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Mucha gente piensa que un sistema de productividad personal consiste en un software y/o una agenda y/o una lista ordenada de acciones para hacer y/o una serie de notas o documentos relacionados con todo ello. Sin embargo, todo eso no es más que la parte física, tangible — la menos importante — de un sistema de productividad personal.

Una de las cosas más frustrantes cuando has conseguido establecer un sistema de productividad personal que te funciona, es darte cuenta de que a los demás les importa un pimiento tu productividad. Basta que decidas abordar una tarea que requiere máxima concentración para que venga un compañero de trabajo ocioso y empiece a contarte cualquier anécdota sin más. Decides poner en orden tus finanzas personales y ¡zas! viene tu pareja y te dice que le apetece dar un paseo, que lo que estás haciendo puede esperar.

Normalmente te sientes mal cuando no consigues hacer lo que te habías propuesto, pero ese sentimiento de ansiedad y culpa no se debe a la gran cantidad de cosas que tienes que hacer. La frustración se produce cuando rompes compromisos que has contraído contigo mismo.

Según el Modelo Triple para Evaluar el Trabajo que define David Allen, una persona puede estar ocupada en uno de estos tres tipos de actividades en cualquier momento de un día normal de trabajo (1):

La autogestión es una habilidad clave necesaria en todas las facetas de la vida. Muchos estudiantes obtienen bajas calificaciones, no porque sean incapaces de asimilar las clases, sino porque se ven abrumados por la carga de trabajo impuesta. A menudo, los empleados que ascienden en la jerarquía de una empresa no son los más inteligentes o instruidos, sino los más resolutivos, aquéllos que son capaces de enfrentarse a una fuerte carga de trabajo y hacer las cosas. Y, aunque no somos conscientes de ello, la falta de organización personal puede dar al traste con nuestra situación financiera y con nuestras relaciones interpersonales.