El ser humano es vago por naturaleza. Como mecanismo de supervivencia, nuestra evolución nos ha permitido limitar el consumo de energía a las situaciones estrictamente necesarias. En cualquier caso, hay que entender que la motivación es una emoción, no una reacción lógica y racional. En estos casos donde la motivación no aparece necesitamos aplicar la fuerza de voluntad.
La fuerza de voluntad es el modo que tenemos de interrumpir nuestros procesos automáticos para ponerlos en marcha de otra manera. La necesitamos para hacer cosas que no nos apetece hacer pero necesitamos hacer. Hay que tener en cuenta que nuestras reservas de fuerza de voluntad son muy limitadas y disminuyen con el uso.
Para ser efectivos debemos crear hábitos y rutinas para la mayoría de las cosas, ya que éstas se pueden llevar a cabo sin aplicar fuerza de voluntad.
Sobre tu atención
El estado idóneo para realizar una tarea es aquel en el que logras concentrar toda tu atención en una sola cosa, sin que haya interferencias de ningún tipo. A este estado se le llama también estado de flujo.
Para alcanzar un estado plenamente productivo necesitas eliminar la distracciones y las interrupciones potenciales. En función del grado de actividad cognitiva de tu trabajo, tu mente tardará entre diez y treinta minutos en quedar absorta en lo que está haciendo. Por eso la prioridad número uno es garantizar que no te distraigas.
Debes hacer lo posible por estimular el proceso de atención. Disponer del lugar adecuado, con la luz adecuada y la temperatura adecuada, es importante para mantener la atención en lo que estás haciendo. Existen métodos como la técnica Pomodoro que pueden ayudarte a empezar más fácilmente una tarea, y a concentrarte e ignorar las distracciones. No todas las técnicas gustan a todo el mundo, pero no dudes en experimentar si crees que alguna te puede ayudar.
La multitarea no existe. Neurológicamente, tu cerebro no puede dedicarse a varias tareas a la vez. Cada vez que empiezas una tarea, el cerebro tiene que descargar el contexto de lo que está haciendo en su memoria de trabajo. Centrar tu atención en una cosa cada vez permite que tu cerebro descargue el contexto en tu memoria de trabajo una sola vez, y eso significa que puedes concentrar tu energía en cumplir con la tarea que tienes entre manos. Trabajar por bloques de tareas similares es una estrategia ideal para evitar improductivos cambios de contexto.
El tiempo no se puede gestionar. Sin embargo, a lo largo del día la energía con que contamos sigue un ciclo natural de subidas y bajadas. Cuando tienes más energía, eres capaz de concentrarte y lograr muchas cosas. Cuando tienes menos, lo que tu mente y tu cuerpo quieren hacer es descansar y recuperarse.
Sobre pensar
La vida es una secuencia de ciclos pensar-hacer, a muy diferentes niveles. A nivel macro, hay momentos en la vida en que debes pensar en el futuro y tomar grandes decisiones como qué estudiar, dónde trabajar, dónde vivir, o con quién. A nivel micro, cada día debes pensar sobre qué vas a hacer hoy o cómo vas a atacar tu siguiente tarea.
Pensar y reflexionar es tremendamente importante para tu productividad. Como decía Peter Drucker, no hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto.
Hay dos maneras fundamentales de exteriorizar los pensamientos: escribiendo y hablando. Ambas maneras te permiten reflexionar más y mejor sobre un problema.
La escritura no solo te da la capacidad de almacenar información en un formato que podrás consultar más tarde, sino que además permite que tu mente examine lo que ya conoces desde un ángulo distinto. Plasmar tus ideas sobre el papel también te permitirá compartirlas mejor con los demás.
Hablar (contigo mismo o con otra persona) te sirve para reflexionar más sobre un problema, aunque quien te escuche no diga ni una sola palabra. Acostúmbrate a exteriorizar tus pensamientos, no te los reserves.
Preocuparte por lo que escapa a tu influencia y no puedes controlar es una pérdida de tiempo y energía. Cuanto más diferencies lo que puedes controlar de lo que no, más feliz y productivo serás.
Sobre hacer las cosas
En realidad, solo hay cuatro maneras de afrontar cualquier tarea que se aparece en tu vida:
- Hacer la tarea. Es la opción más correcta para enfrentarte a las tareas importantes que sólo tú puedes hacer bien.
- Eliminar la tarea. Cuando no es importante ni necesaria.
- Delegar la tarea. La opción correcta cuando no puedes o no quieres hacerla, o hay otra persona que puede llevarla a cabo mejor que tú o con un coste inferior.
- Aplazar la tarea. Es eficaz en tareas que no son urgentes o no puedes hacer ahora.
No podemos estar siempre al 100% de nuestra capacidad. Es necesario recurrir a las cuatro maneras de afrontar el trabajo para eliminar, aplazar o delegar cualquier trabajo de poco valor.
Tienes una carga máxima de cosas que hacer. A partir de cierto punto, cuantas más tareas tengas que hacer, peor será el resultado. Es necesario fijar límites para no saturarse. Además, ten en cuenta que para poder manejar lo inesperado, debes disponer de tiempo libre que te permita reaccionar ante lo nuevo.
La siguiente acción es la siguiente tarea específica y concreta que puedes hacer ahora mismo para que un proyecto avance. No hace falta conocer todo lo que hay que hacer para que un proyecto avance; sólo necesitas saber el siguiente paso. Para empezar un nuevo proyecto sólo tienes que:
- Definir qué tiene que pasar para poder dar el proyecto como concluido.
- Describir el paso siguiente para que el proyecto avance.
- Incluir las respuestas en un sistema de confianza.
Hay sistemas de productividad personal que se basan en estos principios, como GTD (Getting Things Done). Si necesitas estructurar mejor la forma de gestionar tus compromisos, personales y profesionales, no dudes en informarte sobre esta metodología y experimentar. Una buena organización debería ayudarte a elegir en cada momento la tarea que tiene más sentido realizar.
Los hábitos son acciones que se repiten y que nos sirven de apoyo porque, como ya hemos dicho, no requieren fuerza de voluntad para llevarlas a cabo. Crear hábitos exige una cierta fuerza de voluntad, pero son fáciles de adoptar si buscas desencadenantes que te indiquen, como una señal, cuál es el momento de actuar. Obtendrás un mejor resultado si tratas de adquirir los hábitos de uno en uno. Recuerda que tu fuerza de voluntad tiene un límite diario.
Una decisión es el acto de comprometerse con un plan de acción específico. Cuando tomas una decisión, aíslas otras posibles vías que podrías explorar y te quedas sólo con el camino con el que te has implicado. No importa que tu sistema personal de productividad sea correcto, no puede tomar decisiones por ti. Los sistemas sólo pueden proporcionarte una información que te ayude a tomar una buena decisión.
Recuerda que las decisiones, sean de la envergadura que sean, nunca se toman contando con toda la información disponible. Así que reúne la información suficiente para poder tomar una decisión, y luego actúa. Si no lo haces, también estás tomando una decisión; la vida no se detiene porque te niegues a elegir.
Renunciar a la responsabilidad de tomar tus propias decisiones sólo significa que estás permitiendo que otras personas, o el devenir de las circunstancias, tomen esas decisiones por ti.
Conclusión
Existen un conjunto de buenas prácticas, algunas relacionadas directamente con hacer las cosas y otras con una gestión coherente de tu vida, que deberían ser la piedra angular sobre la que construir.
Si consigues entender los conceptos esenciales en los que se basa la efectividad personal y logras construir una base sólida en torno a ellos, luego resultará mucho más fácil ampliar conocimientos y hacer progresos.
Si inviertes el tiempo y la energía necesarios para aprender y poner en práctica estos conceptos, podrás eliminar los miedos que ahora tanto te preocupan.
2 comentarios
Muy interesante y enriquecedor. Corto pero da todas las claves. Fantástico como siempre. Gracias
Muy interesante y enriquecedor. Corto pero da todas las claves. Fantástico como siempre. Gracias
Muchas gracias por tu comentario, Juan Miguel! :)
Muchas gracias por tu comentario, Juan Miguel! :)